Com o crescimento da temática de Gestão por Processos nas organizações, muitas pessoas tem dúvida de quais seriam as diferenças entre BPM e Workflow. Primeiramente, vamos conceituar cada um destes termos:

• Workflow é um tipo de tecnologia para automação do fluxo de atividades de um processo, tecnologia esta que existe há varios anos. Com uma ferramenta de workflow, é possível coordenar a execução de um processo de negócio através da execução ordenada de tarefas, que podem ser de responsabilidade de pessoas ou de sistemas.

• BPM (Business Process Managament), segundo a definição do BPM CBOK, é “uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretentidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização“.

Podemos identificar de imediato que BPM tem uma abordagem e uma área de atuação muito mais abrangente que Worklow. No que se refere a tecnologia, a adoção de BPM geralmente inclui, por exemplo, a utilização de produtos de software para modelagem, análise e desenho de processos (BPA – Business Process Analysis), automação do fluxo de trabalho (Workflow), motores de regras de negócio (BRM – Business Rules Managament), monitoramento de processos de negócio (BAM – Business Activity Monitoring), Gerenciamento de Conteúdo (GED/ECM) e gerenciamento de repositório de processos.

BPM também é uma disciplina, que orienta a empresa a conduzir sua operação numa abordagem horizontal, com o foco voltado aos seus processos de negócio. Desta forma, é perfeitamente possível que uma organização adote BPM e não precise, necessariamente, implementar ou utilizar uma ferramenta de automação ou BPMS (Business Process Managament System), embora o apoio assistido de tecnologia seja cada vez mais importante para a implementação bem sucedida de BPM nas organizações. Não podemos deixar de mencionar que BPM envolve também mudanças na cultura e valores da organização, indo assim muito além de uma simples plataforma tecnológica para apoio a execução dos processos.

Workflow, por sua vez, refere-se apenas a tecnologia que implementa a automação de fluxos de trabalho. Projetos de implementação de workflow normalmente costumam ser ações mais pontuais, específicas e departamentais dentro da organização, sendo frequentemente tentativas de melhoria de processo problemáticos, com foco por exemplo em diminuição de prazo e maior controle das atividades, e na maioria das vezes sem uma abordagem estruturada e planejada de melhoria de processos embasando o trabalho.

Nota-se que as organizações frequentemente utilizam ferramentas de workflow para automatizar processos de apoio (ex: processo de solicitação de viagem), e não processos primários ou core, o que também é um fator relevante a destacar. Também nota-se que as organizações usualmente automatizam processos numa ferramenta de workflow sem passar por uma fase de análise e desenho prévio daqueles processos, ou seja, sem avaliar as necessidades de melhoria e gerar o modelo TO-BE, o que pode levar a resultados pouco satisfatórios.

Com base no que detalhamos até agora, gostaríamos de concluir este artigo alertando para uma certa confusão que existe hoje no mercado, onde temos ferramentas de Workflow que autointitulam-se como “plataforma de BPM” ou “BPMS”, embora na prática implementem apenas uma parte dos conceitos relacionados a BPM (normalmente a automação de fluxo de trabalho, e eventualmente o gerenciamento de documentos).

É importante ter claro que se uma empresa está apenas automatizando fluxos de trabalho utilizando uma ferramenta de Workflow, sem uma abordagem estruturada para gerenciamento e monitoramento de processos de negócios que embase este trabalho, ela não está implementando BPM, mas apenas automatizando seus fluxos de trabalho.