Projetos de Modelagem de Processos – Parte 2 – Características e Desafios

No primeiro artigo da série, vimos os principais tipos de projetos de modelagem de processos, e quais seus objetivos e principais motivadores.
Neste segundo e último artigo vamos descobrir, para cada tipo de projeto de modelagem de processos, qual é o nível de profundidade da modelagem, desafios e riscos (se for o caso) envolvidos.

Modelagem para Conhecer o Processo:

Profundidade da Modelagem:

  • o suficiente para que as atividades do processo e o seu objetivo sejam compreendidos.
  • que permita a identificação das responsabilidades atribuídas ao longo do processo

Desafios

  • eventual resistência dos usuários do negócio em revelar o conhecimento que possuem do processo
  • entender todo o escopo do processo e suas peculiaridades quando a organização não tem uma visão clara de onde ele passa

Modelagem para Documentação ou Treinamento:

Profundidade da Modelagem

  • todas as atividades devem ser documentadas com seus procedimentos detalhados
  • dúvidas comuns e regras de negócio devem ser descritos
  • documentos de apoio deve ser identificados e apontados
  • suas atividades são detalhadas em nível de procedimentos, criando-se uma documentação a nível operacional

Desafios

  • perceber quais informações serão efetivamente procuradas pelos usuários quando eles tiverem uma dúvida
  • organizar a documentação de modo que seja intuitiva para quem estiver aprendendo sobre o funcionamento do processo
  • elaborar uma documentação didática para quem não conhece o processo

Modelagem para Implantação de Auditoria:

Profundidade da Modelagem

  • processos são mapeados, detalhados e documentados o suficiente para que:
    • possam ser padronizados
    • expectativas sobre cada atividade estejam bem claras
    • sejam definidos critérios claros e objetivos de avaliação e medição
    • sejam definidas evidências objetivas que serão avaliadas durante a auditoria

Desafios

  • mudanças nesses processos exigem:
    • aprovação formal dos gestores do processo
    • comunicação das alterações a todos os que executam o processo
    • ciclo de treinamentos para reapresentação do processo

Mapeamento de Processos de Toda a Organização:

Profundidade da Modelagem

  • costumam ser menos detalhados do que processos para auditoria ou treinamento
  • envolvem mais o desenho do processo que a descrição detalhada de cada atividade

Desafios

  • garantir que todos os consultores documentem no mesmo nível de detalhe
  • sentimento que projeto termina quando todos os processos foram entregues (na verdade, este deveria ser o início do ciclo)
  • manter os processos vivos e atualizados
  • base de processos não cair em desuso alguns meses após o projeto
  • justificar o retorno do investimento neste tipo de projeto sem um motivador mais objetivo e com um ROI bem definido.

Riscos envolvidos

  • mapear somente por mapear, sem uma continuidade ou objetivo específico
  • definir uma política de governança para garantir a atualização dos processos
  • definir responsáveis pelos processos e fazer que os mesmos garantam a sua atualização

Modelagem para Padronização dos Processos:

Profundidade da Modelagem

  • detalhar atividades e procedimentos o suficiente para que o mesmo possa ser replicado. Via de regra, no mínimo, no mesmo nível do aplicado na documentação ou treinamento.

Desafios

  • unificar a forma como o processo é executado quando o mesmo é executado de formas distintas em cada local
  • diminuir a resistência à mudança daqueles que acreditam que a sua forma é a melhor
  • perceber as peculiaridades regionais que efetivamente exigem que o processo tenha que ser executado de forma diferenciada

Modelagem para o Redesenho de Processos:

Profundidade da Modelagem

  • o mínimo possível, desde que este mínimo seja o suficiente para o entendimento do processo e seus problemas
  • não envolve a documentação operacional do que é executado

Desafios

  • vencer a resistência das pessoas que não desejam a mudança
  • enfrentar o boicote daqueles que não querem expor os problemas do processo devido às atividades que eles executam

Modelagem para Automação de Processos:

Profundidade da Modelagem

  • entendimento é mais detalhado do que na modelagem para o redesenho
  • os resultados esperados de cada atividade não são alterados. Não há mudança no “o que é feito” em cada atividade do processo. Assim, a situação atual deve ser detalhada a nível operacional.
  • ocorre mudança, contudo, no “como é feito” cada atividade.
  • é desenvolvido o modelo to-do, que melhora o processo com tecnologia
  • atividades manuais passam a ser automáticas
  • prazos passam a ser controlados de forma proativa
  • é implementada a garantia de integridade dos processos

Desafios

  • garantir que realmente o processo é eficaz e atende aos objetivos da organização.
  • modelar todas as regras de negócio no nível de profundidade necessário.

É possível perceber que cada projeto tem as suas particularidades, e estas devem ser levadas em consideração durante o planejamento do projeto, para que o êxito seja obtido!

 

 

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