Um guia para iniciar estudos em BPMN (VI): Swimlanes e Artefatos

Este é o último artigo de uma série de seis postagens sobre a utilização dos elementos básicos da notação BPMN.

Neste artigo, tratamos alguns elementos utilizados a nível de organização do diagrama do processo: swimlanes para atribuir visualmente responsabilidades sobre as atividades, e artefatos para agregar informações adicionais que possam contribuir com a compreensão da lógica do processo de negócio.

Swimlanes

Swimlanes são os elementos de BPMN utilizados para organizar os processos de um diagrama, definindo o escopo de cada processo e possibilitando identificar os papéis responsáveis pela execução de cada atividade do processo.

Estes elementos são definidos em uma estrutura semelhante a uma piscina (pool) e suas raias (lanes).

Uma pool pode conter apenas um processo de negócio. Processos de negócio distintos devem estar contidos, cada um, em uma pool específica.

Uma pool pode conter tantas lanes quantas forem necessárias para caracterizar os participantes envolvidos na realização das atividades do processo.

A prática comum é desenhar as pools e suas lanes horizontalmente, mas a notação permite a representação vertical.

No exemplo acima, a pool contém todo o processo para conceder crédito. O nome do processo está na borda da pool, que é o retângulo inteiro contendo todo o “Processo de Concessão de Crédito”. Este processo contém atividades que envolvem dois papéis: o Gerente da Conta e o Gerente do Produto. Cada é representado no processo através de uma lane da pool. O diagrama de processos utilizando pools e lanes facilita a identificação visual da troca de mãos da responsabilidade de agir em cada etapa do processo.

As pools são nomeadas com a identificação do Processo (quando o processo modelado está em nível de detalhe operacional) ou com a identificação do Participante (por exemplo, uma entidade externa que se envolve de alguma forma com o processo de negócio modelado em outra pool).

No exemplo acima temos o exemplo de dois processos que se comunicam através de message flow. Observe que cada processo está contido em uma pool. Uma pool pode conter apenas um processo de negócio. Processos de negócio distintos devem estar contidos, cada um, em uma pool específica. A interação entre processos se dá por comunicação, utilizando-se o conector de message flow.

Em alguns casos, pools podem não detalhar o seu conteúdo, mas figurar em um diagrama apenas como um apontamento visual de que aquele processo existe no contexto de negócio no qual um processo comunica-se com outros processos ou entidades. Nestes casos, chamamos as pools não detalhadas de collapsed ou black box (caixa preta).

No exemplo acima, o mesmo processo agora é apresentado em um diagrama que demonstra a comunicação do Processo de Concessão de Crédito com os participantes externos Cliente e SERASA. Estes participantes também possuem seus processos, porém o detalhamento das atividades realizadas em cada um é transparente para o Processo de Concessão de Crédito. Por este motivo, estes participantes são representados no processo como pools black box. Observe que a comunicação entre os processos (ou do processo modelado com os outros processos/participantes) é sempre representada através do conector de message flow.

Artefatos (Artifacts)

Além dos elementos de fluxo (atividades, gateways e eventos), dos elementos conectores (fluxo de sequência e fluxo de mensagem) e dos elementos organizacionais (swimlanes), BPMN oferece elementos adicionais para sinalização visual do processo mas que não influenciam no fluxo do processo. São elementos de anotações, que podem ser utilizados para adicionar informações complementares ao processo.

O objeto de dados (data object) é um elemento que representa um conjunto de informações no contexto do processo, de uma atividade ou de uma troca de mãos (através do fluxo de sequência). É representado por uma página com a ponta dobrada.
No exemplo, “Lista de alunos” é um objeto de dados que transita da tarefa “Verificar inscrições pagas” para “Providenciar impressão dos certificados”.

O artefato de anotação de texto (annotation) é um elemento que pode ser utilizado para agregar comentários ao processo ou a um elemento. É representado por uma área de texto marcada com a borda lateral, e pode ou não estar conectado a elementos do diagrama.
No exemplo, há uma anotação na tarefa “Preparar cadeiras e mesas” que complementa o entendimento da tarefa.

O artefato de grupo (group) é um elemento de anotação visual que pode ser utilizado para sinalizar grupos de atividades dando-lhes algum destaque. O grupo é uma simples anotação e não influencia no fluxo do processo, podendo inclusive ser desenhado cruzando lanes e pools. É representado por um retângulo com bordas arredondadas e linha tracejada.
No exemplo, há um grupo denominado “Controle das Inscrições” destacando um grupo de elementos relacionados a este controle. Procure abstrair a existência do grupo e note que o fluxo do processo não se altera se este elemento for ou não utilizado.

O conector de associação (association) é um conector específico para conectar os elementos de artefatos ao diagrama, e é representado por uma linha pontilhada, podendo ou não apresentar setas em “v” (ele é distinto do message flow, que tem a linha tracejada e ponta de triângulo).
No exemplo, os artefatos de objeto de dados e anotação estão ligados ao fluxo do processo através de conectores de associação.
Com este artigo, finalizamos nosso guia para iniciar estudos em BPMN.


Confira todos os artigos deste guia de BPMN Nível 1:

40 ideias sobre “Um guia para iniciar estudos em BPMN (VI): Swimlanes e Artefatos

  1. Boa tarde!
    Minha dúvida é, usando o Bizagi, como fazer a representação da “black box” semelhante a terceira imagem que demonstra a conversação com o “Cliente” e “Serasa” na horizontal.
    Obrigada,
    Cintia

    • Olá Cintia,
      Embora seja uma das ferramentas mais aderentes à notação BPMN, o Bizagi não é 100% fiel à notação, e entre os itens de não aderência está a pool black box.
      O mais próximo que você pode fazer no Bizagi para representar isso é desenhar uma pool normal e deixá-la menor e vazia (sem elementos). O Bizagi permite conectar message flow à borda das pools, apenas não faz a aderência visual (centralização do nome da piscina no elemento).

  2. Olá, bom dia.

    Nesse modelo de diagrama é possível que 1 raia possua atividades executadas por mais de 1 papel executor?

    Exemplo:
    A atividade “Executar análise de escopo” é comum a 2 equipes: time de desenvolvimento e time de produção.

    • Flávio, isso dependerá como a atividade é realizada. Ela é realizada pelos dois times em conjunto? Ou cada time realiza ela em momentos distintos do processo? Para o primeiro caso sim, poderia criar uma lane para um agrupamento dos papeis (por exemplo um ‘Comitê de Análise’, composto por participantes dos dois times que analisam juntos o escopo). Já no segundo caso, a atividade deveria ser representada separadamente em cada uma das respectivas lanes.

  3. Os artigos ajudaram muito, parabéns!

    Tenho algumas dúvidas:
    1- Eu posso usar subprocesso depois de evento final simples?
    2- Para conectar uma atividade dizendo que ela continua em outro subprocesso eu teria que utilizar o ícone de evento-final-mensagem, ou posso utilizar o ícone de subprocesso?
    3- Em um gateway exclusivo onde eu faço uma pegunta em que tenho que responder SIM ou NÃO, existe regra do tipo: o NÃO tem sempre que ir para baixo e o SIM sempre ir para frente?

    Desde já agradeço a atenção.

    • Olá Graciele,
      Que bom que nossos artigos têm contribuido para o seu dia a dia! Para nós é uma grande satisfação saber que nossos artigos são boas referências para o estudo e desenvovimento dos profissinais envolvidos em iniciativas de Gestão por Processos.
      Seguem algumas respostas rápidas para suas perguntas:
      1- Eu posso usar subprocesso depois de evento final simples? R: Não. Se o evento é de fim, o processo terminou, logo nada pode vir depois dele.
      2- Para conectar uma atividade dizendo que ela continua em outro subprocesso eu teria que utilizar o ícone de evento-final-mensagem, ou posso utilizar o ícone de subprocesso? R: Depende de como você está modelando isso. Sugiro dar uma lida no artigo BPMN: demonstrando a continuidade de processos. Pode ser esclarecedor.
      3- Em um gateway exclusivo onde eu faço uma pegunta em que tenho que responder SIM ou NÃO, existe regra do tipo: o NÃO tem sempre que ir para baixo e o SIM sempre ir para frente? R: BPMN não define nenhuma regra para isso. Você pode modelar os conectores de sequência indo para qualquer direção – para cima, para baixo, para a esquerda, para a direita, fazendo voltas e até na diagonal (neste caso, depende da ferramenta, mas a notação não tem restrições), independente dos tipos de elementos conectados. O que define a origem e o destino do fluxo é a próxima atividade para onde a seta aponta. Algumas organizações, entretanto, criam regras próprias visando a padronização do uso da notação entre seus analistas e designers de processos.

      Aproveito as perguntas para convidá-la (e a todos nossos leitores) a participar de nosso curso “Dominando o Mapeamento de Processos com BPMN 2.0”, um curso prático apresentado por nossa equipe de escritores (que também são analistas e praticam a notação no dia a dia de projetos), através do qual todos os elementos são estudados e praticados na modelagem de processos. Também discutimos muitos os aspectos relacionados às melhores práticas de modelagem com a notação. Para saber mais sobre este e outros de nossos cursos, visite: http://www.iprocesseducation.com.br.

    • Olá Flávia.
      O pontilhado em subprocessos tem um signigicado, que é a indicação de que ele é um subprocesso eventual, ou seja iniciado por um evento (Event Subprocess). Este pelo que entendi não é o caso do seu processo.
      Não há na notação BPMN uma forma de representar um processo que ainda não está sendo usado. O que costumamos fazer quando estamos usando um modelador como o Bizagi ou o Visio, por exemplo, é pintá-lo com uma cor cinza.

  4. Boa tarde!
    Minha dúvida é como faço para “Conectar” um diagrama a outro. Não consegui achar disponivel no site.

    Ex: Em uma diagrama eu desenhei o processo de agendamento de uma entrega de determinado fornecedor. Porém, como o processo de recebimento é longo, preferi criar um novo diagrama (uma nova folha de trabalho) para desenhar o processo de recebimento. Gostaria de saber qual a notação que devo usar para ligar o final do processo de agendamento ao inicio do processo de recebimento.
    Terminei o processo de agendamento com o processo de “Aguardar chegada da carga”. Nesse caso, posso colocar a notação de Final de processo?
    Iniciei o processo de Recebimento com a atividade de “Cadastrar Motorista” (procedimento assim que a carga chega). Como faço para conectar as atividades?

    Espero ter sido clara ;)

    Obrigada, desde já, pela atenção dada.

  5. Boa tarde, pessoal!

    Tenho uma dúvida. Estou mapeando um processo com muitas atividades e pra simplificar a diagramação, estou pensando em repetir uma raia, como o exemplo abaixo:

    Usuário
    Gestor do usuário
    *Compras regional
    Compras corporativa
    Gestor do contrato
    Fornecedor
    *Compras regional
    Atendimento

    Seria errado repetir a raia de “Compras regional” a fim de simplificar a diagramação e evitar o cruzamento de vários conectores?

    Desde já, grato pela atenção!
    Lucas

    • Olá Lucas.
      Embora não haja uma regra, esta não é considerada uma boa prática, pois pode dificultar a interpretação do processo. O leitor precisará de atenção extra para entender que existem atividades para um mesmo papel em duas lanes distintas do processo. Além disso, dependendo da ferramenta que você estiver usando para mapear o processo, poderá haver alguma restrição técnica (alguns editores criam regras adicionais sobre a notação, que são permitidas já que BPMN é uma notação extensível).
      Em vez disso, recomendamos usar uma única lane, e quando houver necessidade de cruzar múltiplas lanes e conectores, considere utilizar o evento de link (veja mais sobre este elemento no artigo Um guia para iniciar estudos em BPMN (IV): Eventos Intermediários).

  6. Prezados,
    Cai de paraquedas em um sistema com BPM rsrs
    Minha dúvida é como mapear varias “instancias” do mesmo setor.

    Usando o exemplo da lane assistente logístico.
    Seria como seu tivesse assistente logístico AM, assistente logístico BA, assistente logístico CE, ou seja uma para cada estado.

    Não parece viável mapear todos os estados em lanes separadas que seriam idênticas.

    O objetivo da separação seria que o assistente logístico de um estado não visse a atividade do outro.

    • Olá Vangelis,
      Se a tarefa é a mesma para todos, e o papel (conhecimentos, responsabilidade e habilidades requeridas) também, então realmente não é necessário criar lanes separadas para cada um. Você deve poder modelar a tarefa apenas uma vez, e o BPMS deve ter a inteligência de aplicar a regra de identificação dos usuários (pessoas) responsáveis por realizar a tarefa em cada processo em execução (no seu caso, a regra seria pessoas do papel “Assistente Logístico” alocada(s) no respectivo estado).
      Em geral, cria-se no diagrama visual uma única lane para isso, e na documentação/definição da atividade se descreve a regra para identificação dos usuários. Cada BPMS tem uma forma específica de fazer essa relação, por isso é importante entender como o sistema que você está utilizado realiza essa ação. Às vezes pode ser necessário modelar uma tarefa antes de serviço ou regra de negócio para obter a informação do usuário que executará a tarefa seguinte.

  7. A diagramação do BPMN representa um processo com um conjunto de atividades de forma sequencial. Vários erros são feitos como ?????

    1) As etapas de um processo podem ser representados por milestone, apesar de seu uso não ser frequente.
    2) Uma atividade de um usuário é acompanhada de um sistema
    3) Uma atividade automática é representada no processo com um símbolo de duas engrenagens.
    4) Colocar uma atividade paralela a outra na mesma linha, com saídas e entradas dos fluxos na parte superior e inferior do retângulo.
    5) Um gateway precisa ser representado quando abre e muitas vezes quando fecha um fluxo.

    NÃO CONSIGO RESPONDER ESSA PERGUNTA.

    • Oi Ronnie, você está respondendo a algum teste?
      Olha, não sei se entendi bem a sua questão, mas o item 1 fala em milestones que não é um componente de BPMN (é um recurso criado pela Bizagi no seu produto). As demais falam de elementos da notação e não me parece ter nenhuma afirmativa errada, mas depende um pouco mais de contexto. O item 2 pode acontecer e não ser um erro. O item 3 pode acontecer e parece correto. O item 4 também não parece ser problema algum, você pode conectar as entradas e saídas em qualquer lado dos elementos de atividades. E o item 5 fala do comportamento normal e esperado dos gateways. Em alguns casos o fechamento não é obrigatório, mas isso não implica em possível erro. Como disse, depende do contexto.

  8. Boa tarde, acabei de ler o artigo, eu encontrei esse site procurando uma referencia.
    Em qual situação seria o recomendado e eu poderia fazer o uso de uma nova milestone? agradeço desde ja.

    • Olá Marcelo,
      O milestone não é um elemento de BPMN. Ele é um componente estendido, criado pela Bizagi, e só existe neste produto. Portanto, dentro da especificação BPMN não existe nenhuma recomendação do seu uso.
      É comum, entretanto, que usuários dessa ferramenta utilizem esse elemento para deixar claro em um fluxo longo algumas fases específicas da sua execução. Mas isso depende muito da natureza do processo e do nível de granularidade do modelo.

  9. Oi Kelly! Obrigada por compartilhar seus conhecimentos! O Bizagi realmente ajuda a visualização de processos. Apenas ressinto de que não seja comum uma boa evidencia do evento principal, como por exemplo o fechamento de um negocio (assinatura/Acordo) -já que tem uma evidencia para evento inicial, intermediário, e final.
    Há alguma sugestão para essa pronta-identificação? Creio que isso ajuda numa apresentação projetada para um grupo. Por exemplo: poderia usar um preenchimento de cor na tarefa correspondente ao ápice do processo?

    • Olá Roberta, obrigada pelo feedback, juntamente com toda a equipe da iProcess seguimos empenhados em contribuir com a comunidade de BPM através desse blog.
      A notação BPMN deixa estas questões relacionadas a estilo de modelagem em aberto para que cada equipe/organização defina seus padrões, de acordo com as necessidades das suas modelagens. As formas mais comuns de se fazer isso é, muitas vezes, através da utilização de cores, utilização de termos específicos (por exemplo já vi uma organização que destaca a ação com letras maiúsculas, tipo “RESERVAR itens”) e até mesmo de adição de outros elementos.
      Nem todos os editores de fluxos de processos permitem esse tipo de customização, mas alguns como Bizagi e Visio possibilitam esses recursos.
      Para o caso que você comentou, o uso de cores pode ser uma boa opção; apenas lembre-se de estabelecer isso como um padrão da organização (é bom criar um manual de apoio) para que todos entendam o significado das cores adotadas.

  10. Esse Blog é show!!

    Tenho um dúvida: no Bizagi podemos detalhar bem os setore nas lanes?

    Por exemplo: Dentro de uma diretoria tem três Gerências e dentro dessas Gerências tem dois departamentos cada. Como fazer pra representar isso? E mais é certo coloca o nome do processo na Piscina ou o nome da empresa?

    • Olá Gustavo, em nome de todo o time da iProcess agradeço seu feedback!
      Embora a notação BPMN permita criar lanes dentro de lanes (o que tornaria possível você criar por exemplo uma lane de uma dirtoria e dentro dela outras lanes para as áreas), no Bizagi a modelagem se limita a apenas um nível de lane. Geralmente as pessoas colocam o nome combinado na lane (por exemplo: “RH – Diretoria”, “RH – Recrutamento”, etc).
      Quanto ao nome da piscina, o correto é de fato atribuir a ela o nome do processo que está ali dentro. Dependendo do nível do processo, você pode colocar a empresa. Como às vezes temos mais de um processo no mesmo diagrama (por exemplo: uma piscina com o processo de recrutamento e outra com o processo de avaliação de candidatos), não faz sentido ter o nome da empresa na piscina, e sim o nome de cada processo.
      Espero ter ajudado a esclarecer sua dúvida =)

  11. Boa noite, primeiro gostaria de parabenizar pelo site e artigos, todos são bastante úteis, já virei fã de primeiro acesso! Tenho uma dúvida com relação a representação de indicadores numéricos, se eu tiver um gateway que deve checar se um determinado valor foi atingido (por exemplo, caso uma venda tenha sido 200 reais, vá para A, se não B) como representar essa informação? Penso que discriminar esse dado no desenho, pode restringir o diagrama, já que esse valor com o tempo pode sofrer variações. Pensei em colocar um artefato indicando que alguma documentação deve ser consultada e linkar a ele, esse seria o melhor caminho?

    Desde já agradeço!

    • Olá Diego, que bom que está curtindo nosso blog!
      Consigo pensar rapidamente em duas opções de desenho para o seu caso.
      Na opção mais simples, o gateway pode ter, em cada saída, uma faixa de valor definida. Por exemplo: nome do gateway “Valor da venda”, com duas setas, sendo “acima de 200 reais” na seta que aponta para A, e “abaixo de 200 reais” na seta que aponta para B. Você pode colocar os textos diretamente no nome das setas.
      Mas como o valor pode variar, como vocÊ comentou, talvez a melhor abordagem seja antes do gateway ter uma tarefa do tipo Regra de Negócio, onde esse valor de referência (200 reais) está estabelecido (pode referenciar uma norma por exemplo). A tarefa poderia ser “Verificar faixa de valor”, e o gateway teria uma seta com nome “acima do valor” e “abaixo do valor”. A vantagem desse segundo desenho é que, se um dia o valor de referência mudar de 200 para 500, por exemplo, você não precisará mexer no desenho do fluxo do processo, basta alterar a política aplicada na verificação da tarefa de regra de negócio.

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