Já discutimos os objetivos e Benefícios da Automação de Processos. Conversamos também sobre se vale a pena automatizar todo e qualquer processo neste estudo de caso e o que é preciso levar em conta ao tomar a decisão.

Hoje, no entanto, vamos – através de casos práticos onde isso foi utilizado – nos aprofundar um pouco mais sobre aquele que é, talvez, o benefício da automatização de processos mais evidente de todos: A Automatização de Atividades em processos automatizados com a ajuda de um BPMS.

As candidatas ideais são aquelas atividades onde a interação humana agrega pouco valor à realização da tarefa. Vejam, por exemplo, os casos abaixo:

• Integração com Sistemas Legados:

A atividade representada aqui é parte de um subprocesso onde todos os envolvidos aprovaram a criação de uma nova vaga para contratação pela organização. Deste modo, resta apenas a atividade de incluir a vaga solicitada no sistema de recrutamento e seleção.

No nosso exemplo, é o processo que irá transferir, automaticamente, ao sistema legado, todas as informações da vaga. E é aqui que temos claro o benefício da automatização desta atividade: as características da vaga já estão todas incluídas e formalizadas no processo, tendo sido avaliadas pela Direção e Departamento de RH; não há a necessidade de um colaborador realizar o cadastro manualmente, proporcionando ganho de produtividade e redução do tempo necessário para conclusão do processo. Mais do que isso, evitam-se erros na transposição de quaisquer um dos dados relativos à vaga.

• Identificação de aprovadores ou hierarquia de aprovação

No subprocesso representado acima, a busca por um novo aprovador é automatizada. Ou seja, quaisquer regras que existam para determinar quem deve ser o próximo a aprovar o crédito (e até mesmo se é necessária outra aprovação) podem ser automatizadas buscando a informação em um cadastro existente na empresa. Não é preciso que um colaborador seja responsável pela tarefa de identificar o próximo aprovador.

• Mudança de fluxo do processo

Em um processo de negócio, torna-se bastante trabalhoso que as diferentes pessoas responsáveis por atividades chave tenham de determinar a quem dirigir o resultado do seu trabalho. A automatização destas tarefas podem evitar a existência de papéis cuja única responsabilidade é o roteamento da informação e, também, protegendo a organização dos possíveis erros e atrasos por um direcionamento inadequado.

• Automatização de Regras de Negócio

No fluxo acima, o processo foi automatizado para identificar o custo total de uma Solicitação de Viagem e, por consequência, realizar ações diferentes de acordo com uma regra. Em casos como este, é totalmente desnecessário que um colaborador realize tarefas que podem ser integralmente automatizadas, executando-as com maior eficiência e rapidez.

De modo geral, ao decidir por automatizar atividades, é preciso encontrar aquelas que estão perfeitamente definidas e/ou são repetitivas o suficiente. Sem a intervenção humana, pode-se reduzir drasticamente os tempos necessários, custos e erros.

No entanto, sem a tecnologia adequada ou se realizado de forma incorreta, podemos ter casos onde a automatização é muito complexa, resultando em custos mais altos e menor flexibilidade e adaptabilidade às mudanças. É preciso, portanto, perguntar-se que atividades devem ser automatizadas e não somente quais podem se tornar automáticas, além de encontrar sempre os meios de menor custo possível para essa automatização.