Provando o Valor da Equipe de Processos

Área de Processos, Escritório de Processos, Engenharia de Processos, Governança de Processos. A equipe de profissionais que cuidam dos processos de negócio nas organizações pode ter vários nomes, e às vezes até se mistura com outras áreas de gestão (como a de projetos, de planejamento estratégico ou de TIC, por exemplo). Na prática, é o grupo de profissionais com habilidades aplicadas em atividades como modelagem, análise e documentação de processos.

Mas como a organização envolve estes profissionais? Como é esta relação da equipe de profissionais de processos com as demais na sua organização?

  • Só são chamados para criar diagramas BPMN dos processos afetados por algum sistema que está em implantação.
  • Só são chamados para criar diagramas e manuais para formalizar os processos junto a órgãos fiscalizadores ou reguladores, mas na prática o que é formalizado nem sempre é seguido.
  • São envolvidos quando alguma área de negócio percebe que sua operação está caótica e precisa de alguma organização, pedindo apoio para mapear o fluxo de atividades, documentar suas atividades e criar um manual, que acaba desatualizado e indo pra gaveta em poucos meses.

Bem, se a área de processos na sua organização só faz isso (e acredite, essa é uma realidade comum em muitas organizações brasileiras), talvez esteja na hora de rever seus conceitos!

Quando a equipe de processos é vista apenas como um grupo de pessoas que formaliza como os processos acontecem, ela é um centro gerador de custo. Consome tempo e recursos destes profissionais e também dos profissionais que executam as atividades de negócio, para gerar uma documentação que poderá trazer alguns pequenos benefícios na organização do trabalho, mas em geral pouco significantes no resultado da empresa. Não raro, organizações cuja principal atuação do escritório de processos se baseia nestas atividades, quando têm mudança na sua liderança executiva, acabam tendo sua equipe sendo descartada – porque não é vista como geradora de lucro, e sim de custo.

Estes profissionais, entretanto, têm uma responsabilidade muito maior! Em tempos de crise, as organizações precisam repensar seu negócio e a equipe de processos deveria ser estratégica para isso. É através dos processos que a empresa faz o negócio. Logo, a revisão de processos é a melhor forma de torná-los mais eficiente – e a área de processos é quem domina os conhecimentos, habilidades e ferramentas para isto.

O papel da equipe de processos passa então de um simples grupo de pessoas que documentam processos para geradores de valor na organização. Através da análise dos processos, identificará os problemas e proporá soluções que poderão trazer resultados para a empresa como redução de custos, eliminação de desperdícios, otimização de tempo e recursos e uma operação mais ágil e inteligente.

Mas como associar os resultados obtidos ao trabalho realizado pela equipe de processos?

Através do cálculo de Retorno de Investimento!

A equipe precisa se organizar no estudo do processo, gerando medições antes e depois da implantação das transformações do processo. É comparando os custos da transformação com resultados obtidos que o escritório de processos consegue provar sua efetividade!

Por isso, se você faz parte de uma equipe de processos, lembre-se que a medição de desempenho dos processos e do negócio não é útil apenas para que o dono ou gerente do processo ou da área avalie como está indo sua atividade. Ela é fundamental para que também a área de processos justifique a sua existência dentro da organização!

Esta e outras discussões sobre transformação de processos, monitoramento de desempenho de processos por indicadores e cálculo de retorno do investimento são parte do programa de capacitação Ciclo BPM: Da Estratégia à Medição, realizado pela iProcess Education. Participe desta capacitação e faça a diferença na sua organização! Mais informações no site:
www.iprocesseducation.com.br/ipe00