Implantação de BPMS não substitui os sistemas da empresa

Num artigo anterior deste blog, procuramos abordar as diferenças entre BPM e Workflow, com a intenção de minimizar a confusão existente com relação a este dois termos. Neste sentido, achamos interessante continuarmos a desmitificar outros mitos que se referem a BPM no que tange o aspecto da tecnologia.

Hoje, vamos falar de um dos mitos que mais escutamos durante os nossos projetos: a idéia de que a implementação de BPM irá “substituir” total ou parcialmente os sistemas atuais, e passar eventualmente a ser o repositório central das informações da organização. Ou, como já ouvimos algumas vezes, que o BPMS vai passar a ser o “ERP” da organização!

Em uma iniciativa BPM, uma organização automatiza processos para aumentar seu nível de controle e monitoramento na execução dos processos. Neste sentido, um BPMS atua como orquestrador da execução dos processos entre pessoas e sistemas, definindo o fluxo do trabalho e da informação entre estes participantes. Mas então, vem a pergunta: quem é o dono da informação numa automação de processos? Vamos primeiramente analisar 2 dos cenários mais frequentes de automação de processos.

1) Automação de processos que originalmente eram executados em papel, pouco/nenhum apoio de sistemas:

Neste caso, a organização não dispõe de sistemas para apoiar a execução destes processos, ou dispõe de sistemas que atendem apenas a uma parte do processo.

Normalmente são criados formulários eletrônicos que são responsáveis pelo início e execução do processo (ex: num processo de solicitação de viagem, o formulário inicial conteria os dados da viagem desejada pelo usuário). Durante a execução destes processos, usualmente existem pontos de integração com sistemas existentes na empresa (ex: sistema financeiro, contábil, etc). Neste cenário, eventualmente o BPMS poderá servir como repositório de algumas informações, normalmente sendo o repositório das “solicitações” em si (ex: solicitações de compra, solicitações de viagem, etc), e não dos dados de negócio de fato. Mas na experiência que temos, com bastante frequência as informações originadas/geradas pelos processos automatizados são enviadas para gravação em sistemas existentes da organização, como por exemplo ERP ou sistemas legados, que são de fato os responsáveis por armazenar e manter aquelas informações.

2) Automação de processos com apoio de sistemas:

Neste caso já existe um ou mais sistemas que apoiam a execução de parte ou todo um processo, mas o fluxo de execução das atividades não é orquestrado e controlado, ou seja, os sistemas e usuários responsáveis por aquele processo estão desconectados uns dos outros, o que gera então a necessidade de automação.

Neste cenário, com frequência as atividades do processo automatizado são executadas nos próprios sistemas, cabendo ao processo automatizado basicamente controlar o início e término das atividades, e a comunidação dos envolvidos nos pontos onde há necessidade de alguma intervenção humana. Assim, as atividades na lista de trabalho meramente direcionam os usuários para os sistemas onde estes deverão efetivamente realizar as atividades. Outro cenário bastante frequente é a busca, pelo processo automatizado, de informações armazenadas em sistemas existentes, de forma a apoiar os usuários na execução dos processos. E, como não poderia deixar de ser, neste cenário é ainda mais frequente e usual a necessidade de, em diversos pontos do processo automatizado, enviar as informações geradas durante a execução do processo para armazenamento em sistemas existentes.

Com base nos cenários visto acima, retomamos então a pergunta. Quem é realmente o dono da informação numa automação de processos?

Note que, em qualquer um dos casos que citamos até agora, normalmente o BPMS não é a fonte principal dos dados sendo manipulados, mas atua principalmente como integrador destas informações, buscando e enviando dados para outros sistemas durante a execução dos processos.

Podemos concluir, então, que a implementação de um processo automatizado de forma nenhuma significa a descontinuidade dos sistemas existentes!

3 ideias sobre “Implantação de BPMS não substitui os sistemas da empresa

  1. Prezados, pergunto-lhes se não haveria aqui um terceiro cenário a se avaliar: Automação de processos com apoio de sistema que já não mais atende às necessidades corporativas. A dúvida que fica é se neste caso a implementação de BPM poderia substituir o combalido sistema com vantagens ou se isso também seria um “mito”. Abraços.

  2. Olá Mairan,

    Obrigado pelo comentário!

    De fato, este é realmente um cenário factível. A implementação de BPM poderia sim substituir o sistema, porém cabe salientar que neste caso o escopo e abrangência deste projeto BPM seria maior: em vez de apenas automatizar o processo e realizar integrações eventuais/pontuais com um sistema existente, todas as regras de negócio existentes no sistema que será desativado teriam que ser migradas e previstas na implementação do projeto BPM, aumentando assim o prazo e custo do projeto.

    Att,
    Carlos Mortari

  3. Boa noite,

    Excelente artigo. Deixo aqui minha satisfação em poder ter acesso a um conteúdo de extrema relevância dentro de um nicho tão pouco explorado na internet. Nota dez mesmo.

    Abração.

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