Benefícios da Automatização de Processos – Automatização de Atividades

Já discutimos os objetivos e Benefícios da Automação de Processos. Conversamos também sobre se vale a pena automatizar todo e qualquer processo neste estudo de caso e o que é preciso levar em conta ao tomar a decisão.

Hoje, no entanto, vamos – através de casos práticos onde isso foi utilizado – nos aprofundar um pouco mais sobre aquele que é, talvez, o benefício da automatização de processos mais evidente de todos: A Automatização de Atividades em processos automatizados com a ajuda de um BPMS.

As candidatas ideais são aquelas atividades onde a interação humana agrega pouco valor à realização da tarefa. Vejam, por exemplo, os casos abaixo:

  • Integração com Sistemas Legados:
Incluir Dados de Nova Vaga

Suprocesso de Aprovação de Abertura de Nova Vaga.

A atividade representada aqui é parte de um subprocesso onde todos os envolvidos aprovaram a criação de uma nova vaga para contratação pela organização. Deste modo, resta apenas a atividade de incluir a vaga solicitada no sistema de recrutamento e seleção.

No nosso exemplo, é o processo que irá transferir, automaticamente, ao sistema legado, todas as informações da vaga. E é aqui que temos claro o benefício da automatização desta atividade: as características da vaga já estão todas incluídas e formalizadas no processo, tendo sido avaliadas pela Direção e Departamento de RH; não há a necessidade de um colaborador realizar o cadastro manualmente, proporcionando ganho de produtividade e redução do tempo necessário para conclusão do processo. Mais do que isso, evitam-se erros na transposição de quaisquer um dos dados relativos à vaga.

  • Identificação de aprovadores ou hierarquia de aprovação
Subprocesso de Aprovação de Crédito

Subprocesso de Aprovação de Crédito

No subprocesso representado acima, a busca por um novo aprovador é automatizada. Ou seja, quaisquer regras que existam para determinar quem deve ser o próximo a aprovar o crédito (e até mesmo se é necessária outra aprovação) podem ser automatizadas buscando a informação em um cadastro existente na empresa. Não é preciso que um colaborador seja responsável pela tarefa de identificar o próximo aprovador.

  • Mudança de fluxo do processo
Identifica Vaga

Supprocesso de Aprovação de Abertura de Nova Vaga

Em um processo de negócio, torna-se bastante trabalhoso que as diferentes pessoas responsáveis por atividades chave tenham de determinar a quem dirigir o resultado do seu trabalho. A automatização destas tarefas podem evitar a existência de papéis cuja única responsabilidade é o roteamento da informação e, também, protegendo a organização dos possíveis erros e atrasos por um direcionamento inadequado.

Calcular Custo da Viagem

Subprocesso de Aprovação de Solicitação de Viagem

No fluxo acima, o processo foi automatizado para identificar o custo total de uma Solicitação de Viagem e, por consequência, realizar ações diferentes de acordo com uma regra. Em casos como este, é totalmente desnecessário que um colaborador realize tarefas que podem ser integralmente automatizadas, executando-as com maior eficiência e rapidez.

De modo geral, ao decidir por automatizar atividades, é preciso encontrar aquelas que estão perfeitamente definidas e/ou são repetitivas o suficiente. Sem a intervenção humana, pode-se reduzir drasticamente os tempos necessários, custos e erros.

No entanto, sem a tecnologia adequada ou se realizado de forma incorreta, podemos ter casos onde a automatização é muito complexa, resultando em custos mais altos e menor flexibilidade e adaptabilidade às mudanças. É preciso, portanto, perguntar-se que atividades devem ser automatizadas e não somente quais podem se tornar automáticas, além de encontrar sempre os meios de menor custo possível para essa automatização.

Benefícios da Automação de Processos

A automação de processos procura definir e otimizar os processos de negócio para, em seguida, executá-los sobre uma arquitetura de sistemas informatizada. Esta automação não está limitada à mera execução de atividades automáticas por computadores; vai além, mantendo uma ampla intervenção humana e a participação dos diferentes participantes relacionados, como colaboradores, clientes e parceiros.

Um BPMS (Business Process Management System) oferece os seguintes controles de integridade de um processo:

  • A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS.
  • A realização das atividades previstas é garantida.
  • Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade.
  • Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão)
  • Controle de papéis e responsabilidade.

Ao automatizar, garantimos a execução do processo em sua forma, cumprindo-o fielmente da maneira como foi pretendido e eliminando as possibilidades de infringir as regras de integridade do processo, seja por fraude, desconhecimento ou negligência.

O rápido progresso da tecnologia também pode ajudar a economizar tempo e a dirimir os problemas da distância. Se em outros tempos essas eram barreiras à execução de um trabalho, isto já não é mais verdade. Um processo automatizado permite que os participantes realizem suas tarefas a partir de locais de trabalho virtuais, em que os funcionários operam remotamente entre si ou com a gerência.

A interação com um processo automatizado não está restrita a uma ferramenta ou um meio apenas. É possível implementar um processo com interação através de e-mails, sistemas legados, aplicações móveis (smartphones, pdas, celulares, tablets), portais e sistemas web.

Pode-se implementar um processo em ambientes de Intranet ou Extranet, permitindo a participação ativa de clientes, parceiros e fornecedores e possibilitando que equipes ou filiais trabalhem cooperadamente mesmo à distância.

Outra grande vantagem de se automatizar um processo de negócio reside na simples premissa de que nos casos em que a interação humana agrega pouco valor à realização da tarefa, estas atividades manuais podem ser automatizadas, poupando tempo e recursos.

Calcular Impostos

A atividade “Calcular Impostos” executa automaticamente uma atividade que dependia de decisão humana de acordo com uma série de regras pré-definidas.

Se em um processo as pessoas precisam interagir com diferentes sistemas para realizar suas tarefas, é possível desenhá-lo de forma que essas interações sejam feitas de automaticamente. Isto gera ganhos em produtividade, pois os participantes não necessitam mais inserir dados manualmente, reduz a possibilidade de erros humanos e assegura, pelo BPMS, o controle e tratamento das integrações com outros sistemas.

Gerar Pedido via EDI

"Gerar Pedido via EDI" é uma atividade de sistema que gera, automaticamente, um pedido no sistema EDI.

O tempo dedicado à transferência de uma atividade de um participante a outro pode, também, ser excessivamente longo. Por vezes é preciso levar documentos fisicamente a alguém para que o processo possa seguir seu caminho e é necessário que cada pessoa conheça o processo ou, ao menos, quem é a próxima pessoa a interagir com ele. Um conhecido caso deste tipo de situação são os processos judiciais, que até recentemente sempre tramitavam entre tribunais em grandes volumes de papéis impressos. Esta troca de mãos da informação agrega grande lentidão ao processo.

Neste sentido, o processo automatizado poupa tempo e recursos porque permite o tráfego eletrônico de documentos (ou informações). Também o BPMS envia a atividade ao próximo participante de forma praticamente imediata e, como é ele quem identifica o próximo participante, as pessoas podem se concentrar em executar suas tarefas diminuindo a necessidade de que conheçam o processo em sua totalidade.

E a proatividade de um processo automatizado não está limitada a repassar atividades, ele também controla os prazos de execução de tarefas e executa as ações definidas quando estes não são cumpridos, sem a necessidade de intervenção ou monitoramento.

Timeout de Prazo

A atividade “Aprovar Pedido de Férias” tem prazo definido. Quando este prazo expira, o BPMS automaticamente envia uma outra atividade informando sobre o atraso.

A automação de um processo permite obter uma enorme quantidade e variedade de indicadores extremamente úteis para a gestão. São meios que permitem saber, por exemplo, quanto tempo o processo está levando, se parou, quanto tempo parou e porque parou. Isto é possível porque o BPMS armazena todas as informações referentes às execuções das instâncias dos processos.

Com isto, é possível consultar o estado atual e histórico de cada processo ou atividade, identificando participantes, dados inseridos e resultados obtidos em cada uma das instâncias.

Dashboard de Monitoramento

Exemplo de dashboard de monitoramento dos processos em tempo real

Com as ferramentas incluídas na maioria dos BPMS, pode-se extrair relatórios para analisar as informações e indicadores medidos na execução das diferentes instâncias do processo. A consolidação e análise dessas informações oportuniza a melhoria contínua destes processos, dando ao gestor as informações que este necessita para tanto.

O controle de qualidade de um processo de negócio está necessariamente ligado a indicadores e estes são difíceis de se obter. A automação de processos permite obtê-los de forma facilitada em relação aos métodos tradicionais, possibilitando enormes oportunidades de medição e evolução do negócio.