Webinar – Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo

Neste webinar, apresentado por Kelly Sganderla em 25/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre a importância de realizar um redesenho tecnológico do TO BE, considerando aspectos importantes sobre a visão de processo e visão sistêmica da Solução.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-do-modelo-to-be-para-a-automao-um-repensar-sobre-o-processo

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Para automatizar processos e adotarmos um BPMS, temos uma etapa que é a escolha da ferramenta BPMS. Devemos ter ações paralelas para definir junto ao cliente qual BPMS a ser adotado, caso o cliente não tenha definido qual a ferramenta a utilizar? Que dificuldades afetam o projeto (redesenho e automação) na escolha da ferramenta?
Certamente uma etapa importante na automatização de processos é a escolha de uma da suíte de BPM (BPMS). Dificilmente, porém, a organização irá adquirir um BPMS para automatizar um processo específico, pois este tipo de ferramenta é uma plataforma para automação e controle dos processos da organização. A escolha da plataforma para a gestão de processos é uma decisão corporativa. Cada solução disponível no mercado tem seus pontos fortes e fracos, e seus recursos precisam ser avaliados em relação às necessidades da organização, como sua estrutura, cultura organizacional e planos atuais e futuros para os processos da empresa. A escolha da ferramenta pode impactar diretamente no projeto de automação, pois de acordo com os recursos e funcionalidades disponiveis no produto, o redesenho tecnológico do processo pode mudar.
A iProcess Education lançou recentemente um Kit de Avaliação de plataformas de BPM com vídeo aulas e planilhas de templates para comparação e avaliação de aderência de produtos a centenas de requisitos que precisam ser considerados nesta avaliação, entre as quais os recursos que o produto disponibiliza para o desenvolvimento da automatização do processo.
Para saber mais, visite a página: www.iprocesseducation.com.br/avaliacao_plataformas_BPM

 

Pergunta: Trabalhar o TO-BE significa custo, para empresa como o todo, ainda mais como o TO-Be tecnologico que aparentemente gera mais custo. Tem algum valor de beneficio entre o TO-BE e o TO-BE tecnologico?
A melhoria de processos não deve ser vista como um custo, mas como um investimento. Assim, não devemos avaliar o valor e os benefícios do redesenho de processos pelo custo deste trabalho, e sim pelo seu potencial de retorno do investimento. O redesenho tecnológico possibilita criar uma nova visão de futuro (TO BE) que ao ser comparada com a situação atual nos apresentará que ganhos teremos no processo em termos de redução de custos da sua execução, redução da duração do processo e melhoria na qualidade e produtividade. Isto é fundamental para o cálculo do ROI do projeto – um tema que trabalhamos muito fortemente nos nossos treinamentos do Ciclo BPM.

 

Pergunta: Se a TI não conhece a ferramenta a empresa auxilia neste trabalho a 4 mãos?
Se a equipe que fará o desenvolvimento para a automação do processo não conhece a ferramenta, há um risco bastante elevado de definições sobre o processo não serem viáveis de automação com o produto escolhido, ocasionando necessidades de mudança do processo e do escopo de trabalho durante o projeto – o que no final das contas poderá aumentar o seu custo de implementação. Neste caso, o ideal é contar com um apoio do fabricante ou de consultoria especializada que conheça bem o produto, para realizar este redesenho tecnológico do TO BE.

 

Pergunta: Eu gostaria de rever os slides que falam sobre analista de negócio e de TI agora do final da apresentação.
Os slides utilizados na apresentação estão disponíveis no link do slideshare acima e você também pode rever esta parte da apresentação no vídeo gravado!

O novo kit de Avaliação de Plataformas de BPM da iProcess é aquela mãozinha que faltava para escolher um BPMS para sua organização!

Olá pessoal! Estamos muito felizes em anunciar nosso novo produto de conhecimento!

Trabalhamos muito estudando com profundidade esse tipo de tecnologia, avaliando e comparando diversos produtos e produzindo vídeos explicativos sobre como selecionar uma solução de BPM, com o objetivo de ajudar organizações no seu processo de escolha e aquisição de um BPMS.

O resultado deste trabalho é nosso novo Kit de Avaliação de Plataforma de BPM, que tem vídeo aulas, templates com centenas de requisitos para serem aplicados a qualquer BPMS e ainda planilhas preenchidas com a avaliação de importantes soluções de BPM do mercado brasileiro:

http://avaliacaobpm.iprocesseducation.com.br

Este pacote de conhecimento é ideal para você e sua organização que:

… saiu na frente modelando processos com ferramentas como o Bizagi Modeler, o Visio, o Aris Express ou outro software de criação de diagramas. Agora, quer dar o próximo passo e adotar uma suíte para BPM corporativa, para:

    • modelar mais processos, usando uma estrutura centralizada e padronizada.
    • compartilhar o conhecimento sobre os processos com todos os envolvidos
    • centralizar e controlar as inúmeras versões dos processos AS IS, TO BE, e TO DO
    • organizar a relação dos processos e como eles contribuem para a cadeia de valor da organização, permitindo priorizar projetos que efetivamente tragam resultados para o negócio
    • monitorar o desempenho do processo e do negócio em paineis de monitoramento (dashboards) de indicadores coletados automaticamente dos sistemas da empresa
    • fazer a integração de sistemas de acordo com as necessidades dos processos, fazendo com que o negócio tenha informações mais ágeis para o dia a dia da organização

… já viu diversas apresentações de fornecedores de BPM mas tem dificuldades em comparar as soluções pelos diversos tipos de recursos e modelos de fornecimento (na nuvem, instalada, dedicada, com mais ou menos recursos), porque cada fornecedor destaca um benefício diferente

… já pegou a lista de critérios de outras empresas mas se questiona se não está solicitando recursos demasiados para o que a sua organização realmente precisa

… tem muitas dúvidas sobre quais recursos realmente são realmente relevantes e o que é embelezamento agregado pelo fornecedor

… já gastou (ou está prestes a gastar) horas e horas de sua equipe para pesquisar na internet, avaliar e comparar produtos que ouviu falar ou alguém indicou, deixando projetos importantes de lado para assistir inúmeras apresentações, tentar fazer testes e decidir por uma plataforma mais cara que parece ter tudo (e muito mais) ou mais barata (que acaba sendo mais cara porque requer muito mais trabalho para utilizá-la).

 No vídeo abaixo, explicamos o que há no kit e como pode ser utilizado por sua organização para agilizar o processo de escolha e aquisição de uma plataforma de BPM:

Saiba mais sobre o kit e como adquirí-lo em:

http://avaliacaobpm.iprocesseducation.com.br

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Convite para webinar: Do Modelo TO BE para a Automação – o que é necessário repensar sobre o processo

Sobre este webinar:

Após sucessivas reuniões de levantamento e análise do processo, o modelo TO BE está pronto. Mas será que o fluxo de atividades desenhado nesta modelagem é suficiente para implantá-lo com controle automatizado em um BPMS?
Vamos discutir neste webinar os cuidados e ajustes ao modelo TO BE que precisam ser realizados antes de iniciar sua automação e o que significa transformar tarefas manuais em tarefas de usuário e automáticas a serem controladas pelo BPMS.

Como funciona?

É simples: inscreva-se no webinar através do link do evento e você receberá um e-mail de confirmação: (webinar encerrado, em breve o vídeo gravado será disponibilizado)

Na data e horário do evento, acesse o link indicado no e-mail usando um computador com fones e aguarde a seção começar.
Durante a apresentação, você poderá interagir com o instrutor enviando perguntas via chat, que serão respondidas ao final do seminário.

Importante: chegue um pouco antes para garantir sua participação. O número de participantes assistindo ao vivo é limitado a 100 pessoas, e os lugares são disponibilizados por ordem de chegada!

Webinares anteriores:
Confira as postagens do blog com os vídeos de nossos webinares anteriores!

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Webinar – O que a automatização pode fazer pelos seus processos de negócio?

Neste webinar, apresentado por Eduardo Britto em 12/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre benefícios que podem ser obtidos no gerenciamento de processos de negócio com a utilização de soluções de tecnologia.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-o-que-a-automao-pode-fazer-por-seus-processos

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Qual a diferença entre BPMS e workflow?

Resposta: Workflow é um dos conceitos de tecnologia para processos mais antigos, com mais de 30 anos de uso no mercado. É a tecnologia que propicia o controle de fluxos de trabalho de forma automatizada, gerenciando a execução sequenciada de tarefas executadas por pessoas e por sistemas. Com o amadurecimento da disciplina de gestão por processos de negócio, novas tecnologias foram agregadas ao simples gerenciamento de tarefas. Assim, uma suíte BPM (ou BPMS) é uma ferramenta mais completa, que também incorpora um motor de processos (workflow) incorporando outros componentes como: modelador gráfico de processos, gerenciamento de regras de negócio, gerenciamento de interação com outros sistemas e pessoas, recursos de gestão proativa do processo entre outros.
Sugerimos a leitura do artigo abaixo, que fala mais sobre o tema:
BPM e Workflow – qual a diferença? 

 

Qual a ferramenta usada para os exemplos de automação?

Resposta: A iProcess trabalha hoje com diversos BPMS, tais como Oracle BPM, Lecom BPMS, Sydle, Orquestra, BizAgi e Oracle PCS. As telas dos exemplos da apresentação forem retiradas de alguns destes produtos.

 

Qual a ferramenta sugerida  para simulação?

Resposta: Existe diferentes produtos pagos no mercado que permitem a realização de simulação de processos. Contudo, o mais conhecido e que sugerimos que seja avaliado numa primeira iniciativa é a funcionalidade de simulação do BizAgi, por ser um software hoje gratuíto, acessível para a maioria das pessoas, e que possui bons recursos de simulação. Vocês podem conhecer um pouco mais do simulador do BizAgi no Webinar Simulação como Ferramento de Análise de Processos de Negócio.

Convite para webinar: O que a automatização pode fazer pelos seus processos de negócio?

Sobre este webinar:
O amadurecimento da gestão por processos invariavelmente chega até a TI, com a necessidade de preparar e adequar sistemas e soluções que apoiem no controle das informações e das ações realizadas pela organização para produzir e entregar seus produtos e serviços.
Neste webinar, apresentaremos as atividades de modelagem, automação, execução e medição com plataformas de BPM – soluções de tecnologia criadas especificamente para apoiar as organizações neste controle, e como obter os melhores resultados na automatização de processos.

Como funciona?
É simples: inscreva-se no webinar através do link do evento e você receberá um e-mail de confirmação.
(Atualização: evento concluído. Assista a gravação e respostas às perguntas enviadas em no post Webinar – O que a automatização pode fazer pelos seus processos de negócio?)

Na data e horário do evento, acesse o link indicado no e-mail usando um computador com fones e aguarde a seção começar.

Importante: chegue um pouco antes para garantir sua participação. O número de participantes assistindo ao vivo é limitado a 100 pessoas, e os lugares são disponibilizados por ordem de chegada!
Durante a apresentação, você poderá interagir com o instrutor enviando perguntas via chat, que serão respondidas ao final do seminário.

Webinares anteriores:
Confira os vídeos dos últimos webinares realizados pela iProcess em 2014 e 2015!

Webinar – Erros & Acertos do uso de BPMS no Brasil

Esta é a gravação do primeiro Webinar da série lançada este ano pela iProcess, através do qual compartilhamos nosso expertise e experiência em gestão por processos.
Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

 

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Assisti a uma palestra há algumas semanas onde a abordagem quanto ao termo de automação foi questionado, ou seja, a tendência é não utilizarmos mais o termo devido às plataformas atuais: celular, sistemas legados, workflow etc. Qual a sua opinião sobre essa colocação, um pouco superficial, mas que preocupa?

Resposta: De parte da iProcess, não nos preocupa se o termo a ser utilizado é automação, automatização, digitalização, … e sim que possamos viabilizar a melhoria de processos através da tecnologia. 

Como saber qual é a melhor área para fazer um protótipo de modelagem?

Resposta: Certamente a escolha do prirmeiro processo a ser modelado ou redesenhado na organização é muito importante para o sucesso da continuidade destas iniciativas. Convido a vocês a assistirem a um webinar em que falamos do assunto: Webinares iProcess 2014 – Primeiros Passos em BPM: Os desafios do primeiro projeto e Webinares iProcess 2014 – Primeiros Passos em BPM: da Venda Interna ao Primeiro Processo.

A base de automação é via BPA?

Resposta: O BPA é uma solução para a modelagem de processos pelo escritório de processos onde são armazenados os processos na visão de negócio. A partir desta visão o processo precisa ser detalhado para um modelo orientado à automação para que possa ser implementado em uma ferramenta de BPMS.

Eduardo, você tem como demonstrar um contexto referente ao item 11? De fato, esse é um problema quando você apresenta uma solução para o cliente?

Resposta: O item “#11 Achar que o processo irá substituir as aplicações” traz uma situação muito comum nas organizações de acreditarem que o BPMS compete com o sistema legado. A grande confusão acontece quando pensamos no BPMS substituindo pequenos formulários e cadastros que existem em sistemas periféricos, pois esta substituição pode até se mostrar viável tecnicamente. Contudo, quando falamos de sistemas mais robustos, como um sistema de RH, financeiro, de planejamento da produção, … normalmente fica mais claro para o cliente que o BPMS tem o objetivo de orquestrar a tramitação dos processos e não de substituir funcionalidades como a emissão de uma nota fiscal ou o cálculo de uma folha de pagamento.

Existe alguma ferramenta que permita modelar o processo e os DADOS que fluem no processo?

Resposta: Todas as ferramentas de automação trabalham com o conceito de modelar o processo e, ao mesmo tempo, modelar os dados que vão trafegar no processo. O que difere uma da outra é a forma como esta modelagem é feita. Algumas tem a parte de modelagem de dados bastante explícita e separada de outras etapas do processo de desenvolvimento (praticamente a definição de tabelas de dados relacionadas ao processo), já em outras esta associação é mais sutil, onde são definidos objetos simples de dados.

O mapeamento dos processos são utilizados pelo sistema de automação? Percebi que todos os desenhos foram feitos no Bizagi, tendo os processos no visio é fácil fazer essa conversão?

Resposta: Sim, a base inicial em toda ferramenta de automação de processos é ter o processo modelado dentro da ferramenta. Em muitas delas, existem recursos de importação de processos de outras ferramentas, então é possível modelar o processo em uma ferramenta (ex: Visio) e importar o mesmo na ferramenta de automação.

Você citou que a iProcess tem uma relação de requisitos (centenas) para implementação de BPMS. Essa relação pode ser compartilhada aqui?

Resposta: Esta relação é um dos produtos de consultorias que a iProcess oferece no mercado. Estamos lançando, inclusive, neste mês de agosto um pacote de seleção de plataformas que permitirá que as empresas interessadas na seleção de uma plataforma de BPMS sejam preparadas para esta seleção através de um curso EAD, conheçam esta planilha e recebam diversas soluções conhecidas de mercado já avaliadas pela iProcess.

É possível termos acesso a um case ou a uma empresa para a qual a iprocess implantou uma solução desde o levantamento até a modelagem e “automação”? Gostaria de ter uma visão mais aprofundada sobre essa solução, principalmente, sobre usar um Bizagi na modelagem e usar uma ferramenta BPMS.

Resposta: Teremos o maior prazer de compartilhar cases da iProcess sobre projetos que foram da modelagem até a automação, entre em contato conosco que poderemos conversar a respeito.

De forma geral, você acha que o mercado Brasileiro tem maturidade para automação de Processos?

Resposta: Com certeza. Na verdade já existem empresas brasileiras automatizando processos há muitos anos, desde o tempo em que as ferramentas de automação de processos eram mais simples, chamadas simplesmente de Workflow. E cada vez mais empresas procuram esta iniciativa para facilitar a execução e controle dos processos. Porém, o que acontece é que algumas empresas acham que a automação de processos é a solução para todos os seus problemas, e isso nem sempre é verdade. A realização de etapas de modelagem, análise (para identificar os pontos fracos) e melhoria de processos deveriam sempre ser realizadas antes da automação, sendo que a automação só poderia ser executada diretamente se o processo já é conhecido, correto e está funcionando bem, apenas com oportunidades de melhorar sua eficiência com o uso da tecnologia.

Das 30 ferramentas, quais você considera mais eficiente, com alta usabilidade e que colabora para uma melhor visualização do desenho do processo?

Resposta: As soluções hoje de mercado tem diferenças de funcionalidade muito significativa. Não existe uma ferramenta que se destaque em relação a outras como temos, por exemplo, um Microsoft Word que é preferido pela maioria das pessoas quando o assunto é editor de texto. Por isso que é fundamental a avaliação de quais os requisitos que a empresa tem necessidade, para que somente depois a seleção da plataforma seja realizada.

As ferramentas de BPM oferecem suporte para análise das métricas ou é necessário a compra de uma ferramenta de análise a parte?

Resposta: Normalmente as ferramentas de BPM já vem com um conjunto de indicadores e dashboards padrões, que permitem o monitoramento e acompanhamento da eficiência do processo, como por exemplo tempo médio de execução do processo e atividades, as atividades e usuários que são os maiores gargalos, dentre outros. Dependendo da ferramenta, é possível criar relatórios/dashboards customizados, para indicadores específicos de negócio da organização. Além disso, algumas plataformas oferecem ainda a possibilidade de adquirir uma ferramenta epecífica de BAM (Business Activity Monitoring), voltada especificamente para o monitoramento de indicadores em tempo real.

O que você pode comentar acerca da utilidade de uso da modelagem com BPMN para apresentar a orquestração de web services?

Resposta: Se estamos falando especificamente de modelagem de processos, BPMN pode ser usada para representar quaisquer processos ou situações de negócio desejados. Existem elementos da notação que servem para representar integrações e chamadas de serviços, neste sentido a notação poderia sim ser utilizada para repreentar um processo puramente de orquestração de web services. Além disso, existe outros diagramas presente na versão 2.0 da notação, que é o Diagrama de Coreografia, que se aplica também para representar orquestração de serviços.

Como obter informações adicionais sobre o curso de modelagem para automação?

Resposta: Por favor, acesso a página da iProcess Education (www.iprocesseducation.com.br) e conheça os nossos cursos.

O levantamento de requisitos para automação é próximo ao levantamento de requisitos para implantação de sistemas?

Resposta: Com certeza. Ambos compartilham conceitos e metodologia de levantamento. O que difere é a definição dos requisitos da solução, que no caso de automação de processos é guiada sempre pelo levantamento e modelagem do processo, enquanto que no levantamento convencional é guiado através de casos de uso e necessidades específicas de aplicação.

Como é comercializado o produto citado por vocês, de relação de requisitos para adoção de um BPMS?

Resposta: Trabalhamos tanto com uma consultoria de seleção de plataformas sob medida para a sua organização como também através de um pacote contendo um curso de seleção, a planilha preenchida e uma série de ferramentas já avaliadas.

Processos com integração com outros sistemas os campos de integração e e os mock ups devem ser feitos antes de implementar no sistema as entidades ?

Resposta: É fundamental que no momento que se identifique a necessidade e viabilidade de uma determinada integração do processo com um sistema, que a assinatura desta integração seja acordada entre a equipe de processos e a equipe do sistema. Neste caso, caberá a equipe do sistema garantir que a assinatura acordada pode ser disponibilizada, mesmo que ainda existam pendências técnicas do lado do sistema para a sua disponibilização.