Avaliando o real custo-benefício de BPMS livres ou de baixo custo

No nosso último post falamos sobre os motivos que tornam a escolha de uma plataforma de BPMS tão difícil (veja aqui).

Aprofundando a questão da seleção de plataformas, um equívoco muito comum está no fato dos profissionais acreditarem que soluções de BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas. Por vários fatores que veremos a seguir esta premissa nem sempre é verdadeira, sendo fundamental que os seguintes fatores sejam analisados:

  1. Investimento total na ferramenta no longo prazo: Nem sempre o custo de licenciamento é o maior custo na aquisição de uma solução BPMS, principalmente quando visto a médio ou longo prazo. Muitas vezes, o custo de um contrato de suporte e manutenção de uma ferramenta gratuíta é significativamente maior ao final de 3 ou 5 anos do que a soma dos custos de licenciamento e contrato de manutenção de outras ferramentas, de modo que este custo não pode ser analisado somente no primeiro ano.
  2. Requisitos disponibilizados pela ferramenta: Para evitar que o barato saia caro, analise o quanto a solução escolhida é aderente às necessidades da sua empresa. Caso existam requisitos obrigatórios ou opcionais que ela não atenda, verifique qual será o impacto da solução escolhida não ter estas funcionalidades.
  3. Benefícios (reais) de uma solução Open Source: A escolha de uma solução open source (quando o fabricante disponibiliza o acesso ao código fonte do produto) nem sempre traz o benefício esperado pela organização. Via de regra, fornecedores que dão suporte e manutenção às suas ferramentas não permitem, durante o período de vigência do contrato, que seus clientes alterem o seu código fonte, pois isso inviabilizaria o contrato de suporte.
  4. Características do suporte oferecido pelo fabricante: É fundamental verificar como é o nível de suporte fornecido pelo fabricante: Questões como a existência de suporte no país, a língua em que é prestado o atendimento, a possibilidade de se obter um atendimento no local, a disponibilidade 24×7, a existência ou não de um limite de abertura de chamados e o tempo de atendimento à produção devem ser analisados de modo a verificar se o suporte irá atender às expectativas.
  5. Existência de mão de obra qualificada: Uma ferramenta de BPMS, por si só, é uma caixa vazia: não tem nenhuma utilidade enquanto os processos não forem desenvolvidos. Assim, a disponibilidade de mão de obra capacitada para realizar este desenvolvimento torna-se um fator crucial.
  6. Esforço para a formação de um profissional apto a operar com a plataforma: Uma alternativa para uma eventual falta de mão de obra qualificada é a organização investir na formação de pessoal capacitado. Aqui, torna-se fundamental avaliar qual a complexidade desta formação: Quais os pré-requisitos mínimos de conhecimento de um profissional que venha a se capacitar? Como é a qualidade do material de capacitação fornecido pelo fornecedor? Existem instrutores disponíveis para realizar esta formação? Ou existe uma material de auto-estudo que permita esta capacitação? O quão rico é este material?
  7. Verifique o custo da mão de obra especializada: De nada adianta a organização economizar em licenciamento e gastar muito mais a cada projeto de automação que for realizar. Desta forma, é importante que se avalie qual o custo da mão de obra especializada em operar a ferramenta de BPM.
  8. Qual a produtividade oferecida pela plataforma: Finalmente, a produtividade também é um fator essencial na análise de custo entre plataformas distintas. Semelhante à questão do custo da mão de obra, uma plataforma que render uma produtividade significativamente superior às outras pode ter o seu custo de licenciamento pago rapidamente ao final de um primeiro ou segundo projeto de automação.

Qual o melhor BPMS do Mercado?

Frequentemente, clientes e prospects perguntam aos consultores da iProcess qual é a melhor ferramenta de BPMS existente hoje no mercado. Infelizmente não existe uma resposta única para esta questão e a dificuldade em respondê-la advém de inúmeros fatores.

Nesse post procuramos elencar alguns dos motivos pelas quais a escolha de uma plataforma de BPM é uma escolha tão difícil.

  1. Por ser uma escolha corporativa: soluções de BPMS não são soluções departamentais: assim como os processos, que possuem uma natureza transversal na organização, uma solução de BPMS tende a ser utilizada por toda a organização.
  2. Pela necessidade de atender diferentes necessidades: sendo uma escolha corporativa, a escolha da solução de BPMS deve atender a um conjunto amplo de demandas: caso contrário, corre-se o risco de se deixar alguma necessidade organizacional à descoberta. Isso exige que um amplo levantamento de expectativas deve ser realizado antes da sua seleção, de modo a evitar uma quebra de expectativa após a escolha da solução.
  3. Pelo enorme conjunto de funcionalidades disponíveis: Existem hoje mapeados na iProcess mais de 600 requisitos que podem ser avaliados na escolha de uma ferramenta de BPMS. Obviamente nenhuma ferramenta atende a estes 600 requisitos, e tão pouco é comum as empresas terem demandas tão complexas a ponto de necessitar todos estes requisitos sejam atendidos como obrigatórios. Desta forma, o casamento entre o que a empresa precisa e o que a plataforma disponibiliza é um fator crítico de sucesso na escolha da plataforma.
  4. Pelo número de alternativas que existem hoje no mercado: Existem hoje centenas de ferramentas de BPMS disponíveis no mercado. Só no Brasil são fabricadas dezenas, sem contar tantas outras que possuem escritórios de representação instalados no país.
  5. Pelo enfoque dado pelo fabricante ao conceber o seu produto: Via de regra os produtos de BPMS possuem categorias de funcionalidades que se destacam dos demais devido a forma como surgiu o produto. Produtos de BPMS se originaram de diferentes segmentos tecnológicos, tais como a gestão de conteúdo, a colaboração, a integração entre sistemas, a edição de formulários, …
  6. Pela enorme variação de valores financeiros envolvidos: Existem atualmente produtos para todos os bolsos e gostos: desde aqueles que são totalmente gratuítos (mas que possuem contratos de suporte e manutenção) até aqueles cujo o licenciamento pode chegar à centena de milhares de dólares. A forma de licenciamento também tem o impacto direto na sua precificação, sendo os tipos mais comuns as licenças por usuário ou processador.
  7. Pelas plataformas tecnológicas existentes na organização: As plataformas tecnológicas disponíveis dentro da organização podem facilitar ou inviabilizar a escolha de uma plataforma de BPM. Questões como, por exemplo, o sistema operacional utilizado nos computadores clientes e servidores (Windows, Linux, Unix, …); o banco de dados da organização (Oracle, DB2, Postgress, SQL Server, …); o servidor de aplicação disponível (IIS, Apache, WebLogic, Websphere, …); a linguagem de desenvolvimento utilizada (Java, .NET, PHP, …) podem ser fundamentais na análise de aderência de uma ferramenta de BPMS à plataforma atual.

A escolha certa de uma plataforma de BPM passa por uma análise detalhada de cada um destes fatores. É importante ter em mente que a escolha inadequada de uma solução de BPMS pode inviabilizar a execução de alguns processos de negócio da sua organização e, em última análise, até mesmo as suas iniciativas de gestão por processos.

[Atualizado] Leia também: ferramentas BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas?

Até lá.

Até onde vão os benefícios da automatização de processos “zero-code”?

Quando buscamos soluções de BPMS (Business Process Management System), um dos argumentos mais sedutores lançados pelas equipes de vendas dos produtos é o de “zero-code”, ou “código zero”. Zero-code é a promessa de que o produto permite que um usuário de negócio possa modelar seu processo e disponibilizá-lo para execução automatizada sem a necessidade de desenvolver código de programação.

Esta proposta vem de encontro a uma percepção geral do negócio em relação à TI. Num cenário em que as organizações possuem inúmeros sistemas, nas mais diferentes plataformas e tecnologias, e em que o suporte tecnológico encontra dificuldades em atender com agilidade as necessidades do negócio para acompanhar às mudanças estratégicas do mercado, as empresas já não querem mais TI. Querem resultados.

Assim, a expectativa de poder modelar seus processos e executá-los sem requerer o envolvimento de analistas de sistemas e desenvolvedores soa extremamente atraente.

Mas o que significa de fato “zero code” e até onde um processo pode ser implementado com esta visão?

Parte desta impressão é alimentada pela adoção de uma “linguagem” de modelagem de processos em comum: a notação BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN permite que a documentação de um processo em nível de negócio possa ser complementado para adquirir profundidade técnica à medida que é preparado para a implementação. Assim, o processo de negócio modelado pela área de negócio pode ser o mesmo a ser implementado no BPMS adotado pela organização.

O fato de BPMN permitir que usuários de negócio possam mapear e detalhar seus processos, leva muitas ferramentas vislumbrar a participação destes usuários de forma mais ampla do que a simples definição e detalhamento para o desenvolvimento de aplicações tradicionais. O usuário de negócio capacitado pode: definir a cadeia de atividades e suas dependências, definir regras de negócio para manejar fluxos alternativos, detalhar o que deve ser solicitado a cada participante nas atividades para que as mesmas sejam consideradas como concluídas, definir quem são os responsáveis por realizar o trabalho de cada tarefa.

Para tanto, existem algumas premissas básicas na realização de um projeto como este:

I. O(s) usuário(s) de negócio precisa(m) ter alto domínio sobre tecnologia e sobre a ferramenta para compreender e aplicar corretamente cada um de seus recursos;

II. O(s) usuário(s) de negócio deve(m) ter noções de construção de telas/formulários através do qual os participantes irão interagir com o processo em suas atividades;

III. O processo deverá ser essencialmente humano e restrito às informações coletadas em sua execução.

O resultado do processo sem envolvimento da TI está de certa forma limitado às funcionalidades mais básicas da solução de BPM, produzindo um workflow de atividades humanas com baixo nível de (ou sem) inteligência. Sem programação não é possível utilizar-se da inteligência que a organização já possui e que está distribuída nos seus sistemas sob a forma de informação.

Um dos aspectos mais importantes do processo é a informação. Naturalmente, durante o desenho do processo de negócio são identificadas necessidades de informações que precisam ser reunidas de fontes diferentes e eventualmente transformadas para sustentar a execução do processo.

Assim, inevitavelmente a participação de profissionais de TI acaba sendo necessária. Não apenas para o resgate e armazenamento de informações no decorrer do processo, mas a própria questão da interface do usuário nas atividades do processo – que muitas vezes requer mais do que oferece o formulário básico que pode ser construído com os recursos disponibilizados pela ferramenta.

O que ocorre então é a necessidade da própria TI rever seu papel, sobretudo do Analista de Sistemas. O novo analista deve ajudar a construir o processo, identificando juntamente com o negócio os componentes de software que precisam ser desenvolvidos para:

  • coletar informações do processo para alimentar os sistemas legados;
  • buscar informações de sistemas legados para disponibilizar aos participantes do processo, minimizando  a necessidade de acessar a diferentes sistemas para isso;
  • identificar melhorias de interface que reduzam o esforço de interação do usuário com o processo (como busca de valores existentes, cálculos, etc);
  • identificar validações que possam ser feitas pelo sistema para garantir a integridade do processo;
  • identificar formas mais eficazes de realizar o balanceamento de atividades em grupos.

Automatizar atividades humanas sem fazer uso inteligente dos recursos computacionais da empresa no que se refere à obtenção de informações agregará pouco ou nenhum valor ao processo e como consequência apresentará retorno do investimento muito abaixo das expectativas.