Feliz Natal e Próspero 2014!

Opa! O blog da iProcess agora virou blog de receitas?

Claro que não! Mas neste final de ano nos permitimos uma pequena “licença poética” =) e assim nosso cartão com desejos de boas festas é também uma contribuição para seu ano novo: este processo-receita de deliciosos biscoitos!

Aproveite, feliz natal e um 2014 de muito sucesso!

Clique na imagem e interaja com o processo.

PS. A receita foi testada por um de nossos Gerentes de Projeto (que também é mestre-cuca!) e aprovada pela equipe. Funciona mesmo!

Projetos de Modelagem de Processos – Parte 1: Objetivos e Motivadores

A modelagem de processos está sendo muito utilizada pelas organizações para conhecer, documentar e melhorar os seus processos. Porém, as necessidades que levam uma organização a iniciar a modelagem de processos acabam direcionando a tipos de projetos de modelagem com focos diferentes.
Trataremos, neste primeiro artigo da série, dos principais objetivos e motivadores relacionados aos mais comuns tipos de projetos de modelagem de processos.

 

Modelagem para Conhecer o Processo:

Objetivo
  • modelar o processo de modo que a forma como ele é realizado passe a ser de conhecimento dos participantes que executam o processo e da organização como um todo
Motivadores
  • formalizar e institucionalizar o modelo do processo
  • processo em que ninguém da instituição conhece de ponta a ponta
  • entender o funcionamento do processo para identificar a causa de problemas e falhas
Modelagem para Documentação ou Treinamento:

Objetivos
  • documentar o processo para que dúvidas operacionais possam ser diluídas através da consulta ao processo
  • fornecer uma documentação completa para que os seus executores saibam como realizar suas atividades, evitando erros ou demoras devido a dúvidas
  • fornecer uma documentação que facilite o treinamento de novos colaboradores:
    • minimizando o efeito de perdas de colaboradores
    • auxiliando a organização que passe por um processo de expansão
Motivadores
  • processos em que os executores não tem experiência em executá-lo porque:
    • os papéis tem alta rotatividade ou
    • o processo não é executado com frequência por determinados papéis
  • formalizar e institucionalizar o modelo do processo
  • processo em que ninguém da instituição conhece de ponta a ponta
  • entender o funcionamento do processo para identificar a causa de problemas e falhas
Modelagem para Implantação de Auditoria:

Objetivo
  • descrever os processos que serão objetos de auditoria para que exista uma referência comum sobre o que deve ou não ser feito no processo
Motivadores
  • padronização e documentação de processos que precisam ser auditados devido a exigências internas ou externas da organização
Mapeamento de Processos de Toda a Organização:

Objetivo
  • criar um repositório de processo com todos os processos da organização modelados e documentados
Motivadores
  • criar um ponto de partida para as iniciativas de gestão por processos
  • permitir que novas demandas de melhoria de processos possam ser atendidas rapidamente
Modelagem para Padronização dos Processos:

Objetivo
  • garantir que toda a organização executa o mesmo processo
Motivadores
  • demandada por processos executados em mais de um local. Ex.: Processo utilizado em várias unidades geográficas como no varejo ou no sistema financeiro.
  • processos que possuem diferente desempenhos de acordo com o local onde são executados ou das pessoas que os executam
  • aquisição de outras empresas → Necessidade de unificar a operação
  • abertura de novas unidades → Necessidade de replicar o modelo de gestão
Modelagem para o Redesenho de Processos:

Objetivos
  • a modelagem é focada no entendimento da situação atual do processo (AS IS)
  • objetivo não é a documentação do processo e sim o entendimento de
    • quais são suas atividades
    • quais os seus pontos fracos
    • quais os seus pontos fortes
    • quais suas oportunidades de melhoria
  • criar base para executar todo o ciclo BPM de melhorias: Mapeamento, Redesenho, Automação, Implantação e Melhoria Contínua.
Motivadores
  • redução de custos ou perdas do processo
  • processos críticos que, se não forem bem executados, podem gerar um grande impacto na organização
  • processos com metas cronológicas bem delimitadas
  • processos que possuem muitas perguntas a serem respondidas. Ex: Como é feito o processo? Porque acontecem tantos erros? Porque o processo é tão lento? Como posso melhorá-lo? Como meço os indicadores deste Processo?
  • processos com SLA bem definidos
  • melhorar o atendimento ao cliente final
  • expansão organizacional
  • processos inter-organizacionais (B2B)
  • empresa precisa se certificar ou aderir a uma legislação
Modelagem para Automação de Processos:

Objetivo
  • conhecer o processo o suficiente para propor uma versão automatizada que busque aumentar a sua eficiência operacional
Motivadores
  • ocorre quando a organização está satisfeita com o seu processo, mas acredita que ele poderia ser melhorado com o uso da tecnologia
  • organização entende que não precisa necessariamente discutir o processo a nível de negócio, e sim entregar com mais eficiência o processo da forma como atua hoje

Leia também o artigo Parte 2 – Características e Desafios, que trata da profundidade da modelagem, características, desafios e riscos relacionados a cada tipo de projeto de modelagem.