Webinares iProcess 2015 – BPMN: Modelando a comunicação entre processos

O webinar de “BPMN: Modelando a comunicação entre processos” foi apresentado ao vivo pela internet em 10/09/2015 pela Kelly Sganderla com uma centena de participantes! Nesta postagem, publicamos o vídeo gravado, a apresentação e as perguntas enviadas durante o evento.

A comunicação entre participantes internos, externos e entre processos na modelagem BPMN, apesar de simples, pode gerar muitas dúvidas nas modelagens iniciais. Como represento que um participante passa o processo para o próximo? Como modelo a situação em que um fluxo quando termina deve dar início a outro? Neste webinar, apresentamos como cada situação deve ser modelada de acordo com o uso padrão da notação, as diferentes abordagens possíveis e vantagens em cada uma.

Os slides da apresentação também estão disponíveis no slideshare:
http://pt.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/bpmn-modelando-a-comunicao-entre-processos-webinares-iprocess-2015

Confira abaixo as respostas para as perguntas enviada durante o evento:

I. Perguntas sobre a transferência do processo entre participantes do mesmo fluxo:

Pergunta: “Se vc não representa o “encaminhar/receber” e houver um leadtime enorme entre essas tarefas? Ao suprimir essa passada de bastão vc não corre o risco de não observar oportunidades de melhorias?”
Resposta: Em BPMN, a passagem do processo de um participante para outro está implícita no fluxo de sequência (sequence flow). “Encaminhar” faz parte da condição de término da tarefa que foi concluída, assim como o recebimento é uma premissa para a tarefa seguinte. Entretanto, há casos em que o transporte do processo em si é uma tarefa a ser medida. Por exemplo: se houver uma situação em que o processo é entregue a uma assistente de protocolo, que dará registro de entrada e então passará para um analista realizar a avaliação – bom, estas duas são de fato tarefas diferentes. Mas então, o trabalho é “Receber” ou é “Protocolar o recebimento”? Cada caso precisa ser avaliado frente ao modelo que estamos criando, mas por definição a passagem do processo para a próxima atividade (independente de quem a realize seja a mesma pessoa ou uma pessoa diferente) está implícita na transição de fluxo de sequência (sequence flow) (veja mais no vídeo em 36’00).

Pergunta: “No caso das atividades ‘Enviar’ e ‘Receber’ existe o COMO é enviado e o COMO é recebido. Neste caso, não é necessário informar o COMO? Ex.: e-mail, via workflow, formulário, etc… A pergunta serve também para no caso de gatilhos se é necessário registrar o COMO?”
Resposta: O propósito da notação BPMN é possibilitar a criação de diagramas que representem a lógica do processo. Informações complementares como ferramentas, meios de compartilhamento da informação, etc fazem parte da modelagem física, que contempla uma documentação complementar, e que em geral não fica explícita no diagrama. É claro, pode-se utilizar elementos como data object (objeto de dados) para representar o fluxo de documentos, formulários de apoio entre outros, mas essa representação não é obrigatória em BPMN, e deve ser usada com cuidado. Afinal, o que é o mais importante no seu diagrama: colocar toda a informação em uma visão única porém de difícil leitura, ou facilitar o entendimento de o quê é realizado pelo processo até o seu resultado final? (Veja mais no vídeo, em 42’35″).

II. Perguntas sobre as abordagens de Orquestração x Comunicação:

Pergunta: “Podemos unir, em um fluxograma, a comunicação com a orquestração?”
Resposta: Sim, você pode ter a combinação de elementos usados nas duas abordagens, mas nossa recomendação é que, na estruturação de modelos de processo complexos, defina-se uma abordagem preferencial da organização, visando uma padronização nos diagramas (veja mais no vídeo, em 41’27″).

Pergunta: “Qual abordagem é mais utilizada? Comunicação ou Orquestração?”
Resposta: Não temos uma medição de qual a abordagem mais usada pelas organizações. Temos visto modelos usando os dois casos. Para esta opção recomendamos considerar: eventuais limitações da ferramenta, a maturidade e a cultura de processos da organização e que essa seja uma definição organizacional, propiciando uma modelagem padronizada em toda a arquitetura de processos da empresa.

Pergunta: “Alguma destas duas abordagens é mais ou menos recomendável ao usar uma ferramenta BPMS para a automação de processos ao usar BPMN?”
Resposta: Esta questão está intimamente relacionada à aderência do BPMS à notação. Algumas soluções, por exemplo, não permitem representar pools black box externas ao processo modelado, o que inviabiliza a adoção da abordagem por comunicação. Outras não contemplam elementos de subprocesso reusável, dificultando a escolha pela abordagem de orquestração.

Pergunta: “No diagrama geral de orquestração não há partes envolvidas (lanes) e não há atividades. Esta forma de modelagem é intencional? Se sim, qual é o nível de granularidade mais adequado para separar processos em subprocessos?”
Resposta: BPMN considera o uso de pools e lanes como representação meramente visual na modelagem dos processos. Você pode ter processos modelados sem representar pools e lanes e ainda assim ter um modelo de processo válido.
A estruturação de um processo em subprocessos varia de caso para caso, e pode ter múltiplos níveis também. Não há uma regra para isso.

Pergunta: “Eu utilizo a visão de orquestração para dar uma visão macro do processo e depois desenho todo o processo com o miles para representar os subprocessos e facilitar a visão do todo, está correto?”
Resposta: “Miles” (acredito que seja uma referência a milestones) não é um elemento da notação BPMN. Ela é uma extensão visual agregada por algumas ferramentas (como o Bizagi, por exemplo). Se no seu segundo desenho todo o fluxo é parte de um único diagrama de processo, então o que você tem é uma representação mais detalhada do mesmo processo, que é o caso do exemplo inicial – em que todo o fluxo é um único processo.

III. Apesar do foco do webinar ser sobre o encadeamento de processos para formar o processo de negócio de ponta-a-ponta, diversas dúvidas sobre outros elementos de BPMN foram enviadas pelos participantes, com base no exemplo usado no webinar, e que não podemos deixar de responder:

Pergunta: “Recebemos a informação que é necessário sempre colocar na sequência da direita, mas a seta pode retornar as atividades anteriores, e não repetir a mesma atividade seguindo a sequência.”
Resposta: Não há restrições sobre a direção da seta de entrada nem de saída em nenhum elemento de fluxo em BPMN. As boas práticas recomendam desenhar o processo da esquerda para a direita já que é a forma como naturalmente lemos as informações, mas um processo pode ter fluxos desenhados em qualquer direção. (Veja mais no vídeo em 44’14″).

Perguntas:
- “Na apresentação da modelagem as atividades não estavam identificadas como ‘Manual’ de ‘Usuários’, etc… algum motivo especial ou não é relevante para este tipo de processo?”

- “As tarefas não deveriam pertencer e ser representadas com um tipo de tarefa ou independe disso no exemplo?”
- “Qual a diferença de tarefa manual e de usuário?”
Resposta: A definição dos tipos de tarefas não é uma obrigatoriedade na modelagem de BPMN. Em um processo manual (que será disponibilizado como um guia e interpretado pelas pessoas) essa classificação realmente não faz muita diferença. Já na modelagem de um processo automatizado em um BPMS, cujas atividades serão interpretadas pelo sistema, definir o tipo de tarefa é fundamental (veja no vídeo em 38’25″).
Se você ainda tem dúvidas sobre os tipos de tarefas, confira essa série de três artigos que explicam bem as diferenças entre eles:
Desmistificando tipos de tarefas em BPMN: Tarefa Abstrata, Tarefa de Usuário e Tarefa Manual
Desmistificando tipos de tarefas em BPMN: Tarefas automáticas
Desmistificando tipos de tarefas em BPMN: Tarefas de envio e recebimento.

Perguntas:
- “Não teria q ter um gateway no primeiro loop do processo?”

- “Antes da primeira tarefa do Assistente de viagem não deveria conter um gateway, em função de várias outras tarefas estarem conectadas a ela?”
Resposta: É possível sim que qualquer elemento de fluxo tenha mais de uma entrada. O gateway antes poderá deixar mais explícita a lógica da chegada dos fluxos na atividade, mas se não há gateway controlando esses fluxos de sequência, o comportamento é como de um gateway exclusivo (veja mais no vídeo em 33’48”).

Pergunta: “Posso ter gateways seguidos (um após o outro)? Após a tarefa ‘Providenciar inscrição em evento’?”
Resposta: A especificação de BPMN não impõe nenhuma limitação sobre isso. Especialmente se a lógica dos gateways for diferente, então pode fazer sentido ter gateways em sequência. Sabemos que a melhor documentação é aquela que consegue ser mais objetiva, e assim se temos uma situação com vários gateways encadeados, é importante se questionar: se eu pensar além das respostas “Sim/Não”, posso resolver o problema de roteamento do meu processo com apenas um gateway? Se sim, então esta com certeza será a melhor opção, já que simplifica o diagrama.
Veja mais sobre uso de gateways neste artigo:
Estudo de caso: Boas práticas no uso de gateways em BPMN

Pergunta: “Você poderia explicar melhor esse P1 e P2 na atividade ‘Realizar prestação de contas’?”
Resposta: Esta pergunta refere-se aos dois eventos de borda de tempo (timer intermediate border event) não interruptivos conectados à tarefa de Realizar Prestação de Contas (veja no vídeo, em 10’38). Estes eventos de borda controlam prazos que se ocorrerem, dão início a outras atividades, no caso, de acompanhamento do processo.

Pergunta: “Quando estamos desenhando AS-IS, como representamos a forma como a comunicação é feita (e-mail, serviços em um barramento (SOA), em mãos) se usarmos a abordagem de orquestração? A forma como os subprocessos são acionados é importante para o entendimento do mesmo. Concorda?”
Resposta: Esta pergunta tocou em um ponto chave! O que determina como os subprocessos são acionados é o processo orquestrador. Ele é o responsável por determinar quando um subprocesso deve ser iniciado e garantir que as informações “desçam” e “subam” a cada execução desses subprocessos, de forma que o processo orquestrador tem sempre toda a informação que foi sendo acumulada durante seus subprocessos. Quais informações, e o meio como isso ocorre, não é detalhado no fluxo, mas na especificação detalhada de cada uma das tarefas.

Pergunta: “Qual é o meio de comunicação utilizado pelos participantes do processo?”
Resposta: Isto é independente da lógica do processo. Se os participantes se comunicarem através da troca de e-mails, ou se for um formulário de papel que passa de mão em mão, a lógica, ou seja, a sequência de atividades, as dependências e as responsabilidades sobre elas permanecerá a mesma.

Pergunta: “Os objetos de sistema e doc não podem ser utilizados para representar a comunicação via email ou sistema assim como era utilizado no EPC?”
Resposta: A notação BPMN não contempla estes elementos citados (sistema, doc), mas eles podem ser criados como extensão pela ferramenta de modelagem. Utilizá-los, neste caso, deve ser uma definição da própria organização.

IV. Outras questões enviadas, indiretamente relacionadas ao tema:

Pergunta: “Quais os BPMS mais consagrados de mercado?”
Resposta: Esta é uma questão na qual não encontraremos consenso no mercado. O que definirá um BPMS como “consagrado”? O número de cases? A variedade de cases? O volume de processos? A complexidade dos processos? A presença no Brasil? Ou no mundo?
Se for a presença no Brasil, uma boa fonte de informação pode ser a Pesquisa Nacional em Gerenciamento de processos de Negócio da ABPMP Brasil, publicada na 10ª edição da revista BPM Global Trends.
Outra fonte pode ser o relatório do Gartner Group e seu Quadrante Mágico de iBPMS (mas esse relatório não avalia nem 10% das soluções que existem ao redor do globo, apenas grandes players).
Para entender a complexidade na definição de critérios para comparação e avaliação de BPMS/iBPMS, assista ao Webinares iProcess 2014 – Etapas e Desafios da Seleção de uma Plataforma de BPM.

Quer participar dos próximos?

2 ideias sobre “Webinares iProcess 2015 – BPMN: Modelando a comunicação entre processos

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