Webinar: BPMN, BPMN, BPMS e RPA – O Guia Definitivo

Neste webinar, apresentado por nossa consultora Kelly Sganderla, falamos sobre os temas BPM, BPMN, BPMS e RPA – estas siglas que tem a companhado a jornada de quem atua em projetos de gestão de processos e transformação digital do negócio.

Confira aqui o video gravado e as respostas para as perguntas enviadas durante o evento!

Slides da apresentação estão disponíveis no slideshare:
https://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-bpm-bpmn-bpms-e-rpa-o-guia-definitivo-93104242

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Você tocou em uma questão importantíssima que são os indicadores ponta a ponta. Eu sempre tenho muita dificuldade de definir indicadores que sejam realmente amplos e não representem exclusivamente o desempenho de áreas específicas. Você pode dar exemplos de indicadores ponta a ponta e dar dicas práticas de como defini-los, e como evitar os indicadores apenas departamentais?
Esta pergunta foi respondida no vídeo, mas vale a pena comparar, nos slides do link acima, as diferenças entre criar indicadores de desempenho das áreas (slide 7) e de desempenho do processo (slide 8).

Pergunta: Pode-se dizer então que a BPMN complementa o BPM?
Eu diria que BPMN está a serviço de BPM. Ela é uma notação para apoiar a prática de BPM em diversas etapas do ciclo de melhoria de processos. Não é a única, mas é uma das mais fáceis e completas, e por isso vem se tornando um padrão de fato no mercado.
Como comentou um outro participante em resposta a esta pergunta, durante o evento: “BPMN é uma notação, assim como a EPC. É uma linguagem lógica para você modelar um processo.”

Pergunta: Quais ferramentas são mais utilizadas para se desenvolver os diagramas do BPMN?
Existem diversas ferramentas no mercado, algumas com mais, outras com menos recursos. Confira nosso artigo 7 Ferramentas Gratuitas para Criar Diagramas de Processos com BPMN para conhecer algumas das ferramentas gratuítas que já testamos, mas tenha em mente que o objetivo da maioria delas é a simples criação de diagramas.

Há quem defenda que, no mapeamento de Processos, não seja realizado o chamado AS IS, declarando ter outros métodos que são mais rápidos e efetivos. Eu entendo muito necessário o AS IS. Como vocês entendem sobre isso?
Esta pergunta também foi comentada durante o evento. A modelagem AS IS é bastante importante em projetos de redesenho. Mas a simples modelagem do AS IS, por mera formalização, sem que haja um propósito maior para o seu uso, é realmente uma prática que tem caído em desuso, já que o processo tem vida e continua a evoluir, independente do desenho no papel.

Pergunta: Na análise do AS-IS alguns clientes costumam alterar o processo, dificultando a entrega do TO-BE. Como você trata essa situação? (Acredito que você já passou por isso).
Outro comentário na mesma linha: tb tenho muita dificuldade, mas nao tem muito como fugir disso, pois quando estamos desenhando o AS-IS, colocando no papel é que o cliente (no meu caso interno, pois nao sou consultor) lembra de atividades e tarefas que precisam fazer parte do processo e não tem como desconsiderar.
De fato, o negócio das organizações é dinâmico e em muitos casos não pode parar só por que há um mapeamento de processos em andamento. Mudanças legais ou emergenciais por exemplo, precisam ser priorizadas e muitas vezes passa na frente do projeto. É importante avaliar e discutir com o cliente, entretanto, se a mudança é simples e fácil de aplicar, ou se pode impactar o processo mais adiante. No segundo caso, é importante argumentar com ele que a mudança não é tão simples, e que para a segurança do negócio pode ser interessante uma análise para avaliar os impactos mais à frente e planejar melhor como implantá-la.

Pergunta: Qual a infraestrutura mínima necessária para uma organização gerenciar seus negócios usando a metodologia BPM com todos os recursos apresentados? Exemplo, uma pequena empresa em fase de estruturação com recursos limitados, consegue efetivamente desenvolver o método?
É um desafio grande, mas pode ser factível. Normalmente as organizações só percebem a importância de adotar o gerenciamento de e por processos quando já estão com processos muito complexos, robustos, com problemas demais, que precisam ser organizados, padronizados e gerenciados. Em uma organização pequena, os problemas dos processos geralmente são resolvidos mais facilmente e na hora em que acontecem, já que tem menos pessoas (e menos camadas hierárquicas) envolvidas. Para que ela perceba valor em adotar a disciplina de gerenciamento de processos, precisa que os líderes da empresa compreendam os ganhos que terão no decorrer do crescimento da empresa (com processos organizados e gerenciados o crescimento acontece de forma mais estruturada) e desde o princípio tratem o tema com relevância e prioridade entre as demais atividades do negócio.

Pergunta: a tarefa feito pelo robô na automação pode ser comutada entre um usuário e o robô, dependendo da necessidade?
Sim! E o robô pode eventualmente falhar na sua execução (digamos que o site que ele precisava acessar não estava no ar e a tarefa ficou pela metade). Então é possível que partes do trabalho sejam feitas pelo robô e outras por uma pessoa, ou eventualmente a tarefa seja realizada por um ou por outro, devido a alguma regra da organização. É por isso que chamamos os robôs em RPA de “trabalhadores automáticos”.

Pergunta: Você conhece ou recomenda outras ferramentas de RPA? Elas geralmente são free ou pagas?
Atualmente a iProcess trabalha com três ferramentas que estão entre as TOP internacionais e também uma importante ferramenta brasileira.
Conheça estas soluções – saiba mais em www.iprocess.com.br/rpa/

Pergunta: O RPA não faz o que o BPMS faz? Um exclui o outro? Ou ainda ambos podem trabalhar integrado?
Não! As ferramentas podem ser complementares. O BPMS tem como propósito orquestrar processos de negócio, comunicando e envolvendo diferentes participantes para que um processo completo possa ser executado.
Já o RPA serve para processamento de tarefas repetitivas, podendo substituir, em alguns casos, o trabalho de uma pessoa humana em um processo de negócio.
Confira no video como pode acontecer a interação entre BPMS e RPA.

Pergunta: Se a atividade é de usuário, mas está sendo executada por um robô, o símbolo BPMN utilizado continua o mesmo??
Sim, o símbolo BPMN usado é o mesmo, porque a interface é a mesma de um usuário. Assim, mesmo que o robô venha a ser desativado, uma pessoa poderá realizar o trabalho no seu lugar. A substituição é apenas de um trabalhador humano por um trabalhador automático.

Pergunta: Qual a diferenca de Indicador de Controle e Indicador de Performance?
Complementarmente, outro comentário nesta linha: Indicadores deveriam ser abordado em uma outra video aula, ma empresa onde trabalho existe uma grande dificuldade de entender a definição dos indicadores.
Este tema tem sido bastante apontado nos nossos cursos. Vamos planejar uma série direcionada para indicadores! Aguardem, em breve teremos notícias sobre isto :)
Enquanto isso, confira este artigo: Medidas, Métricas e Indicadores na Gestão por Processos

Pergunta: Você poderia detalhar um modelo de monitoramento de RPA?
O que precisamos monitorar nos processos automatizados com RPA/robotizados?
O monitoramento de RPA envolve outros componentes de gerenciamento, como uma sala de controle do desempenho, alocação e agendamento de robôs. Mas isto é um tema mais amplo, em breve voltaremos a aprofundar este tema!

 

Vagas abertas para Analistas de Processos na iProcess

Com 17 anos de experiência de atuação em projetos de redesenho e automação de processos em grandes empresas nacionais e internacionais, a iProcess está abrindo novas vagas na sua equipe de consultores de processos.

Os profissionais atuarão em diversos projetos de transformação orientados a processos que abrangem da discussão do negócio até a automação, utilizando soluções tecnológicas de ponta que apoiam o cliente na transformação digital de seus processos.

Através da iProcess Education, os selecionados terão à sua disposição uma ampla gama de capacitações de negócio e tecnologia que irão apoiar a formação dos novos consultores para atuar em projetos desafiadores com diferentes plataformas tecnológicas de referência.

Além disso, os consultores são incentivados a realizar diferentes certificações na área de processos com o apoio técnico e financeiro da iProcess, a desenvolver artigos especializados e a se preparar para se tornar instrutor da nossa unidade de Educação.

Ótima oportunidade para profissionais plenos e sêniores que desejam expandir seus conhecimentos, atuar em projetos de diferentes indústrias e buscar oportunidades de crescimento na carreira de processos.

Os candidatos poderão ser advindos tanto da área de tecnologia como da área de negócio, mas deverão já ter experiência em projetos em que conduziram iniciativas de redesenho e automação de processos.

As vagas estão abertas para Porto Alegre e São Paulo e o candidato deve ter disponibilidade para viagens.

Interessados deverão enviar os seus currículos para rh@iprocess.com.br.

Saiba mais sobre o que fazemos em:

Do processo analógico ao digital: como as novas tecnologias digitais impactarão os processos da sua organização

Neste webinar, Eduardo Britto, Diretor de Consultoria da iProcess, mostra como as empresas podem vencer seus desafios culturais ou organizacionais para transformar os seus processos analógicos em experiências digitais para os seus clientes.

Aqui você assiste ao vídeo gravado do evento apresentado em parceria com a Oracle, ao vivo pela internet para centenas de profissionais, no dia 10/10/2017.



Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Qual é a solução de BPMS demonstrada? Oracle BPM?
Resposta: O Oracle BPM é a solução on premise para automação de processos da Oracle, mas neste webinar demonstramos o processo automatizado com o produto Oracle PCS (Oracle Process Cloud Services), que é uma solução que roda totalmente em um ambiente de nuvem.

Pergunta: A ferramenta apresentada é personalizada ou seria uma plataforma da oracle para automatização de processos?
Resposta: O Oracle PCS é uma plataforma de desenvolvimento de processos; a partir dela é possível automatizar todo tipo de processo, como um processo de sinistro (demonstrado no vídeo) até um processo de compras, ou então um processo de viagens, ou de recrutamento e seleção… É tudo uma questão de você planejar como usar a plataforma para buscar a melhoria e a transformação dos seus processos.

Pergunta: Gostaria de saber como vocês fazem a abordagem das empresas para prestação de serviços? como a empresa deve proceder para iniciar a conversa sobre o mesmo?
Resposta: Diríamos que o mais importante é avaliarmos como seriam os nossos processos. Certamente um processo analógico (não digital) tem um grande potencial de ganho com a automação. Então o primeiro ponto é olhar e refletir como agora trabalhar com esses processos em uma visão digital. E a base para isso deve ser a experiencia o seu cliente. Você deve chamar o que dizemos em BPM de “outside in” – olhar na experiência do cliente no contato com seu processo e avaliar como pode torná-la mais inovadora e fácil para seu cliente e a partir daí pensar na automação. Evidentemente, a partir daqui precisará pensar em conjuntos de integrações e em como automatizar ao máximo o que for possível em seu processo.

Pergunta: Como elaborar uma mudança do ERP em Cliente Servidor para ERP na Nuvem?
Resposta: Podemos fazer um gancho aqui com o tema da primeira pergunta, podemos integrar os processos com ERP tanto on premise como na nuvem; e entendemos que em breve praticamente todos os sistemas estarão na nuvem, o que reduz bastante os custos de manter uma infraestrutura própria só para manter as informações. Mas ainda no cenário atual, grande parte dos ERPs já possuem serviços para integração e utilização pelos processos automatizados.

Pergunta: Estou envolvido em um processo de automação de uma empresa de terceirização de serviços, e gostaria de saber se existe algum pattern para auxiliar na automação deste processo. Mesmo considerando a complexidade de cada domínio.
Resposta: Podemos dizer que existem duas situações – processos já prontos e experiências de boas práticas de diversas organizações. Na iProcess já trabalhamos em centenas de processos nestes 17 anos. Nesses projetos, muitas vezes esses processos se repetiram, e foram discutidos, e identificamos o que era bom e o que não era bom e como poderiam gerar ganhos. Hoje elaboramos um pacote de 40 processos que vão de processos administrativos como processos voltados para áreas de negócio específicos, como esteira de crédito, ou processos jurídicos de avaliação de contratos, que podem servir como um ponto de partida para construir uma visão customizada com base na experiência da iProcess e que possibilitam entregar ganhos muito mais ágeis para cada cliente.

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Webinar – Automação de Processos pela Área de Negócio: Oportunidades e Desafios

A necessidade de se reinventar exige das organizações melhorias constantes em seus processos em prazos cada vez menores. Nesse contexto, a recorrente de falta de recursos da TI e a complexidade cada vez maior dos sistemas de informações levam as organizações a buscar alternativas simples e leves de desenvolvimento que possam ser conduzidas pela própria área de negócio. A automação de processos através de BPMS oferece esta alternativa, mas será que esta promessa realmente pode ser cumprida? Até onde uma área de negócio consegue conduzir com um projeto de automação e em que momento ela volta a necessitar da TI? Que funcionalidades uma ferramenta de automação deve oferecer para atender a estes requisitos? Quais as características ideais de um processo a ser automatizado pela área de negócio?

A resposta a estas e outras perguntas foram apresentadas neste webinar apresentado no dia 18/09 e agora disponibilizado para todos que não puderam assistir ao vivo.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: No caso de uma empresa não possuir ainda uma “maturidade em Processos” e nem “recursos para adquirir ferramenta / plataforma BPMS” , que dicas você daria para iniciar um trabalho com foco em gestão por processos nesse tipo de empresa?
Resposta: Para a maioria dos casos, a sugestão é sempre a mesma: Escolher muito bem o processo, planejar projetos que tenham potencial de dar um retorno rápido e potencial para trazer retorno aos investimentos realizados. Existem atualmente inúmeras soluções de BPMS que funcionam na modalidade de aluguel em nuvem que tem custos muito competitivos e a maioria das vezes viável para a maioria das empresas, de modo que sugiro também que se avalie estas alternativas mesmo que os recursos estejam extremamente escassos.

Pergunta: Hoje existe software de gestão de pessoal por exemplo que já possuem uma ferramenta de formulários e workflow nativa. Quais as vantagens e desvantagens deste tipo de solução? Ela acaba sendo útil apenas para o RH?
Resposta: Sem querer dar uma resposta genérica que se aplique a todo e qualquer caso, pois cada software possui as suas peculiaridades, diria que as vantagens destas soluções é possivelmente já terem facilidades de integração e compartilhamento de informações com o sistema de origem nativas; e como desvantagem não serem tão genéricas e conectáveis a diversas outras soluções da organização com a mesma facilidade que costuma ter uma solução que foi desenvolvida para trabalhar com toda a organização.

Pergunta: Por que uma integração com outros processos seria “baixar o nivel”? Você quis dizer que seria apenas mais complexo porque estamos falando de negócios ou que seria algo ruim para qualquer tipo de processo?
Resposta: O “baixar o nível” tem o sentido de exigir conhecimento técnico mais especializado, exigindo que o responsável muitas vezes tenha que ter um conhecimento médio ou alto em tecnologia e em seus respectivos padrões tais como XML, XSD, WSDL, SQL, …

Pergunta: Você entende que o BPMS compete com o ERP?
Resposta: Não, entendemos que o BPMS complementa o ERP na medida que o ERP implementa as gestão das informações e suas respectivas regras de negócio e o BPMS permite que estas informações tramitem por toda a empresa e se integrem com outros sistemas legados que não estão contemplados no ERP.

Pergunta: Pela experiência de vocês, gostaria de uma opinião: como fica a gestão dos usuários a partir do momento que a TI a libera o processo de modelagem para área de negócio? A área de negócios fica encarregada de criar grupos, funções, usuários, etc?
Resposta: Irá depender de cada organização e como esta gestão está implementada. Por exemplo, se existe um repositório central de usuários e papéis, como um LDAP ou Activie Directory (AD) corporativo, esta função teria que seguir com a TI. Pode ser também que estas informações fiquem armazenadas num sistema de RH, por exemplo, e o BPMS se integre a este sistema, de modo que esta gestão continuaria sendo feita pelas funcionalidade do sistema de recursos humanos. Contudo, se a organização definir que estas informações serão cadastradas diretamente no BPMS, esta gestão poderia sim ser realizada pela área responsável por manter a ferramenta.

Pergunta: Quais os principais drivers de ganho com a implantação do BPMS?
Resposta Convido você para responder esta pergunta a assistir o Webinar O que a automatização pode fazer pelos seus processos de negócio? e diversos outros artigos e vídeos existentes no blog da iProcess.

Pergunta:  Com o BPMS da Oracle, consigo uma automação pela área de negócio? Ou é muito complexo?
Resposta: A solução Oracle Process Cloud Service tem inúmeras funcionalidades que facilitam a implementação pelas áreas de negócio. Convido vocês a conhecerem estas funcionalidades em http://iprocess.com.br/tecnologias/oracle-process-cloud-services/ e se desejarem, nos contactarem para obter maiores detalhes.

Pergunta: Quais ferramentas temos hoje no mercado que possuam alguma maturidade e confiança?
Resposta: São inúmeras ferramentas que existem hoje no mercado, seria simplista de nossa parte simplesmente dar uma lista de quais são ou não são confiáveis. Contudo, o que podemos afirmar é que confiamos nas ferramentas que utilizamos em nossos projetos, vocês podem conhecê-las em http://iprocess.com.br/tecnologias/.
Também convido-os a conhecer o nosso Kit de Seleção de plataformas para saber um pouco mais sobre cada uma delas.

Pergunta: Como está a aceitação do mercado para investir em BPMS?
Resposta: Como trabalho há 18 anos com soluções de automação de processos e trabalho há 16 anos na iProcess, posso lhe dizer com tranquilidade que está num momento de forte aquecimento, que atualmente só não é maior porque questões financeiras pela qual passa o Brasil.

 

Webinar – Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo

Neste webinar, apresentado por Kelly Sganderla em 25/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre a importância de realizar um redesenho tecnológico do TO BE, considerando aspectos importantes sobre a visão de processo e visão sistêmica da Solução.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-do-modelo-to-be-para-a-automao-um-repensar-sobre-o-processo

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Para automatizar processos e adotarmos um BPMS, temos uma etapa que é a escolha da ferramenta BPMS. Devemos ter ações paralelas para definir junto ao cliente qual BPMS a ser adotado, caso o cliente não tenha definido qual a ferramenta a utilizar? Que dificuldades afetam o projeto (redesenho e automação) na escolha da ferramenta?
Certamente uma etapa importante na automatização de processos é a escolha de uma da suíte de BPM (BPMS). Dificilmente, porém, a organização irá adquirir um BPMS para automatizar um processo específico, pois este tipo de ferramenta é uma plataforma para automação e controle dos processos da organização. A escolha da plataforma para a gestão de processos é uma decisão corporativa. Cada solução disponível no mercado tem seus pontos fortes e fracos, e seus recursos precisam ser avaliados em relação às necessidades da organização, como sua estrutura, cultura organizacional e planos atuais e futuros para os processos da empresa. A escolha da ferramenta pode impactar diretamente no projeto de automação, pois de acordo com os recursos e funcionalidades disponíveis no produto, o redesenho tecnológico do processo pode mudar.
A iProcess Education lançou recentemente um Kit de Avaliação de plataformas de BPM com vídeo aulas e planilhas de templates para comparação e avaliação de aderência de produtos a centenas de requisitos que precisam ser considerados nesta avaliação, entre as quais os recursos que o produto disponibiliza para o desenvolvimento da automatização do processo.
Para saber mais, visite a página: www.iprocesseducation.com.br/avaliacao_plataformas_BPM

 

Pergunta: Trabalhar o TO-BE significa custo, para empresa como o todo, ainda mais como o TO-Be tecnologico que aparentemente gera mais custo. Tem algum valor de beneficio entre o TO-BE e o TO-BE tecnologico?
A melhoria de processos não deve ser vista como um custo, mas como um investimento. Assim, não devemos avaliar o valor e os benefícios do redesenho de processos pelo custo deste trabalho, e sim pelo seu potencial de retorno do investimento. O redesenho tecnológico possibilita criar uma nova visão de futuro (TO BE) que ao ser comparada com a situação atual nos apresentará que ganhos teremos no processo em termos de redução de custos da sua execução, redução da duração do processo e melhoria na qualidade e produtividade. Isto é fundamental para o cálculo do ROI do projeto – um tema que trabalhamos muito fortemente nos nossos treinamentos do Ciclo BPM.

 

Pergunta: Se a TI não conhece a ferramenta a empresa auxilia neste trabalho a 4 mãos?
Se a equipe que fará o desenvolvimento para a automação do processo não conhece a ferramenta, há um risco bastante elevado de definições sobre o processo não serem viáveis de automação com o produto escolhido, ocasionando necessidades de mudança do processo e do escopo de trabalho durante o projeto – o que no final das contas poderá aumentar o seu custo de implementação. Neste caso, o ideal é contar com um apoio do fabricante ou de consultoria especializada que conheça bem o produto, para realizar este redesenho tecnológico do TO BE.

 

Pergunta: Eu gostaria de rever os slides que falam sobre analista de negócio e de TI agora do final da apresentação.
Os slides utilizados na apresentação estão disponíveis no link do slideshare acima e você também pode rever esta parte da apresentação no vídeo gravado!

Webinar – O que a automatização pode fazer pelos seus processos de negócio?

Neste webinar, apresentado por Eduardo Britto em 12/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre benefícios que podem ser obtidos no gerenciamento de processos de negócio com a utilização de soluções de tecnologia.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-o-que-a-automao-pode-fazer-por-seus-processos

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Qual a diferença entre BPMS e workflow?

Resposta: Workflow é um dos conceitos de tecnologia para processos mais antigos, com mais de 30 anos de uso no mercado. É a tecnologia que propicia o controle de fluxos de trabalho de forma automatizada, gerenciando a execução sequenciada de tarefas executadas por pessoas e por sistemas. Com o amadurecimento da disciplina de gestão por processos de negócio, novas tecnologias foram agregadas ao simples gerenciamento de tarefas. Assim, uma suíte BPM (ou BPMS) é uma ferramenta mais completa, que também incorpora um motor de processos (workflow) incorporando outros componentes como: modelador gráfico de processos, gerenciamento de regras de negócio, gerenciamento de interação com outros sistemas e pessoas, recursos de gestão proativa do processo entre outros.
Sugerimos a leitura do artigo abaixo, que fala mais sobre o tema:
BPM e Workflow – qual a diferença? 

 

Qual a ferramenta usada para os exemplos de automação?

Resposta: A iProcess trabalha hoje com diversos BPMS, tais como Oracle BPM, Lecom BPMS, Sydle, Orquestra, BizAgi e Oracle PCS. As telas dos exemplos da apresentação forem retiradas de alguns destes produtos.

 

Qual a ferramenta sugerida  para simulação?

Resposta: Existe diferentes produtos pagos no mercado que permitem a realização de simulação de processos. Contudo, o mais conhecido e que sugerimos que seja avaliado numa primeira iniciativa é a funcionalidade de simulação do BizAgi, por ser um software hoje gratuíto, acessível para a maioria das pessoas, e que possui bons recursos de simulação. Vocês podem conhecer um pouco mais do simulador do BizAgi no Webinar Simulação como Ferramento de Análise de Processos de Negócio.