Modelando a Arquitetura de Processos da Organização

Para muitas organizações, um passo fundamental para estabelecer seu conhecimento sobre o negócio é a modelagem dos processos de ponta a ponta. Mas sem uma estruturação deste modelo o resultado desta atividade dificilmente será aplicável pela organização.

Um caso emblemático que aconteceu há alguns bons anos atrás, foi quando recebemos um processo modelado por um profissional externo contratado pelo cliente que chegou às nossas mãos para que propuséssemos uma solução de automatização com um BPMS. Nada fora do comum, exceto que o diagrama em questão, modelado em BPMN, possuía em torno de 60 raias, mais de 750 tarefas operacionais, e estimamos que em torno de uns 10km de setas conectando os elementos entre eventos, atividades e gateways. O fluxo era o produto de um ano e meio de levantamento de informações do profissional cuja intenção era representar no diagrama todo o trabalho realizado pela organização.

Não é preciso dizer que o desenho de processo criado foi pouco proveitoso, pois para entender uma parte qualquer da atividade do negócio era necessário percorrer as linhas com os dedos e dar sorte de chegar até ela seguindo os gateways corretos – quase como um labirinto.

O que faltou?
Faltou abstrair a visão do negócio através de uma uma Arquitetura de Processos.

Entendendo a Arquitetura de Processos

O conceito de arquitetura e o valor que ela proporciona ao negócio são muitas vezes mal compreendidos. Por exemplo, no que diz respeito a casas e outros tipos de edifícios, a arquitetura é usada para identificar e definir, em vários níveis de detalhe, os componentes de fundação, estrutura, cobertura, encanamento, elétrico e interior e como eles são montados. Da mesma forma, com relação aos negócios (e no contexto do Business Process Management), a arquitetura é usada para identificar e definir os componentes que compõem os negócios e os relacionamentos entre esses componentes, ou seja, produtos e serviços, recursos, processos e procedimentos, clientes, organizações, funções, produtos de trabalho, locais, eventos, regras de negócios, sistemas de informações, metas, indicadores de desempenho e assim por diante. [ABPMP BPM CBOK 3.0, Cap 2. Design de Processos]

Então, na modelagem de processos, a arquitetura é um arranjo dos modelos de processos em uma estrutura que descreva todo o negócio através das suas partes componentes. Ela pode ser criada atendendo estruturas (framworks) já bastante conhecidos, para reduzir a ambiguidade do conhecimento sobre o negócio, como por exemplo o The Zachman FrameworkTM, The Open Group Architecture Framework (TOGAF), Department of Defense Architecture Framework (DoDAF) ou modelos de referência.

Uma Arquitetura de Processos Corporativa possibilita:

  • visualizar a integração dos processos em nível estratégico/corporativo com a possibilidade de dar um “zoom in” sobre uma atividade de negócio específica para compreender como ela acontece na organização (processos de trabalho e processos operacionais)
  • compreender as dependências existentes entre processos e mapear os impactos de uma mudança em todos os componentes que afetam a execução dos processos de negócio e a entrega de valor ao cliente.
  • identificar e corrigir problemas ocasionados por mudanças não planejadas, que afetam o desempenho do processo e as metas de entrega de produtos e serviços.
  • avaliar que processos e componentes já existem e que podem ser aproveitados ou devem ser redesenhados para gerar a oferta de um novo produto ou serviço.
  • definir indicadores de gerenciamento em níveis de abstração diferentes, podendo medir da efetividade do negócio (ou “estamos fazendo as coisas certas”) em um nível mais estratégico, até a sua eficiência (ou “estamos fazendo certo as coisas”), obtido da visão de processos em nível funcional ou operacional.

Entre outras aplicações importantes para uma organização que está desenvolvendo sua maturidade em processos de negócio.

Exemplo de desdobramento da Cadeia de Valor em uma Arquitetura de Processos, do nível estratégico ao nível tático (exemplo aplicado no curso de Modelagem de Processos de Negócio da iProcess Education).

Estruturando a Arquitetura de Processos da Organização

Não há um modelo de referência específico que sirva para qualquer organização ou número de níveis recomendados na criação de uma Arquitetura de Processos. Na verdade, a arquitetura trata muito menos de “quantos níveis de detalhe” devem haver e sim foca no que cada nível deve representar.

Organizar a arquitetura de processos em níveis de abstração possibilita que a organização identifique oportunidades para melhoria através do desdobramento em níveis incrementais de detalhamento, enquanto compreende como a cada atividade da operação realizada se encaixa no negócio ao elevar gradativamente o nível de abstração.

Assim, vamos explorar os diferentes tipos de visões que podem ser interessantes de serem organizados na arquitetura. Cada uma das visões a seguir representa um determinado nível de abstração sobre o negócio da organização.

Visão Estratégica (ou Visão Corporativa) | Atividade do Negócio

Apresenta os macro-processos em uma visão que permite compreender em um olhar de alto nível sobre tudo o que é feito na organização e como as principais atividades de negócio estão integradas.

A representação visual da visão estratégica comumente segue algum modelo de classificação de processos como:

  • Process Classification Framework (AQPC PCF®)
    Classifica os processos em duas categorias:
    » Processos Operacionais
    » Processos Gerenciais e de Suporte.
  • Value-Added Chain (VAC) de Michael Porter
    A Cadeia de Valor Agregado, proposta por Michael Porter, classifica os processos originalmente em 2 categorias:
    » Processos Primários (ou Finalísticos)
    » Processos de Apoio (ou Secundários ou de Suporte)
    Versões mais modernas da cadeia de valor propõem uma terceira classe de processos para visualizar os Processos de Gerenciamento.
  • Value Reference Model Framework (Value Chain VRM)
    Apresenta um framework inspirado na Cadeia de Valor de Porter porém em um desdobramento que pode chegar a cinco níveis. No nível 1 (estratégico) as atividades são classificadas entre:
    » Planejamento
    » Governança
    » Execução.

Todos estes modelos têm uma coisa em comum – buscam representar no seu nível mais elevado de abstração uma visão na qual a organização possa identificar sob qual macro-atividade um processo, atividade de trabalho ou tarefa operacional é realizada, à medida que desdobramos cada macro-processo nos níveis a seguir.

Nas organizações brasileiras, tem sido mais comum ver o mapeamento de nível estratégico implementado no modelo de Cadeia de Valor Agregado e o Process Classification Framework da AQPC.

Em termos de notação gráfica, é comum ver este nível representado graficamente por Diagrama VAC (Cadeia de Valor Agregado) ou fluxograma.

Visão Gerencial | Processos de Negócio

A visão gerencial é estabelecida pelo mapeamento do fluxo do Processo de Negócio  olhando e compreendendo uma determinada atividade do negócio de ponta a ponta.

Cada macro-atividade do nível estratégico é mapeado visualizando suas principais etapas, que podem muito bem se desdobrar em outros Processos de Negócio ou em Processos de Trabalho (workflow). Isto dependerá da complexidade do negócio representado. Enquanto alguns processos de negócio podem ser facilmente descritos numa combinação de uns poucos fluxos de trabalho, outros são muito mais complexos e envolvem a combinação de processos.

Nesta visão, ainda é mais importante entender quais as atividades de negócio são realizadas e como estão interligadas, do que propriamente quem é responsável pela sua execução.

Em termos de notação gráfica, as organizações variam na adoção entre Diagrama VAC (Cadeia de Valor Agregado), Diagrama EPC, fluxograma ou Diagrama BPMN de Orquestração de Processo.

Visão Tática | Processos de Trabalho

A Visão Tática em uma arquitetura de processos busca representar o detalhamento do Processo de Trabalho (fluxo de trabalho, ou workflow), que em geral é uma atividade de um Processo de Negócio modelado no nível da visão gerencial.

Neste nível, a modelagem do processo geralmente explicita o quê é o trabalho realizado para cumprir aquela etapa do processo de negócio: quais são as atividades, quem são seus responsáveis, como é a sua ordem de precedência, que diferentes sequências de atividades podem existir de acordo com alguma condição do negócio, em um modelo que representa a lógica sequencial do trabalho realizado.

Um fluxo de trabalho modelado na visão tática também pode ser detalhado em subprocessos para abstrair pontos de complexidade, ou quando o processo é longo e complexo.

As notações de modelagem de processos mais utilizadas para representar graficamente um fluxo de processo de trabalho é o BPMN, o fluxograma e o EPC.
O BPMN tem se mostrado a notação mais adotada pelo benefício de possibilitar que um fluxo de trabalho mapeado pelo negócio possa, com poucas adaptações, ser automatizado em uma plataforma BPMS.

Visão Operacional  | Processos/Procedimentos Operacionais

Dependendo da necessidade de formalização e detalhamento da execução de uma ou mais atividades de um processo de trabalho, é possível que algumas organizações cheguem ao detalhamento da visão operacional.

Neste nível, uma atividade de um processo de trabalho é detalhada de forma a explicitar como o trabalho é feito: quais ferramentas são usadas, qual o passo a passo realizado para executar a operação, quais as práticas adotadas pelo profissional que executa a tarefa, quais os prazos e custos estimados e realizados.

A visão operacional também pode ser representada graficamente através de diagramas em BPMN ou fluxograma mas é mais comum que sejam formalizados como documentação complementar – por exemplo através de POP (Procedimentos Operacionais Padrão).

A visão operacional tem sido uma das fontes de identificação de oportunidades de automatização através da robotização de tarefas (Robotic Process Automation – RPA).

Até que nível de representação da Arquitetura de Processos eu devo ir?

A grande questão em torno da Arquitetura de Processos é o entendimento equivocado de que ela só estará completa quando todas as atividades, tarefas e processos estiverem mapeadas e detalhadas nos diversos níveis listados acima.

Este é um trabalho árduo, que consome muito tempo da organização e que dificilmente traz resultados satisfatórios.

Enquanto o modelo representado na Visão Estratégica (Corporativa) e Gerencial (Processos de Negócio) tendem a ser estáveis por algum tempo na vida a organização, o Nível Tático (Processo de Trabalho) pode sofrer revisões com maior frequência, e as definições em Nível Operacional ocorrem muitas vezes organicamente, no dia a dia da organização, às vezes sem mesmo chegar ao conhecimento da liderança executiva.

As mudanças no nível estratégico ou gerencial acontecem com menos frequência pois ocorrem em situações como quando a organização passa a oferecer um novo produto/serviço ou realiza uma mudança em nível estrutural (como uma fusão, venda de parte do negócio ou aquisição do negócio de uma outra empresa).

Já as mudanças no Nível Tático acontecem em virtude das ações estratégias adotadas pela organização ou necessidades provenientes de urgências operacionais (por exemplo: a mudança de uma legislação que necessita que o fluxo de trabalho realizado seja readequado para atender aos requisitos da lei).

E no Nível Operacional, as alterações são ainda mais frequentes, pois ele reflete as adaptações da operação à constante busca por um pouco mais de ganho de eficiência operacional – por exemplo: a troca de ordem na sequência de passos, paralelismo de ações ou a substituição de um formulário de papel por um formulário eletrônico já impactam as definições de um processo operacional.

Portanto, há ganhos muito mais significativos para a organização em conhecer e estruturar os níveis Estratégico e Gerencial, podendo em alguns casos avaliar a necessidade do detalhamento do nível Tático e em casos muito específicos (como a necessidade de material que viabilize treinamento de uma equipe com alta rotatividade ou por regulações como as requeridas nos negócios relacionados a saúde e segurança) o detalhamento de atividades específicas no nível operacional.

Assim, nossa recomendação é:

  • Elabore e mantenha a arquitetura da Visão Estratégica e Gerencial (Processos de Negócio) para consolidar o entendimento do negócio realizado pela organização e guiar projetos de transformação de processos.
  • Priorize quais Processos de Negócio valem a pena serem detalhados em Fluxos de Trabalho para o Nível Tático, considerando os mais relevantes para análise, redesenho e transformação.
  • Seja bastante criterioso sobre a real necessidade de detalhar o nível operacional, selecionando as atividades na qual esse detalhamento seja de fato necessário, e neste caso defina responsabilidades para mantê-lo atualizado.

Webinar: BPM + RPA: Como unir a eficácia da Transformação com a eficiência da Robotização

Neste webinar, apresentado por nosso diretor Eduardo Britto, falamos sobre o tema BPM + RPA: Como unir a eficácia da Transformação com a eficiência da Robotização – demostrando os principais problemas e desafios de adotarmos soluções de robotização (RPA) sem ter uma visão de Processo (BPM) e como podemos traçar uma estratégia de sucesso unindo iniciativas de processos e robotização na busca pela excelência das organizações.

Confira aqui o vídeo gravado e as respostas para as perguntas enviadas durante o evento!

Slides da apresentação estão disponíveis em nosso SlideShare.

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Qual plataforma de RPA a iProcess utiliza?

A iProcess atualmente é parceira da Automation Anywhere e da uiPath, as duas plataformas que há dois anos tem sido lideres no quadrante mágico da Forrester sobre RPA.

Pergunta: ​Qual a ferramenta para definir os processos, factíveis de robotização?

A iProcess possui uma metodologia de diagnóstico de processos candidatos à robotização, que aplicamos em trabalhos de consultoria ao longo de uma a duas semanas de avaliação em média. O passo a passo desta metodologia e como fazemos isso é um dos tópicos do nosso curso “RPA: do Planejamento à Gestão – Como implantar uma força de trabalho digital” que terá 4 turmas nas principais capitais agora em abril.

Pergunta: Existem algumas sugestões suas para empresas que estão implantando BPMS e Robô, porém, sofrem internamente com desconfiança e até falta de patrocínio das áreas e pessoas?

Tanto para as iniciativas de BPM como para as iniciativas de RPA, o patrocínio é um dos aspectos mais importantes e fundamentais para o sucesso destas iniciativas. É muito difícil implantar com sucesso qualquer projeto desta natureza sem patrocínio, e neste caso, a melhor recomendação é buscar um bom piloto na qual haja este patrocínio e aceitação e fazer, deste caso de sucesso, o meio para alavancar novas oportunidades.

Pergunta: Quando utilizamos macros em excel podemos falar que é uma forma de RPA e como o mercado vê esta prática em sua opinião?

Podemos dizer que a macro Excel é uma forma de automação, mas não de RPA. O RPA traz consigo o conceito de plataforma de robotização, onde existe uma linguagem própria de robotização, existem ambientes distintos de desenvolvimento e produção, existe um ambiente controlado onde é possível controlar o que está sendo executado ou já foi executado, os scripts dos robôs possuem um controle de versão e o acesso a estes é determinado por usuários com direito de acesso a eles.

Pergunta: RPA é sinônimo de programação, por exemplo, javascript?

Não, como mencionei na resposta acima, RPA é uma plataforma de robotização onde uma série de conceitos e preocupações de governança estão inseridos. Maiores informações podem ser obtidas em nosso Blog, no nosso E-book e neste webinar onde apresentamos os conceitos de RPA.

Pergunta: Eu trabalho com fluxo BPMN e RPA e gostaria de saber se o fluxo deve ser básico ou se pode ser mais elaborado, devido eu já estar colocando todas as informações na especificação funcional?

Não existe um padrão específico para a documentação de fluxos de RPA. Alguns fazem esta documentação diretamente no BPMN e nos atributos descritivos da ferramenta, outros preferem gravar vídeos e outros ainda geram extensas documentações mostrando o passo a passo. O importante é que a documentação seja clara o suficiente para que o leitor tenha condições de entender as regras de funcionamento do processo, das aplicações envolvidas e das exceções tratadas.

Pergunta: ​Essa simulação que apresentou sobre cadastro da oportunidade, quanto tempo em média leva para montar um fluxo completo desse BPMS+RPA?

O desenvolvimento de um robô simples, considerando somente a sua programação numa plataforma de RPA, é muito rápida, podendo levar no exemplo que apresentamos algo em torno de 1 a 2 dias. O que temos que ter em mente, contudo, é que um projeto completo de robotização não leva em consideração somente a implementação do robô, mas também a busca dos acessos às aplicações e aos dados que serão utilizados, a análise e modelagem, especificação, criação de roteiros de testes, homologação, produção, estabilização, entre outras atividades. As etapas envolvidas em um projeto de automação são discutidas no nosso curso “RPA: do Planejamento à Gestão – Como implantar uma força de trabalho digital” que terá 4 turmas nas principais capitais agora em abril.

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Afinal, quem é o Dono do Processo?

Ah…, se você chegou a este artigo, é porque esta pergunta já passou por você. Na verdade, esta pergunta passa por todas as organizações que se dispoem a praticar o Gerenciamento por Processos de Negócio.

As melhores práticas de gerenciamento de processos recomendam que para todo Processo de Negócio exista um Dono do Processo.

O BPM CBoK – Corpo Comum de Conhecimento sobre BPM, comenta dentro do tema de Gerenciamento de Processos de Negócio que a implementação do Business Process Management exige a introdução de novos papéis na organização. O mais emblemático entre eles, sem dúvida, é o do Dono do Processo.

“O Dono do Processo é um papel central em uma implementação de Business Process Management e tem atribuído a si a responsabilidade geral pelo gerenciamento ponta-a-ponta de um ou mais processos de negócios (…),  responsável por garantir que o processo atenda às expectativas de desempenho em termos de eficácia e eficiência estabelecidas.”
– BPM CBoK v3.1 – 2.2.10.1 – Dono do Processo

 

Então como determinar o Dono de um Processo?

A principal dificuldade está talvez na própria terminologia empregada. O termo “Dono do Processo” deriva da tradução literal “Process Owner“, empregada internacionalmente. Diferente do termo “Dono”, que em português tem uma conotação forte de posse, a expressão “Owner” em inglês caracteriza mais o sentido de propriedade.

Entendemos que o dono do processo não é um cargo ou uma função organizacional, mas um papel, ao qual são atribuídas responsabilidades de nível estratégico.

Aqui vão algumas dicas para identificar o Dono do Processo/Process Owner de um processo de negócio:

  1. O Dono do Processo é um Papel Estratégico
    O Dono do processo é responsável pelo desempenho de um Processo de Negócio de ponta-a-ponta.
    Pode ser, por exemplo, o processo de Produção de uma fábrica de escova de dentes. O Processo de Produção envolve atividades que vão do planejamento de produção para atender às expectativas de vendas, até a logística de distribuição dos produtos.
    Isto envolve não apenas as atividades executadas pela equipe que comanda as máquinas no chão de fábrica, mas também as de planejamento comercial controle de qualidade, gestão de não conformidades, almoxarifado, manutenção, logística, entre outros.
    O Dono do Processo tem como principal responsabilidade monitorar o desempenho do processo (está tudo dentro das conformidades?) e responder pelas variações do processo de forma que terá que tomar decisões estratégicas – como investimentos, cortes, etc sobre o processo visando garantir seu melhor desempenho. Portanto, precisa ser imbuído de autoridade sobre as equipes envolvidas.
  2. Ser Dono do Processo não significa ser “Dono da coisa toda”
    Um processo ponta a ponta costuma ser um fluxo com grande número de atividades, envolvendo diversas áreas funcionais e etapas de execução.
    É comum que, em uma arquitetura de processos, estas etapas sejam desdobradas em Subprocessos. Além disso, os Processos de Suporte executados pela organização para suportar o Processo de Negócio ponta a ponta também fazem parte e contribuem para o seu desempenho.
    Cada um desses processos também requer gerenciamento e monitoramento, geralmente em um nível mais tático. Essa costuma ser a atribuição de um outro papel – o de Gerente do Processo.
    Por isso, ao definir responsabilidades, considere se não está tentando atribuir responsabilidades de Dono de Processo a um processo que na verdade é parte de algo maior.
  3. O Dono do Processo não precisa ser uma pessoa só
    Em algumas organizações o Dono do Processo pode ser um comitê formado pelos Gerentes ou Diretores das principais áreas envolvidas.

O dono do processo é um papel que surge com a maturidade da prática de BPM na organização.

 

Foco NO Cliente ou Foco DO Cliente: o que sua empresa está praticando?

Muito falamos aqui neste blog de BPM, metodologias, filosofias, técnicas e notações que utilizamos para otimizar os processos de nossas organizações, com o objetivo de gerar maior valor para os clientes.

Mas é importante lembrar que nós mesmos, praticantes ou interessados em BPM, também somos clientes no nosso dia a dia. Somos clientes de empresa de telefonia, banda larga, TV por assinatura, serviço de streaming, e por aí vai.

Basta nos colocarmos no papel de cliente, que logo vem a mente vários exemplos de coisas que não gostamos ou que gostaríamos que fossem diferentes nas empresas que prestam serviços para nós. Vejamos alguns exemplos dos chamados “momentos da verdade”, que são os momentos em que um cliente entra em contato com a organização, que na verdade se trata do contato sempre com um processo desta organização:

  • Eu quero contratar apenas internet banda larga para minha casa, mas a operadora empurra junto uma linha de telefonia fixa, mesmo que eu não utilize.
  • Eu gosto muito de uma série específica e de alguns canais de documentários, mas hoje não disponho de um pacote de TV por assinatura que me permita escolher apenas estas opções. Assim, sou obrigado a contratar um plano mais completo (e mais caro) com dezenas de canais que nunca vou assistir.
  • Eu gostaria de marcar e agendar uma consulta num posto de saúde pela internet, e não precisar ter que chegar as 04:00 da manhã para pegar uma senha para atendimento.
  • Eu ligo para o 0800 de algum prestador de serviço, mas sou obrigado a repetir todo o meu problema a cada vez que sou encaminhado para um atendente diferente.

Por que isso acontece? Porque as organizações (sejam públicas ou privadas) estão praticando o “Foco no Cliente” (atenção à preposição!), ou seja: tentam projetar ou inferir aquilo que acreditam que o cliente está buscando, ou mesmo ignoram a experiência do cliente, por conta de alguma característica ou restrição interna da organização. Algumas características básicas da abordagem com foco no cliente:

  • Geralmente baseado na Cadeia de Valor da organização, onde a empresa projeta o que o cliente deseja.
  • O cliente se adapta e escolhe o que as empresas oferecem, na forma como oferecem. Ou seja, não existe muita customização ou adaptação às necessidades específicas de cada cliente.

Vejamos outro exemplo para diferenciar o foco no cliente e o foco do cliente.

Uma rede de varejo com uma variada adega de vinhos, que oferta produtos em diferentes faixas de preço, entendeu que seria uma boa ideia possibilitar aos consumidores  interessados em alguns produtos de linha superior, experimentarem a bebida para avaliarem se o valor é justo pela qualidade da bebida.

É claro que abrir uma garrafa de um vinho caro para oferecer uma prova a qualquer pessoa que se diga interessada não é uma boa estratégia, até porque sabemos que o vinho não mantém suas características por muito tempo depois da garrafa aberta.

Então, a solução pensada foi de oferecer porções de degustação dos principais rótulos, por um custo acessível e de valor agregado para um bom conhecedor de vinho. Para isso, disponibilizaram um equipamento específico que permite servir porções mantendo o vinho da garrafa aberta sob condições de ambiente que permitam mantê-lo aberto por algum tempo sem perder suas características.

Pensando sob este ponto de vista, parece uma excelente estratégia para aproximar o cliente do produto e conduzi-lo para uma possível venda, sem perder o valor agregado do produto.

Desta forma, definiram a seguinte jornada para o cliente obter a taça de degustação:

Perceba que o processo exige que o cliente (que deseja apenas tomar uma taça de vinho!) passe por uma grande quantidade de etapas para realizar este desejo: entrar em várias filas, realizar cadastros, realizar crédito, etc. A burocracia envolvida certamente desestimularia aquele cliente eventual que teria interesse em utilizar máquina, mas desistiria ao saber de todos os passos que são necessários. E quem sabe ele seria o cliente que levaria aquela garrafa de vinho top!

Neste momento podemos fazer um questionamento: este processo está errado?

Conceitualmente e semanticamente o processo está correto, e possivelmente exista um racional justificando cada uma daquelas etapas. Pode ser, por exemplo, que a organização deseja cadastrar e fidelizar o cliente. Ou queira gerar uma base de dados de clientes para mail marketing e promoções. Mas mesmo que o racional utilizado para modelar todas estas etapas no processo seja justificável, o fato é que do ponto de vista do cliente, este processo é ruim e burocrático!

Então como seria este mesmo processo, modelado com foco do cliente? Vejamos:

Percebam a diferença! O que acontece é que neste caso estamos praticando o foco do cliente, ou seja, o processo é baseado nas expectativas do cliente, com a empresa se colocando no lugar do mesmo.

No foco do cliente, os objetivos são:

  • Avaliar apenas o que realmente importa para o cliente, eliminando etapas que não agregam valor ou não são necessárias do ponto de vista do cliente.
  • Reduzir o número de interações, ou seja, a quantidade de vezes que o processo (a organização) precisa se comunicar ou solicitar algo para o cliente.
  • A percepção do cliente se torna a referência sobre a efetividade ou não do processo. Se, por exemplo, meu processo está gerando muitas reclamações no “Reclame Aqui” ou no Procon, isto significa que o processo não está bem, mesmo que atenda a indicadores internos ou benchmarks disponíveis.
  • Melhorar a satisfação do cliente.

Veja que a abordagem do foco do cliente parte de uma premissa bem simples: entender como o cliente vê que sua necessidade deveria ser atendida e estruturar o processo sob a ótica dele. Mas é claro que nem sempre é tão fácil, podem existir fatores que impedem uma transição completa, como por exemplo:

  • O cliente pode não estar disponível para participar do desenho, que é comum no caso de órgãos públicos onde o cliente é o cidadão, ou empresas que oferecem serviços ao grande público. Certamente existem técnicas que permitem captar o feedback do cliente nestes casos (Canal para envio de sugestões/reclamações, Pesquisas de opinião, etc), mas não costuma ser tão efetivo quanto você ter o cliente contribuindo presencialmente.
  • A empresa pode ser regida por regulações e normas que exigem um certo grau de burocratização (Ex: Sarbanes-Oxley), que pode ser visto como desnecessário para o cliente, mas é importante para fins de auditoria e conformidade da organização.

Acreditamos que é importante tentar mudar o paradigma e passar a adotar, sempre que possível, o foco do cliente no desenho dos processos. Mesmo que não seja viável adotar completamente esta abordagem, apenas o exercício de se colocar no lugar do cliente, experimentando o processo, já fornece uma visibilidade muito boa de como vai ser a interação do cliente com os processos, permitindo inclusive antecipar e tratar possíveis problemas.

BPM não é uma metodologia. BPMN também não. Mas então, o que são?

Para que as boas práticas de fato se consolidem dentro das organizações e o Gerenciamento por Processos de Negócio se torne uma realidade, é necessário reforçar um entendimento básico, que se não for bem compreendido pode levar a uma estratégia errada pela organização.

Esse artigo tem um foco mais conceitual, visando reforçar o que é e o que não é BPM e BPMN.

Primeiramente, precisamos estabelecer a diferença entre disciplina, método e metodologia:

Dito isso, podemos afirmar que:
BPM e BPMN são coisas distintas, e nenhuma delas é uma metodologia.

BPM (Business Process Management) é uma disciplina, ou seja, é a aplicação prática de uma filosofia gerencial em que se entende que uma organização que gerencia o seu negócio com foco em processos deve ser mais eficiente, eficaz e consegue operar com custo e qualidade balanceados e otimizados. Isto implica em monitorar, revisar e melhorar continuamente seus processos.

Para esta esta disciplina funcionar, é preciso desenvolver na empresa três capacidades:

  • humana (pessoas preparadas para trabalhar e gerenciar a atividade do negócio através dos processos)
  • metodológica (sim, métodos é apenas UMA parte de BPM)
  • tecnológica (gerenciar e integrar a inteligência do negócio através de soluções que suportam a execução dos processos).

Portanto é incorreto/limitado dizer que BPM é uma metodologia. O conhecimento comum sobre BPM entende que existem vários métodos, técnicas, ferramentas e notações que podem ser aplicadas em projetos de melhoria de processos, e cada equipe e organização deve definir aquelas que se aplicam para a sua necessidade específica, definindo sua própria metodologia. O BPM CBoK (Corpo Comum de Conhecimento em Gerenciamento de Processos de Negócio) sugere alguns métodos e ferramentas que podem ser aplicados na descoberta, na modelagem, na análise, no diagnóstico, na transformação e no monitoramento do processo, mas não exaure todas as opções, e ainda deixa em aberto a possibilidade de se usar um método totalmente novo e diferente. Se ele tem por objetivo apoiar o entendimento e a transformação de processos, então pode ser considerado uma prática de BPM.

Dentro da capacidade metodológica entra a necessidade de representar processos. Para isso, existem diversas notações: fluxograma, VSM, VAC, EPC, BPMN, entre outras. A notação é apenas um conjunto de símbolos que podemos usar pra descrever graficamente um processo. Portanto, BPMN (Business Process Model and Notation) também não é uma metodologia.  Ela é uma linguagem gráfica, com semântica e gramática bem definidas para os seus símbolos, que possui uma documentação especificando o significado de cada elemento gráfico e que é aberta, portanto existem dezenas de ferramentas que a utilizam (confira algumas no nosso artigo 7 ferramentas gratuitas para criar de diagramas de BPMN).

Entretanto, a abordagem ou método a ser adotado na representação do processo com esta notação pode variar de acordo com o propósito do modelo que está sendo desenhado. Uma visão mais estratégica e de alto nível pode omitir características do processo e usar um subconjunto de elementos completamente diferente de um fluxo desenhado para orientar a execução do trabalho pelos participantes, e é mais diferente ainda de um modelo de processo se transformará em um fluxo automatizado em alguma ferramenta de workflow/BPMS. Esta temática de variação de elementos a usar de acordo com cada tipo de projeto de modelagem já foi explorado aqui em nosso blog, em artigos como Um BPMN para cada propósito de modelagem de processos e Em que nível devo modelar meu processo?.

O que isso tem a ver com a estratégia de adoção de BPM na minha empresa?

Organizações que estão iniciando na sua jornada de gerenciamento de processos comumente buscam apoio e experiência de consultorias especializadas ajudar a dar os primeiros passos.

Contratar uma consultoria de Metodologia de BPM pode ser interessante para a organização definir métodos e ferramentas de trabalho para aplicar na modelagem e  transformação dos processos. Mas a consultoria em algum momento irá embora. E sem desenvolver as outras capacidades, como a organização conseguirá sustentar a iniciativa?

É preciso enxergar BPM como uma nova cultura a ser adotada na organização, que precisa estar alinhada com a estratégia do negócio, ter pessoas preparadas para executar e gerenciar os processos e as ferramentas tecnológicas necessárias para dar transparência e visibilidade sobre os processos.

 

3 dicas para se preparar para o exame CBPP – Certified Business Process Professional

CBPP – Certified Business Process Professional, concedida pela ABPMP Internacional, é certificação a mais valorizada atualmente no mercado brasileiro para os profissionais envolvidos em gestão por processos de negócio, e uma das mais importantes em caráter internacional.

É um grande investimento na carreira profissional de quem atua no mercado de BPM. Por isso, compartilhamos aqui algumas dicas interessantes para você que está se preparando para fazer o exame e se tornar um profissional de processos de negócio certificado.

1) Estude o BPM-CBOK

A base para esta certificação é o Corpo Comum de Conhecimento em Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK), que atualmente encontra-se na sua terceira versão.
O BPM CBOK discute nove áreas de conhecimento sobre a Gestão por Processos distribuindo-as em duas perspectivas – a das atividades do ciclo de vida de processos  (gerenciamento de processos, modelagem, análise, desenho, gerenciamento de desempenho, e transformação de processos), e a da disciplina em nível organizacional (organização do gerenciamento de processos e gerenciamento corporativo). Além disso, também dedica uma área específica para tratar as diferentes tecnologias que suportam a prática de BPM nas organizações.

É importante conhecer bem os conceitos relacionados a cada uma dessas áreas de conhecimento.

Você pode iniciar seus estudos do BPM CBOK com a versão digital deste guia, que pode ser obtido através do próprio site da ABPMP Brasil:
http://www.abpmp-br.org/bpm-cbok-v3-0/

Se você precisar de uma ajuda para revisar a fixação dos conceitos, a iProcess Education tem um kit de Simulado para Exame CBPP, com cerca de 150 questões diferentes sobre todas as áreas de conhecimento do BPM CBOK e inspiradas no exame.
Saiba mais em: http://iprocesseducation.com.br/simulado_CBPP


2) Aproxime a prática do seu dia a dia às boas práticas recomendadas pelo BPM CBOK

O BPM CBOK não é um livro de instruções sobre como aplicar BPM, mas ele faz um alinhamento de questões relevantes e que devem se tornar práticas comuns entre os profissionais nesta disciplina de gestão de negócios.

Avalie o cenário atual da sua organização e trace paralelos com as práticas sugeridas pelo guia. É a melhor forma de fixar os conceitos e se alinhar com a visão de gestão por processos, além de uma excelente forma de avaliar o nível de maturidade da sua empresa no gerenciamento de processos de negócio.

Avalie também se você está preparado para se tornar um profissional CBPP. Como ela é uma certificação de proficiência em BPM, é preciso comprovar experiência para se submeter ao exame. Se precisar, invista em cursos que possam ajudar na sua preparação. 

A iProcess Education tem o compromisso de alinhar em seus treinamentos a teoria do BPM CBOK com a experiência prática dos diversos projetos pela nossa equipe.  Confira as próximas edições do programa de formação Ciclo BPM – Da Estratégia à Medição.


3) Participe do BPM Bootcamp e considere isto um valioso investimento

Com tantas oportunidades para se atuar no mercado de BPM, e tantos papéis diferentes em que uma pessoa pode se envolver, que é bastante natural que os profissionais acabem se especializando em algumas atividades ou conhecimentos específicos. Por exemplo:

  • Há profissionais de BPM que geralmente possuem uma formação em TI e quando entram no mercado de BPM, costumam ter um foco direcionado a projetos de automação de processos. Por isso sua visão da gestão por processos está mais associada à aplicação de soluções e plataformas tecnológicas para controle e monitoramento dos processos.
  • Há profissionais geralmente provenientes de formações relacionadas a O&M e qualidade, cuja especialidade está em modelar e padronizar processos organizacionais. Por isso sua visão de processos está mais relacionada à organização e documentação padronizada do conhecimento da execução de processos e a identificação e mitigação ou solução de potenciais riscos na variação da execução dos processos.
  • Há também os profissionais que atuam em projetos de análise, criando diagnóstico de processos e propondo redesenhos, muitas vezes com o objetivo de reduzir custos ou melhorar a qualidade.
  • Alguns possuem grande experiência em processos de um determinado nicho de negócio (como por exemplo os processos fiscais e tributários brasileiros, ou as particularidades dos processos na área de saúde), outros são mais generalistas, atuando com menos profundidade em uma variedade maior de processos.

As diferentes formas de atuar na disciplina de BPM faz com que a visão conceitual relacionada ao tema de processos tenha uma perspectiva diferente para cada um destes profissionais, e pode estar limitada ao seu conjunto de técnicas e práticas. O profissional CBPP precisa ampliar sua visão além da sua prática diária, devendo conhecer a disciplina BPM em todas as suas áreas de conhecimento, mesmo que sua atividade profissional esteja aprofundada em uma ou duas delas.

Por isso, considere a participação no BPM Bootcamp não como mais um custo para buscar a certificação, e sim como um investimento justamente na ampliação desta visão. O BPM Bootcamp oportuniza a discussão e troca de experiência com profissionais que atuam sob as mais variadas perspectivas da gestão por processos nas organizações e que estão, naquele momento, visando o mesmo alinhamento que você.

Geralmente, o BPM Bootcamp acontece nos dias que antecedem a data de exame para a certificação. Acompanhe a agenda de eventos da ABPMP Brasil e verifique qual o próximo BPM Bootcam e CBPP Exam mais próximo de você:

http://www.abpmp-br.org/

Outras dúvidas sobre o BPM Bootcamp podem ser obtidas diretamente com a equipe da ABPMP pelo email secretaria@abpmp-br.org.