Robotic Process Automation (RPA) – o próximo salto de agilidade em processos

RPA (Robotic Process Automation) é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza partes ou atividades inteiras de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com as interfaces de usuários já existentes nas diversas aplicações utilizadas pelos profissionais da organização. Em outras palavras, o robô faz aquela parte do trabalho maçante do escritório, atualizando planilhas, fazendo cálculos, checando emails, cadastrando coisas.

Baseado na ilustração de Ken Barr para a capa do livro "Star Wars Question and Answer Book about Computers" (1983)Se você leu isso e ficou imaginando o C-3PO (Star Wars), o Sonny (Eu, Robô) ou o Bender (Futurama) em frente a uma mesa de escritório pilotando um laptop e realizando o trabalho diário por você… bem, talvez o que você tem em mente não seja exatamente como é um robô RPA, mas pode ajudar a entender como ele trabalha.

O RPA não é um robô físico, mas um software capaz de executar, de forma automatizada e utilizando recursos cognitivos, os passos de uma tarefa que uma pessoa normalmente faria. Se todos os recursos necessários para realizar o trabalho (como os dados de entrada e as aplicações a serem acessadas) estão em formato digital, o RPA deve ser capaz de realizar a tarefa.

Definindo RPA

O RPA (Robotic Process Automation) consiste em uma aplicação de software que replica as ações de humanos na interação com a interface de usuário de um sistema de computador. Este robô de software opera usando a interface de usuário (UI) da mesma forma que uma pessoa faria, sendo esta a principal distinção das formas tradicionais de integração com sistemas que historicamente são realizadas através de APIs (Application Programming Interfaces).

Por exemplo:

  • Semanalmente a equipe de compras reúne informações de novos fornecedores em uma planilha e envia para uma pessoa que faz login no ERP da empresa e verifica, para cada linha da planilha, se o fornecedor já está cadastrado ou se falta cadastrar no sistema. Para os fornecedores ainda não cadastrados, esta pessoa faz o cadastro e envia um e-mail ao contato no fornecedor solicitando que envie a documentação mínima para efetivar o cadastro.
  • Em uma instituição financeira, toda vez que uma nova análise de solicitação de empréstimo precisa ser realizada, uma pessoa acessa diversos sistemas como cadastro de clientes, Serasa, SPC, bureau de informações entre outros, pesquisando pelo CPF dos tomadores de crédito e seus associados para avaliar sua capacidade financeira. As informações são reunidas em um documento baseado em um template predefinido, que é transformado em PDF e então enviado para um Analista de Crédito para avaliar se vale a pena ou não liberar o empréstimo.

Com RPA, é possível automatizar atividades operacionais e manuais do tipo “monkey business” como as descritas acima, que não agregam valor ao negócio mas que são necessárias à rotina da organização, tornando esse processo muito mais ágil e liberando os profissionais envolvidos nestes processos para focarem em atividades de alto valor como avaliações e tomadas de decisão.

Para realizar o trabalho, o robô é “treinado” para repetir as mesmas ações de uma pessoa para realizar o trabalho, como monitorar emails, extrair anexos, classificar e colocar os anexos em pastas, comparar o conteúdo de documentos, realizar login em sistemas, cadastrar ou consultar informações, analisar e buscar padrões em imagens, reunir dados de diferentes fontes para gerar uma planilha ou relatório entre outras tarefas manuais. As soluções mais avançadas possuem ainda habilidades cognitivas que possibilitam o aprendizado contínuo, adaptabilidade a mudanças e inteligência artificial.

A partir deste “treinamento”, o robô passa a fazer trabalho sozinho a partir de algum gatilho (por exemplo um e-mail que chegou ou um determinado horário do dia), interagindo com as aplicações do computador no lugar de uma pessoa. Para quem olha o computador em utilização pelo robô, poderá parecer estranho ver o mouse na tela se mexendo sozinho, janelas se abrindo e coisas sendo digitadas – mas é exatamente assim que acontece! O robô de software passa a assumir o controle do computador, com cada passo seu sendo rastreado pelo sistema – o que possibilita auditorias ou revisões das ações realizadas.

 

Principais benefícios

Entre os principais benefícios na adoção de RPA, são apontados:

  • Mais rápido e barato de implementar em relação a um projeto típico de desenvolvimento e integração de sistemas, pois não requer alteração das aplicações existentes
  • Redução do tempo de ciclo das atividades: uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.
  • Escalabilidade: é possível ajustar o número de robôs executando a tarefa para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a demanda.
  • Padronização: os robôs executam as tarefas seguindo rigidamente os padrões definidos para a realização do trabalho.
  • Redução de erros: devido aos padrões e regras definidas, o risco de erros é virtualmente eliminado.

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A parceria entre os processos automatizados e os sistemas já existentes em uma organização

Podemos dizer, a partir da experiência da equipe iProcess em automação de processos, que os processos automatizados e os sistemas informatizados das organizações não competem entre si, eles formam uma parceria, se complementam. Dizemos isto porque são nos sistemas já existentes nas organizações que os processos obtém as informações necessárias para a execução dos fluxos de trabalho, utilizando-se para isto de uma camada de integração. Daí o motivo de acreditarmos que ambos se complementam.

Os sistemas já existentes, que também chamamos de legado, não são descontinuados ao serem integrados ao processo automatizado. O processo será responsável pela conexão entre estes sistemas e os usuários do processo. Através do BPMS (Business Process Management Suite ou System), uma organização automatiza processos para aumentar seu nível de controle e monitoramento na execução dos processos. Assim, um BPMS atua como orquestrador da execução dos processos entre pessoas e sistemas, definindo o fluxo do trabalho e da informação entre estes participantes.

Desta forma, os sistemas se preocupam com o cadastro, atualização e consulta das informações armazenadas em base de dados e os processos com a sua distribuição, tendo o foco na sequência de etapas, prazos, distribuição das atividades, integridade do processo e em fornecer o melhor ambiente possível para que as atividades sejam executadas. Em alguns casos, se faz necessário o armazenamento das informações ao longo do processo, mas são informações específicas para o contexto das instâncias do processo, que servem para controle de estado do fluxo e logs de atividades, por exemplo.

Quando se automatiza um processo, na etapa de levantamento das informações, é que verificamos como a parceria entre os sistemas já existentes na empresa e o processo utilizando BPMS se dará. Algumas das informações levantadas nesta etapa são:

  • Informações consumidas e informações geradas pelo processo, isto é, quais as informações que deverão ser recebidas pelo processo oriundas de sistemas e quais as informações que eventualmente deverão ser enviadas para gravação em sistemas existentes da organização, como, por exemplo, ERP, sistemas contábeis ou cadastros corporativos.
  • Pontos de integração, isto é, em quais atividades do processo deverão ser obtidas/geradas informações que alimentam os sistemas legados.
  • Como que o processo e os sistemas legados conversarão entre si, que normalmente ocorre através da camada de integração, utilizando serviços especialmente construídos para isto.

A implementação de BPMS nas organizações não deve ser orientada a substituir total ou parcialmente os sistemas atuais esperando-se que passe eventualmente a ser o repositório central das informações da organização. O BPMS não é a fonte principal das informações que estão sendo manipuladas, mas atua principalmente como integrador delas, buscando e enviando informações para outros sistemas durante a execução dos processos.

A iProcess disponibiliza em sua plataforma EAD mais informações sobre este assunto, através do Curso TDP – Transformação Digital Orientada a Processos.

Webinar – Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo

Neste webinar, apresentado por Kelly Sganderla em 25/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre a importância de realizar um redesenho tecnológico do TO BE, considerando aspectos importantes sobre a visão de processo e visão sistêmica da Solução.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-do-modelo-to-be-para-a-automao-um-repensar-sobre-o-processo

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Para automatizar processos e adotarmos um BPMS, temos uma etapa que é a escolha da ferramenta BPMS. Devemos ter ações paralelas para definir junto ao cliente qual BPMS a ser adotado, caso o cliente não tenha definido qual a ferramenta a utilizar? Que dificuldades afetam o projeto (redesenho e automação) na escolha da ferramenta?
Certamente uma etapa importante na automatização de processos é a escolha de uma da suíte de BPM (BPMS). Dificilmente, porém, a organização irá adquirir um BPMS para automatizar um processo específico, pois este tipo de ferramenta é uma plataforma para automação e controle dos processos da organização. A escolha da plataforma para a gestão de processos é uma decisão corporativa. Cada solução disponível no mercado tem seus pontos fortes e fracos, e seus recursos precisam ser avaliados em relação às necessidades da organização, como sua estrutura, cultura organizacional e planos atuais e futuros para os processos da empresa. A escolha da ferramenta pode impactar diretamente no projeto de automação, pois de acordo com os recursos e funcionalidades disponíveis no produto, o redesenho tecnológico do processo pode mudar.
A iProcess Education lançou recentemente um Kit de Avaliação de plataformas de BPM com vídeo aulas e planilhas de templates para comparação e avaliação de aderência de produtos a centenas de requisitos que precisam ser considerados nesta avaliação, entre as quais os recursos que o produto disponibiliza para o desenvolvimento da automatização do processo.
Para saber mais, visite a página: www.iprocesseducation.com.br/avaliacao_plataformas_BPM

 

Pergunta: Trabalhar o TO-BE significa custo, para empresa como o todo, ainda mais como o TO-Be tecnologico que aparentemente gera mais custo. Tem algum valor de beneficio entre o TO-BE e o TO-BE tecnologico?
A melhoria de processos não deve ser vista como um custo, mas como um investimento. Assim, não devemos avaliar o valor e os benefícios do redesenho de processos pelo custo deste trabalho, e sim pelo seu potencial de retorno do investimento. O redesenho tecnológico possibilita criar uma nova visão de futuro (TO BE) que ao ser comparada com a situação atual nos apresentará que ganhos teremos no processo em termos de redução de custos da sua execução, redução da duração do processo e melhoria na qualidade e produtividade. Isto é fundamental para o cálculo do ROI do projeto – um tema que trabalhamos muito fortemente nos nossos treinamentos do Ciclo BPM.

 

Pergunta: Se a TI não conhece a ferramenta a empresa auxilia neste trabalho a 4 mãos?
Se a equipe que fará o desenvolvimento para a automação do processo não conhece a ferramenta, há um risco bastante elevado de definições sobre o processo não serem viáveis de automação com o produto escolhido, ocasionando necessidades de mudança do processo e do escopo de trabalho durante o projeto – o que no final das contas poderá aumentar o seu custo de implementação. Neste caso, o ideal é contar com um apoio do fabricante ou de consultoria especializada que conheça bem o produto, para realizar este redesenho tecnológico do TO BE.

 

Pergunta: Eu gostaria de rever os slides que falam sobre analista de negócio e de TI agora do final da apresentação.
Os slides utilizados na apresentação estão disponíveis no link do slideshare acima e você também pode rever esta parte da apresentação no vídeo gravado!