Activiti x Camunda BPM: o peso da comunidade

O mercado de soluções para BPM está repleto de produtos, comerciais e também software livre.

Entre as ferramentas BPMS disponíveis no mercado no formato de código aberto, dois produtos têm um passado em comum: o Activiti e o Camunda BPM.

O Camunda BPM surgiu em 2013, criado a partir de uma bifurcação do software Activiti da Alfresco. No artigo “Camunda Forks Alfresco Activiti”, Charles Humble da InfoQ explica o nascimento do Camunda BPM e apresenta também uma divergência de opiniões da época a respeito do futuro das duas ferramentas.

Na prática, de uma solução surgiu a outra, e ambas seguem em constante evolução. Este artigo vem comparar o peso das duas comunidades.

Para essa comparação, tivemos que elencar algumas características principais sobre a ferramentas e suas comunidades, e foram elas:

Colaboração – Quantidade de pessoas envolvidas ativamente no desenvolvimento do código-fonte
Atualização – Frequência de melhorias realizadas no software (commits and releases)
Documentação – Facilidade de acesso e diversidade de documentos disponíveis
Integração – Possibilidade de integração com outras tecnologias e exemplos e tutoriais para tal
Relacionamento – Atividade nos fóruns para desenvolvedores

Para essa pesquisa, utilizamos a leitura das documentações disponíveis, seguindo pela busca dos códigos fontes nos repositórios e principalmente de exemplos de utilização e tutoriais. Fizemos algumas estatísticas com base nos contribuintes do código fonte, frequência das últimas alterações e quantidade de desenvolvedores que acompanham as evoluções das duas ferramentas.

Seguimos observando as perguntas realizadas nos fóruns para desenvolvedores e principalmente na existência e qualidade das respostas, acompanhamos também as redes sociais de cada ferramenta e finalizamos observando as questões encontradas na internet de um modo geral (uma boa parte no site StackOverflow).

O resultado da pesquisa gerou insumos suficientes para elaborarmos um quadro comparativo que segue. O quadro permite observar pequenas diferenças na participação da comunidade.

Seguindo a vertente do software livre, lançaremos uma série de artigos falando mais detalhadamente sobre algumas ferramentas disponíveis, como JBPM, Intalio e outras incluindo também o Activiti e Camunda BPM, porém com um enfoque diferente, comparando a arquitetura de BPMS de cada solução.

Fontes da pesquisa:
http://camunda.org/
https://github.com/camunda
https://groups.google.com/forum/#!forum/camunda-bpm-dev
http://activiti.org/
https://github.com/activiti
http://forums.activiti.org/forums/activiti-developers
http://www.infoq.com/news/2013/03/Camunda-Forks-Activiti

Na hora de escolher a plataforma de BPM…

"Mas o que é mesmo que nós precisamos?"

O fato da iProcess ser uma consultoria com longa história, construída no estudo e implementação de soluções para processos através de tecnologias como workflow e BPMS, nos coloca em uma posição bastante interessante em relação ao mercado: entendemos como as soluções de automação funcionam, como é a sua arquitetura, o que as faz iguais e diferentes.

Isso possibilita dizermos então que nossa ferramenta favorita é, na verdade, a solução que mais se encaixa nas necessidades organizacionais, financeiras, culturais e tecnológicas dos nossos clientes.

É por isso que, quando as pessoas nos comentam que estão testando as soluções X, Y e Z e nos perguntam qual indicaríamos, ou qual é o melhor, a nossa resposta é “depende”. Depende porque, em nossos anos de experiência automatizando processos, chegamos à seguinte conclusão: não é uma questão de qual software é melhor comparado a outro software, mas qual é o software que melhor se encaixa às reais necessidades da organização.

Descobrir a solução que apresenta a melhor relação de custo e benefício em BPM requer uma análise que vai além de verificar funcionalidades que uma tenha e a outra não. Ela passa por questões como:

      • “Qual o tamanho da organização em termos de usuários e sistemas que integram os processos de negócio, e qual a perspectiva de crescimento para os próximos anos?”
      • “Como a companhia está estruturada – ela existe em um local centralizado ou se espalha por diferentes locais e regiões? Qual o impacto disso nos usuários dos processos automatizados? Precisamos de um software que suporte multi-línguas e multi-moedas?”
      • “A infraestrutura de TI da organização já tem um direcionador de plataforma tecnológica que pode impactar nesta decisão?”
      • “O que mais a organização precisa deste software além da simples automação dos passos a serem executados no processo automatizado? Monitoramento e ação em tempo real? Arquitetura dos processos de negócio? Ferramentas e metodologias de análise de processos? Posso ter isto em apenas um software ou precisarei de múltiplas ferramentas para cobrir meu ciclo de melhoria contínua de processos?”
      • “Que tipo de processos planejamos automatizar? Quantos? Com que frequência eles são executados, e o software está preparado para gerenciar a quantidade de instâncias?”
      • “O processo que modelamos é o processo que será executado, ou precisa ser transformado em outras linguagens antes de rodar, como do EPC para BPMN, ou do BPMN para BPEL, ou ainda de uma notação gráfica para algo que só o BPMS entende? Consideramos isto aceitável?“
      • “Que outras soluções de software precisarão ser integradas: ERP, BRM, BAM, ECM, etc?”
      • “Que tipo de suporte o fornecedor da solução está preparado para oferecer enquanto desenvolvemos a automatização do processo e após a implantação?”
      • “Onde encontramos profissionais que conheçam o software com a profundidade suficiente para implementar as complexidades naturais dos processos, que vão além do simples workflow de sequência de atividades?”
      • “O quão sólida é a empresa por trás do software – quais os riscos do mesmo ser adquirido por outra empresa gerando mudanças e mais mudanças na plataforma?”

Você percebe que dependendo da organização, o peso e a resposta a essas perguntas podem gerar avaliações bem diferentes?

São tantas questões que precisam ser consideradas neste processo de escolha – e que vão além da simples comparação de funcionalidades, que já consolidamos uma planilha de avaliação com centenas de critérios a avaliar (e que inclusive faz parte do nosso treinamento e pacote de consultoria em Seleção de Plataformas de BPM).

É claro que boas opiniões de quem já usa a ferramenta são essencialmente importantes. É parte do processo de escolha de uma plataforma, mas pode não ser a resposta para a organização.

Há tanto software de BPM sendo oferecido no mercado, que recomendamos sempre que antes de escolher uma ou outra solução para “testar”, por sorte ou porque alguém disse que era boa, considere as reais necessidades da organização – e então escolha aquelas sobre as quais realmente vale a pena investir tempo na avaliação.

Nossa equipe já atuou em projetos utilizando diferentes soluções de BPM. Todas elas são muito boas. É apenas uma questão de entender quais as verdadeiras necessidades da empresa.

Veja mais artigos sobre o tema da escolha de plataforma de BPM publicados aqui mesmo no blog da iProcess:

 


Entendendo o Quadrante Mágico do Gartner para iBPMS

Todos os anos o Gartner, empresa americana de pesquisa e assessoria em tecnologia da  informação, analisa o mercado de tecnologia para mais de 60 tipos de diferentes de software – entre eles as plataformas tecnológicas para BPM. Os relatórios anuais buscam oferecer uma análise qualitativa do mercado, suas tendências, maturidade e participantes, gerando insumo importante para avaliar as soluções oferecidas, e tem sido uma importante ferramenta para apoiar a avaliação e escolha de tecnologia de suporte às iniciativas da gestão por processos.

O relatório Gartner para o mercado de BPMS/iBPMS

Até 2011, o Gartner avaliava todas as soluções para controle automatizado de processos como “BPMS” (Business Process Management Suites). Em 2012, a organização vislumbrou uma tendência de negócio que implicou em uma nova oportunidade de utilização para estas ferramentas. No relatório “The Trend Toward Intelligent Business Operations”, a instituição relata que gestores têm sido requisitados a tomar decisões mais rápidas e assertivas “fazendo menos com mais” em um contexto de negócio dinâmico e em constante mudança. Assim, para superar o desafio criado pela necessidade de melhorar a visão organizacional sobre suas operações e ambiente de negócios, as organizações tem buscado desenvolver a capacidade de tornar suas operações de negócios mais inteligentes, integrando análise aos seus processos e às aplicações que os sustentam.

Assim, o Gartner identificou a operação inteligente de negócios (ou IBO, Intelligent Business Operations) como um novo cenário de uso para as suítes de BPM. Mas para atender estas necessidades, estes produtos precisam evoluir a uma nova geração de software, que a organização chamou de iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite).

De acordo com o Gartner, um iBPMS deve conter todas as 10 capacidades chave a seguir:

  • Um motor de orquestração da execução do processo para guiar o progresso do trabalho estruturado ou não estruturado.
  • Um ambiente de composição baseado em um modelo para o desenho do processo, suas atividades e artefatos
  • Gerenciamento da interação com o conteúdo para suportar o progresso do trabalho baseado em mudanças no próprio conteúdo do processo (como documentos, imagens e áudio)
  • Gerenciamento da interação humana para possibilitar que as pessoas possam interagir naturalmente com os processos em que estão envolvidas
  • Conectividade entre processos e recursos que controlam, como pessoas, sistemas, dados, ocorrência de eventos, objetivos e indicadores de desempenho (KPIs)
  • Análise ativa (em alguns casos denominado continuous intelligence, ou ”inteligência contínua”) para monitorar o progresso das atividades, analisar atividades e mudanças no processo e o que mais estiver envolvido
  • Análise sob demanda para possibilitar suporte à decisão ou decisões automáticas baseadas em análise preditiva ou otimização tecnológica
  • Gestão de regras de negócio pra guiar e implementar agilidade ao processo e garantir aderência ao negócio
  • Gestão e administração para monitorar e ajustar aspectos técnicos do iBPMS
  • Um registro/repositório para busca e reuso de componentes de processos.

Com esta revisão, o número de soluções avaliadas mudou sensivelmente de 27 em 2011 para 13 fornecedores em 2012. Em 2014, o relatório aponta 14 soluções avaliadas.

Em geral, os relatórios do Gartner Group são comercializados e requerem permissão para serem distribuídos.
O relatório do Quadrante Mágico para iBPMS de 2014 foi publicado pela instituição em março e pode ser obtido neste endereço: https://www.gartner.com/doc/2684315.

O Quadrante Mágico para iBPMS

Um dos principais componentes do relatório do Gartner é o Quadrante Mágico (ou MQ, de Magic Quadrant), que mostra as posições relativas dos concorrentes do mercado avaliado.

O Quadrante Mágico é um gráfico formado pelo cruzamento dos eixos horizontal e vertical, que formam quatro áreas. O eixo vertical representa a capacidade do produto de executar aquilo a que se propõe (hability to execute), enquanto o eixo horizonal representa o quão completa é a visão aplicada ao produto da empresa em relação a tecnologia (completeness of vision).

Para identificar a capacidade de executar de um produto, são avaliados critérios como:  a composição do produto ou serviço, a viabilidade da solução a longo prazo, o formato de vendas e precificação, capacidade de resposta ao mercado e concorrentes, execução mercadológica, experiência dos usuários e operações.

A completude de visão (completeness of vision) é medida através dos critérios de entendimento do mercado, modelo de negócio, estratégias de marketing, de vendas, de oferta do produto, de atendimento a segmentos de mercado, de distribuição geográfica e capacidade de inovação.

As áreas formadas pelo cruzamento desses eixos classificam as soluções em:

  • Challengers (desafiadores): Soluções com boa capacidade de execução mas que não agregam tanto em inovação;
  • Leaders (líderes):Soluções que possuem maior grau de inovação e entregam o que prometem.
  • Niche Players (fornecedores de nicho de mercado): possuem produtos em geral focados em um nicho específico, apresentando baixo nível de inovação e de entrega.
  • Visionaries (visionários): soluções que possuem alto nível de inovação mas menor capacidade de entregar o que se propõem.

Através do gráfico fica mais fácil realizar uma análise comparativa das soluções, uma vez que quanto mais para cima e para a direita, melhor está posicionada no quadrante. Além do quadrante, porém há outras informações importantes nestes relatórios que precisam ser levadas em conta:

Observe o progresso da solução através dos relatórios.
Os relatórios são emitidos anualmente, e possibilitam assim identificar as soluções melhor posicionadas, mas também, comparando-se os quadrantes dos relatórios anteriores, identificar o quanto o fabricante está investindo em estabilizar ou melhorar sua solução.

Entenda o que levou ao posicionamento de cada solução no quadrante.
Além do gráfico, cada solução é descrita pelo Gartner apontando seus pontos fortes e pontos de atenção, que podem fazer a diferença em relação às expectativas do cliente.

Considere a presença da empresa no Brasil.
Os relatórios do Gartner analisam soluções com perfil global, o que muitas vezes não se reflete no mercado brasileiro. Muitas das empresas avaliadas pelo Gartner têm pouca (ou nenhuma) base instalada no Brasil, o que pode implicar em dificuldades para se obter suporte e atenção do fornecedor durante a execução dos projetos – sobretudo quando começam a surgir as complexidades dos processos.

Existem boas soluções além do MQ.
Muitos outros BPMS e iBPMS existem além dos que são mostrados no Quadrante Mágico, em geral porque são fornecedores de menor porte, ou porque são novos no mercado e possuem uma base de clientes em produção reduzida, ou porque não atingiram todos os critérios da nova classificação. No Brasil sabemos que há soluções muito boas de BPM que não foram avaliadas pelo Gartner. Entenda os critérios de corte relatados pelo Gartner e considere se podem ser aplicados à sua situação.

Fazendo uma boa escolha de aquisição de BPMS/iBPMS

O relatório do quadrante mágico do Gartner é uma ferramenta muito interessante de análise comparativa de soluções oferecidas no mercado, mas uma aquisição segura não deve se restringir a esta avaliação.
Confira estes artigos para entender mais sobre os pontos de atenção a serem considerados na hora de escolher que solução adquirir para a organização.

Está avaliando uma plataforma de BPM para sua organização? Conte com a experiência da iProcess!
Saiba como podemos ajudá-los através de:
- Workshop de Seleção de Plataforma de BPM
- Consultoria de apoio à Seleção de Plataforma de BPM.

Avaliando o real custo-benefício de BPMS livres ou de baixo custo

No nosso último post falamos sobre os motivos que tornam a escolha de uma plataforma de BPMS tão difícil (veja aqui).

Aprofundando a questão da seleção de plataformas, um equívoco muito comum está no fato dos profissionais acreditarem que soluções de BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas. Por vários fatores que veremos a seguir esta premissa nem sempre é verdadeira, sendo fundamental que os seguintes fatores sejam analisados:

  1. Investimento total na ferramenta no longo prazo: Nem sempre o custo de licenciamento é o maior custo na aquisição de uma solução BPMS, principalmente quando visto a médio ou longo prazo. Muitas vezes, o custo de um contrato de suporte e manutenção de uma ferramenta gratuíta é significativamente maior ao final de 3 ou 5 anos do que a soma dos custos de licenciamento e contrato de manutenção de outras ferramentas, de modo que este custo não pode ser analisado somente no primeiro ano.
  2. Requisitos disponibilizados pela ferramenta: Para evitar que o barato saia caro, analise o quanto a solução escolhida é aderente às necessidades da sua empresa. Caso existam requisitos obrigatórios ou opcionais que ela não atenda, verifique qual será o impacto da solução escolhida não ter estas funcionalidades.
  3. Benefícios (reais) de uma solução Open Source: A escolha de uma solução open source (quando o fabricante disponibiliza o acesso ao código fonte do produto) nem sempre traz o benefício esperado pela organização. Via de regra, fornecedores que dão suporte e manutenção às suas ferramentas não permitem, durante o período de vigência do contrato, que seus clientes alterem o seu código fonte, pois isso inviabilizaria o contrato de suporte.
  4. Características do suporte oferecido pelo fabricante: É fundamental verificar como é o nível de suporte fornecido pelo fabricante: Questões como a existência de suporte no país, a língua em que é prestado o atendimento, a possibilidade de se obter um atendimento no local, a disponibilidade 24×7, a existência ou não de um limite de abertura de chamados e o tempo de atendimento à produção devem ser analisados de modo a verificar se o suporte irá atender às expectativas.
  5. Existência de mão de obra qualificada: Uma ferramenta de BPMS, por si só, é uma caixa vazia: não tem nenhuma utilidade enquanto os processos não forem desenvolvidos. Assim, a disponibilidade de mão de obra capacitada para realizar este desenvolvimento torna-se um fator crucial.
  6. Esforço para a formação de um profissional apto a operar com a plataforma: Uma alternativa para uma eventual falta de mão de obra qualificada é a organização investir na formação de pessoal capacitado. Aqui, torna-se fundamental avaliar qual a complexidade desta formação: Quais os pré-requisitos mínimos de conhecimento de um profissional que venha a se capacitar? Como é a qualidade do material de capacitação fornecido pelo fornecedor? Existem instrutores disponíveis para realizar esta formação? Ou existe uma material de auto-estudo que permita esta capacitação? O quão rico é este material?
  7. Verifique o custo da mão de obra especializada: De nada adianta a organização economizar em licenciamento e gastar muito mais a cada projeto de automação que for realizar. Desta forma, é importante que se avalie qual o custo da mão de obra especializada em operar a ferramenta de BPM.
  8. Qual a produtividade oferecida pela plataforma: Finalmente, a produtividade também é um fator essencial na análise de custo entre plataformas distintas. Semelhante à questão do custo da mão de obra, uma plataforma que render uma produtividade significativamente superior às outras pode ter o seu custo de licenciamento pago rapidamente ao final de um primeiro ou segundo projeto de automação.

Qual o melhor BPMS do Mercado?

Frequentemente, clientes e prospects perguntam aos consultores da iProcess qual é a melhor ferramenta de BPMS existente hoje no mercado. Infelizmente não existe uma resposta única para esta questão e a dificuldade em respondê-la advém de inúmeros fatores.

Nesse post procuramos elencar alguns dos motivos pelas quais a escolha de uma plataforma de BPM é uma escolha tão difícil.

  1. Por ser uma escolha corporativa: soluções de BPMS não são soluções departamentais: assim como os processos, que possuem uma natureza transversal na organização, uma solução de BPMS tende a ser utilizada por toda a organização.
  2. Pela necessidade de atender diferentes necessidades: sendo uma escolha corporativa, a escolha da solução de BPMS deve atender a um conjunto amplo de demandas: caso contrário, corre-se o risco de se deixar alguma necessidade organizacional à descoberta. Isso exige que um amplo levantamento de expectativas deve ser realizado antes da sua seleção, de modo a evitar uma quebra de expectativa após a escolha da solução.
  3. Pelo enorme conjunto de funcionalidades disponíveis: Existem hoje mapeados na iProcess mais de 600 requisitos que podem ser avaliados na escolha de uma ferramenta de BPMS. Obviamente nenhuma ferramenta atende a estes 600 requisitos, e tão pouco é comum as empresas terem demandas tão complexas a ponto de necessitar todos estes requisitos sejam atendidos como obrigatórios. Desta forma, o casamento entre o que a empresa precisa e o que a plataforma disponibiliza é um fator crítico de sucesso na escolha da plataforma.
  4. Pelo número de alternativas que existem hoje no mercado: Existem hoje centenas de ferramentas de BPMS disponíveis no mercado. Só no Brasil são fabricadas dezenas, sem contar tantas outras que possuem escritórios de representação instalados no país.
  5. Pelo enfoque dado pelo fabricante ao conceber o seu produto: Via de regra os produtos de BPMS possuem categorias de funcionalidades que se destacam dos demais devido a forma como surgiu o produto. Produtos de BPMS se originaram de diferentes segmentos tecnológicos, tais como a gestão de conteúdo, a colaboração, a integração entre sistemas, a edição de formulários, …
  6. Pela enorme variação de valores financeiros envolvidos: Existem atualmente produtos para todos os bolsos e gostos: desde aqueles que são totalmente gratuítos (mas que possuem contratos de suporte e manutenção) até aqueles cujo o licenciamento pode chegar à centena de milhares de dólares. A forma de licenciamento também tem o impacto direto na sua precificação, sendo os tipos mais comuns as licenças por usuário ou processador.
  7. Pelas plataformas tecnológicas existentes na organização: As plataformas tecnológicas disponíveis dentro da organização podem facilitar ou inviabilizar a escolha de uma plataforma de BPM. Questões como, por exemplo, o sistema operacional utilizado nos computadores clientes e servidores (Windows, Linux, Unix, …); o banco de dados da organização (Oracle, DB2, Postgress, SQL Server, …); o servidor de aplicação disponível (IIS, Apache, WebLogic, Websphere, …); a linguagem de desenvolvimento utilizada (Java, .NET, PHP, …) podem ser fundamentais na análise de aderência de uma ferramenta de BPMS à plataforma atual.

A escolha certa de uma plataforma de BPM passa por uma análise detalhada de cada um destes fatores. É importante ter em mente que a escolha inadequada de uma solução de BPMS pode inviabilizar a execução de alguns processos de negócio da sua organização e, em última análise, até mesmo as suas iniciativas de gestão por processos.

[Atualizado] Leia também: ferramentas BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas?

Até lá.

A difícil tarefa de escolher uma plataforma BPM para uma organização

Nos mais de 10 anos da iProcess em que acompanhamos a movimentação do mercado na busca pela consolidação de um modelo de arquitetura de software que viabilze a gestão de processos em nível organizacional, percebemos que a escolha de uma plataforma de BPM passou a ser uma das decisões de compra de tecnologia mais difíceis atualmente.

Até novembro de 2011, a Business Modeling & Integration (BMI) Domain Task Force, grupo da OMG responsável pelos padrões relacionados ao tema BPM já havia contabilizado em sua BPM Vendor List (lista de fornecedores de BPM) 195 soluções de tecnologia para BPM disponíveis ao mercado.

Devido principalmente às diferentes origens de cada uma destas soluções, elas naturalmente possuem particularidades que as distinguem significativamente umas das outras, tais como foco específico em algum nicho de processo, melhor desempenho em tipos de processos mais ou menos manuais, integrações nativas ou complementares com outros produtos além das tecnologias de uma plataforma padrão BPM, ou são especializadas em atender uma ou outra etapa do ciclo de gestão de processo.

São estas particularidades que tornam inviável uma comparação através de simples requisitos técnicos ou funcionais entre os produtos, como em geral é realizado em um processos de escolha de software tradicional.

De fato, ao buscar uma solução de BPM, são diversos fatores que contribuem para a complexidade desta tarefa. Entre eles:

  • a arquitetura interna dos produtos, que faz com que cada solução seja mais adequada para determinados tipos de processos, e que é difícil de ser avaliada em apresentações convencionais de produtos;
  • as diferenças na usabilidade dos produtos, o que define como cada ferramenta atende às necessidades dos times de Negócios, de Processos e de TI;
  • a necessidade de integrar a avaliação de plataformas de BPM a iniciativas de SOA, ERP, ECM e BRM, entre outras, desenhando soluções globais para a organização;
  • o paradoxo que mostra que, muitas vezes, ter riqueza de funcionalidades não significa que o produto seja bom;
  • o variável nível de aderência aos padrões BPMN, XPDL e BPEL e o seu impacto na facilidade de uso, na produtividade ao implementar processos e na portabilidade da solução;
  • o grande número de fornecedores do mercado, exigindo o estabelecimento de critérios claros para a definição das ferramentas a serem analisadas;
  • a grande variedade de modelos comerciais para a venda de produtos por cada fornecedor, o que faz com que a comparação financeira precise levar em conta aspectos particulares de cada projeto;
  • os contínuos movimentos de fusões e aquisições, fazendo com que fornecedores e produtos sejam acrescentados ou excluídos do mercado a todo momento.

Então percebemos que um processo de seleção deve considerar não apenas uma enorme quantidade de fatores técnicos, mas também mercadológicos, financeiros, metodológicos e inclusive culturais, evitando o risco de aquisições inadequadas, que podem comprometer toda a iniciativa de adoção da gestão de processos pela organização .

 A seleção de plataforma de BPM para uma organização requer um processo bem definido, com etapas de:

Aqui comentamos superficialmente estas etapas, provocando uma discussão que certamente tomará corpo à medida que a organização define seu processo de seleção.

I. Definição de objetivos.
Antes da seleção, é preciso identificar e compreender quais os objetivos estratégicos da organização que a estão levando a buscar uma ferramenta de gestão de processos. Esta deverá ser a linha mestra do processo de seleção.

II. Levantamento de requisitos da ferramenta.
Ao definir os requisitos para avaliação, considere:

  • Aspectos de produtividade x flexibilidade
  • Tipos de processos da organização a serem automatizados
  • Alinhamento com outras iniciativas tecnológicas de ERP, SOA e BRM
  • Integração com frameworks de desenvolvimento já utilizados pela empresa
  • Facilidades para migração dos sistemas de workflow existentes
  • Necessidades de gestão de documentos vinculados aos processos
  • Características necessárias para o ambiente de execução e administração dos processos
  • Aderência ou requisitos de adequação à metodologia de processos da organização.

III. Pré-seleção de ferramentas.
A partir dos objetivos e requisitos definidos, é necessário restringir o universo de opções a serem avaliadas. Como critério de corte, pode-se utilizar os objetivos de negócio e requisitos identificados como obrigatórios.

IV.Obtenção de informação junto aos fornecedores.
Encaminhe aos fornecedores ou seus representantes a planilha com a lista de requisitos para que os mesmos a retornem preenchida com os requisitos atendidos, não atendidos, parcialmente atendidos ou ainda, que podem ser atendidos através de extensões ou conexões com outros produtos. Obtenha informações adicionais como planos de aquisição do produto, suporte e casos em que o produto já tenha sido aplicado em outros clientes.

V. Apresentação de ferramentas e provas de conceito.
Após a avaliação dos produtos e requisitos, reúna os fornecedores selecionados para que apresentem seus produtos e solicite apresentação de cases de aplicação do produto em outros clientes e prova de conceito para verificar na prática se o produto atenderá às necessidades da organização.

É importante lembrar que o sucesso da adoção de BPM com suporte de tecnologia não depende apenas da qualidade da ferramenta, mas também de uma cultura de processos aliada à uma mudança no paradigma da própria TI da organização, já que há, além da aquisição, a necessidade de executar projetos de automatização dos processos.

Adquirir a ferramenta apropriada para a organização é muito importante, mas é o primeiro passo para o sucesso de uma iniciativa de BPM.