A primeira geração de ferramentas para controlar atividades de processos, antes mesmo de BPM se tornar uma disciplina, eram os Workflows – soluções muitas vezes disponibilizadas como parte de uma solução maior (como um ERP) que possibilitava alguma customização dos fluxos de tarefas envolvidas em algum negócio. De forma especial, esses workflows visavam controlar fluxos de aprovações e ações e tinham um caráter fortemente humano.
Com a evolução da tecnologia e o crescimento das bases de informações, distribuídas em diversas aplicações diferentes dentro da infraestrutura das empresas, aliado ao crescente foco na otimização de processos dentro das empresas, estas soluções ganharam uma sigla própria: BPMS – Business Process Management Suites.
Os BPMS agregam diversas funcionalidades que possibilitam modelar, controlar e monitorar a execução dos processos de negócio, de forma transversal. Isto quer dizer que estas tecnologias evoluíram para um controle de execução dos processos buscando maior interação entre atividades humanas e disparo de ações em diferentes sistemas de informação, conforme a necessidade.
Com foco em tornar as interfaces de interação humana mais ricas (com construções de telas mais elaboradas) e adoção de melhores práticas no acionamento de ações em outros sistemas (especialmente visando aderência com arquitetura SOA), estas soluções acabaram se tornando suítes excessivamente robustas, que exigem elevada infraestrutura computacional pra sustentá-las, e, como consequência, tornando-se tão caras que acabaram afastando o sonho de gerenciar processos de muitas organizações onde o custo não justificava o investimento.
Nos últimos anos porém, temos visto nascer uma nova geração de suítes para gerenciamento de processos despontando no mercado de tecnologia – os BPMS na nuvem, em geral disponibilizados no modelo SaaS (Software as a Service).
Veja como as novas soluções de BPMS na nuvem podem alavancar as iniciativas de gerenciamento de processos em empresas de todo porte:
Motor de processos mais enxuto agiliza a disponibilização dos processos
A grande maioria dos BPMS tradicionais possuíam uma arquitetura na qual a camada de apresentação (telas das tarefas) eram acionadas da mesma forma que outros serviços, o que envolvia uma série de configurações como mapeamento de variáveis de entrada e saída, controles de salvamento intermediários dos dados e componentes visuais que eram um verdadeiro quebra-cabeças. Entre outros problemas, isso dificultava o envolvimento da equipe de negócios na definição das interfaces de uso, pois exigiam conhecimento técnico e de lógica de programação.
Os BPMS na nuvem, em geral, buscam formas mais simplificadas de possibilitar uma construção de interface rica nas tarefas de usuário do processo. Alguns recursos de BPMN de alta complexidade em processos (e baixíssimo uso em projetos reais), como gateways complexos ou controles de transações, não costumam fazer parte dessas suítes, que buscam uma relação 80-20 (cerca de 20% dos elementos que atendem a 80% das necessidades dos processos a serem gerenciados nas organizações).
Capacidade de integração com outros serviços oferecidos na nuvem amplia a inteligência do negócio
As soluções na nuvem baseiam-se em estruturas de conectividade já bastante estabelecidas ao mesmo tempo que conseguem adaptar-se mais rapidamente a novos protocolos de conexão – o que possibilita aos processos aproveitarem a riqueza da conectividade da internet para executar ações não apenas através do acionamento de serviços da sua infraestrutura de informação, mas também de outros serviços disponíveis através da web (por exemplo: serviço de verificação de risco de crédito).
Elimina necessidade de adquirir e manter infraestrutura própria para a solução
Muitas vezes ignorado no custo da solução, ter um BPMS instalado na infraestrutura do cliente não envolve apenas os custos com licenças de uso da solução. É comum que esse tipo de plataforma envolva outros custos como aquisição e manutenção de um servidor próprio de aplicações, e licenças de outros softwares de infraestrutura complementares como portais, barramentos, etc. As soluções disponibilizadas na nuvem já abstraem estes custos, porque muitas vezes uma mesma infraestrutura pode ser compartilhada com outros clientes – mantendo-se é claro o controle de segurança e sigilo sobre os dados de cada um. Este modelo de compartilhamento torna estas soluções mais acessíveis, além de serem modulares (podem ser combinadas com outras soluções de apoio à gestão como portais de gestão de conteúdo, ferramentas analíticas, etc)
Investimento pode começar numa iniciativa simples e crescer junto com o negócio
Os BPMS disponíveis na nuvem permitem gerenciar o custo, ampliando o número de licenças ou a capacidade de processamento conforme a organização for implantando os processos e envolvendo mais pessoas. Assim, a iniciativa de suporte tecnológico para BPM não precisa iniciar grande – ela pode começar com passos bem medidos e planejados de investimento.
Isto também simplifica “dar um pé atrás”. Se o primeiro projeto já demonstrou que a ferramenta não é a mais aderente para as necessidades de processo ou mesmo da cultura da empresa, é mais fácil repensar e mudar de plataforma (sem aquela sensação de ter que forçar a barra para justificar o tempo e dinheiro gasto na aquisição e implantação de uma plataforma muito robusta).
Mais simples de começar
As plataformas de BPM na nuvem já estão prontas e são rapidamente disponibilizadas mediante um start up muito menor. Ainda que seja necessário algum trabalho de inicialização da plataforma, como por exemplo integração com as soluções de gestão de identidades da organização, estruturação da hierarquia de áreas e funções, etc, ainda assim o início do uso da solução é mínimo perto das plataformas instaladas. Além disso, estas ações de inicialização podem acontecer em paralelo à modelagem e configuração do primeiro processo, trazendo ainda mais agilidade para a implantação da solução.
Isto possibilita começar com processos simples e pequenos, sem integração ou baixa interação com outros sistemas, demonstrando resultados rapidamente e possibilitando disseminar a cultura BPM na organização.
Modelagem na nuvem estimula a colaboração e transforma gestores e participantes em profissionais do conhecimento
Os modelos de processos na nuvem podem são mais fáceis de serem compartilhados e editados por grupos de pessoas, ao mesmo tempo que controlam diferentes niveis de segurança (quem pode ver, quem pode editar, quem pode disponibilizar) e mantêm histórico das diferentes versões do processo.
Isto estimula os participantes a contribuírem mais ativamente na elaboração do fluxo e também das interfaces e formulários para as tarefas que serão executadas no processo automatizado.
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