Problemas comuns na modelagem de processos em BPMN – I – Atividades de transferência do processo

Vamos iniciar hoje uma série de artigos que pretendemos publicar ao longo dos próximos meses, falando especificamente de erros, problemas e inconsistências básicas de modelagem, comuns de ocorrer quando começamos a modelar processos e ainda não conhecemos muito bem a notação BPMN.

Pra começar, vamos falar de uma questão muito frequente, que se refere ao encaminhamento de um papel do processo para outro. Vamos imaginar um processo de Viagens, que foi descrito pela área de negócio da seguinte forma:

  1. Um colaborador solicita a viagem
  2. Solicitação de viagem é encaminhada (atenção especial ao uso desta palavra) para uma área interna chamada “Administrativo”, que tem a responsabilidade de pesquisar e mandar cotações da viagem para o solicitante
  3. Cotações são então encaminhadas de volta para o Solicitante avaliar
  4. Se a cotação for aprovada, processo é direcionado novamente para setor Administrativo comprar os tickets, do contrário processo é direcionado de volta para o setor Administrativo refazer as cotações

Agora veja como o modelador decidiu, inicialmente, representar este processo:

Note que no caso da primeira transferência do processo, do papel “Solicitante” para o papel “Administrativo”, foram criadas 2 atividades:

  • Uma atividade na raia do “Solicitante”, chamada “Encaminhar Viagem para Cotação para Administrativo”
  • Uma atividade na raia do “Administrativo”, chamada “Receber Viagem para Cotação do Solicitante”

O mesmo comportamento foi modelado posteriormente, na transferência do papel “Administrativo” para o papel “Solicitante”, com as atividades “Encaminhar Cotações para Solicitante” e “Receber Cotações do Administrativo”, respectivamente.

Este trecho do processo não está errado do ponto de vista da notação BPMN. Mas o que temos aqui, no entanto, são atividades que na prática não precisariam existir. O modelador optou por explicitar a passagem de bastão de um papel a outro através de atividades de transferência do processo, mas isso não é necessário: em BPMN, o próprio fluxo de sequencia já tem o papel de representar/realizar esta transferência de responsabilidade dentro do processo. Neste caso, como ficaria o desenho do processo ajustado? Veja a seguir:
Perceba que com esta mudança, deixamos o processo mais simples e limpo, ao mesmo tempo mantemos o comportamento esperado.

O conceito de utilizar apenas fluxos de sequência para representar a transferência de atividades dentro do processo costuma se aplicar mesmo que exista, de fato, um encaminhamento físico sendo realizado. Por exemplo, este processo de viagens poderia ser realizado em papel, implicando que o solicitante tivesse que levar fisicamente a solicitação impressa e assinada para o setor Administrativo. Mas mesmo neste caso não seria necessário modelar as atividades de transferência. Caso fosse necessário ressaltar este aspecto de encaminhamento físico de algo, poderiam ser utilizados outros recursos para representar, como adicionar uma anotação ao processo ou documentar esta característica do processo nos procedimentos das atividades.

Um cenário em que poderia ser necessária uma atividade para encaminhar ou receber o processo seria num caso em que as atividades são reconhecidamente manuais, realizadas no plano físico, e que possuem procedimentos adicionais, como protocolar a chamada do documento esperado, carimbar, etc. Por exemplo, num processo logístico poderíamos ter uma atividade da área de “Recebimento” chamada “Enviar material para Estoque”, onde “Estoque” é uma área da organização:

Note que, em linhas gerais, continuamos falando do mesmo exemplo citado no Processo de Viagens: a passagem de bastão de uma área para outra. Se o ato de encaminhamento físico do material de um lugar para outro envolve procedimentos adicionais e tem um tempo de execução relevante (vamos imaginar neste caso uma grande planta industrial, em que seria necessário percorrer a distância entre um setor para outro), ou seja, a atividade consome efetivamente recursos, então neste caso faria mais sentido criar uma atividade de transferência.

Fique ligado para outros artigos desta série no futuro! ;-)