Em sua riqueza de elementos para a representação de processos de negócio, a notação BPMN traz uma classificação de tipos de tarefas.

Elas ajudam a identificar a forma como a tarefa deve ser executada:

Estes elementos e seus comportamentos esperados estão descritos na especificação BPMN (disponível em https://www.omg.org/spec/BPMN/Current). Apesar disto, a identificação de quando usar cada tipo de tarefa ainda é alvo de alguma ambiguidade.

Em uma série de três artigos, trataremos estes tipos de tarefas com mais detalhes para esclarecer as dúvidas comuns. Para facilitar o entendimento, trataremos os tipos de tarefa de acordo com seu propósito (essa divisão não é oficial):

• Tarefa abstrata: abstract task (neste artigo)
• Tarefas de interação humana: user task e manual task (neste artigo)
• Tarefas de execução de rotinas automáticas: service task, script task e business service task
• Tarefas de comunicação: send task e receive task

Tarefa abstrata

A tarefa abstrata (abstract task) é a tarefa sem tipo específico.

Sobre ela, a especificação diz:

“Uma tarefa sem nenhum tipo de especificação é chamada tarefa abstrata (Abstract Task) (ela era referenciada como None Task em BPMN 1.2).” (pag. 154)

Ou seja, a tarefa abstrata (abstract task) pode ser utilizada em modelagens cujo tipo de tarefa ainda não está definido ou em casos onde a tipificação da tarefa simplesmente não se faz necessária. É o caso dos processos executados manualmente.

Tarefas de interação humana

Para representar tarefas cuja execução envolve a atuação de pessoas em um processo, BPMN sugere dois tipos de tarefa: a user task (tarefa de usuário) e a manual task (tarefa manual).

O que a especificação diz sobre estes tipos de tarefa:

“Uma Tarefa de Usuário (User Task) é uma tarefa típica de “workflow” onde um ator humano desempenha a tarefa com a assistência de uma aplicação de software e é disponibilizada através de uma lista de de trabalho ou outra forma de gerenciamento semelhante. ” (pág 160)

“Uma Tarefa Manual (Manual Task) é uma tarefa que é esperada que seja executada sem o suporte de nenhuma aplicação de execução de processos de negócio ou outra aplicação. Um exemplo disso pode ser um técnico de telefonia instalando um telefone no endereço de um cliente.” (pág 161)

“10.3.4.1 Tarefas com o envolvimento humano
Em muitos fluxos de trabalho, o envolvimento humano é necessário para executar certas tarefas especificadas no modelo de fluxo de trabalho. BPMN especifica dois tipos de tarefas com o envolvimento humano, a Tarefa Manual (Manual Task) e a Tarefa de Usuário (User Task).
A tarefa de usuário é executada e gerenciada por um motor de execução de processos de negócio. Atributos relativos ao envolvimento humano, como as pessoas envolvidas e a renderização de interfaces de usuário (UI) podem ser especificados em grande detalhe.(…)
Uma tarefa manual é uma tarefa que não é gerenciada por qualquer mecanismo de processo de negócio. Ela pode ser considerada como uma tarefa não gerenciada, não gerenciada no sentido de que o motor de processos de negócio não acompanha o início e o fim de tal tarefa.
Um exemplo disso poderia ser uma instrução de papel como base para um técnico de telefonia instalar um telefone em um local do cliente.” (pág 165)

Ou seja, uma user task (tarefa de usuário) é a tarefa que é executada através de uma aplicação e gerenciada por uma lista de trabalho⁽¹⁾. Em outras palavras, é a tarefa realizada através de uma aplicação, como um BPMS (Business Process Management Suite), uma aplicação de workflow, uma ferramenta de gestão de cronograma ou qualquer outro sistema que apoie o controle do processo.

Já as tarefas manuais (manual task) são aquelas executadas no mundo físico, sem o controle por parte de uma aplicação de gerenciamento do fluxo de trabalho.

Aqui há uma confusão comum na interpretação do “uso de uma aplicação”, inclusive replicada em literatura. Para entender claramente a diferença entre elas, é preciso compreender que o que define se uma tarefa é user ou manual task não é se usamos alguma ferramenta para executá-la, e sim se há um sistema controlando a sua execução.

Isto quer dizer que, se temos por exemplo um processo de venda de produtos que é todo executado manualmente, mas em uma determinada atividade uma planilha eletrônica é usada para calcular o valor a ser cobrado do cliente, e um e-mail é enviado ao cliente com o orçamento do produto, ainda assim (apesar de usar uma aplicação de planilha e o software de e-mail para o trabalho) esta será uma tarefa manual, pois não há controle nem gestão sobre quem faz, quando iniciou e quando concluiu a tarefa.

Numa modelagem de processo que não será automatizado, e que portanto são pessoas que lerão e interpretarão o modelo, não faz muito sentido essa diferenciação, já que as pessoas, ao lerem a documentação do processo, têm condições de interpretar o modelo mesmo que os tipos de tarefas não estejam esclarecidos.

Na modelagem para automatização, entretanto, isso é muito importante. A tarefa de usuário é aquela em que o processo deve aguardar que um usuário informe o resultado do trabalho, registrando que a mesma foi concluída para então dar seguimento ao fluxo do processo. Já sobre a tarefa manual o sistema não tem nenhum controle, então mesmo que ela seja incluída no modelo, ele “passará batido” por ela.

Por exemplo:
Considere novamente o processo de atendimento de chamado, no qual há uma atividade para um técnico de telefonia para realizar uma visita técnica ao cliente, e que este processo terá sua execução controlada por uma aplicação (por exemplo um BPMS).

Neste processo, podemos ter dois cenários:

Assim, concluímos que, na modelagem com a notação BPMN, o tipo de tarefa não é definido pelo uso de sistemas para realizá-la, e sim se há alguma aplicação sendo utilizada para controlá-la.

_______

⁽¹⁾ Processos podem ser controlados por aplicações de diferentes tipos. Isto já foi tema deste blog no artigo Gerenciando a execução de processos com (ou sem) um BPMS.