O gerenciamento da base de conhecimento é um problema com o qual as organizações deparam-se já há muito tempo. No início, os maiores desafios eram reduzir o espaço físico necessário para o armazenamento dos documentos, garantir sua preservação física e agilizar o acesso a eles.

Com o advento da tecnologia de armazenamento digital estes desafios foram superados. No entanto, inseridas em um contexto globalizado, as organizações foram obrigadas a buscar diferenciais competitivos e viram na agilização do fluxo de suas informações um caminho para atingir este objetivo.

A crescente importância estratégica do conhecimento empresarial, seja este interno ou proveniente de bases externas, faz com que muitas organizações passem a valorizar o seu conhecimento e tentem organizá-lo e administrá-lo de maneira mais eficaz. Com isso buscam tornarem-se mais competitivas nos seus mercados de atuação.

Uma grande parte das informações de uma organização se apresenta de forma desestruturada, localizadas em documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas e outros formatos, os quais na maioria das vezes são de difícil acesso e localização. Tornar este conhecimento um conteúdo organizado, disponível e acessível para sua equipe interna, parceiros de negócios e até clientes, através de uma melhor gestão dos documentos gerados, é fator determinante para alavancar um melhor desempenho.

O tema Gestão de Conteúdos Corporativos (ECM – Enterprise Content Management) é um dos componentes principais e fundamentais da área de gestão do conhecimento. Atualmente, as soluções de ECM são reconhecidas pelas organizações como uma das tecnologias com o maior potencial de utilização e diferencial competitivo para gerir sua base de conhecimento.

No âmbito do serviço público há casos que merecem destaque, como TST, TRT4 e TSE, que possuem soluções de ECM implementadas. Podemos destacar o TST e STJ, que implantaram ECM para diminuir o tempo de decisões judiciais, fazendo uso de mecanismos de busca para encontrar uma decisão semelhante e aplicá-la em outro processo.

O que é ECM?

O tema ECM, a cada ano que passa, vem ganhando destaque dentro das organizações. Pode ser definido como um conjunto de tecnologias que provê o meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações baseadas em documentos e dados eletrônicos durante todo seu ciclo de vida.

Estas soluções possuem diversas funcionalidades para manipular e manter conteúdo, como a captura de documentos (papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.), digitalizando-os e arquivando-os de maneira adequada, com alto grau de compactação, de modo a facilitar a sua busca, além de garantir o compartilhamento da base de conhecimento das organizações com segurança e agilidade. O ECM ajuda a controlar e organizar as informações (eletrônicas ou em papel).

Abaixo ilustração do ciclo de vida das informações mantidas pelo ECM:

Benefícios do ECM

ECM é visto como um diferencial competitivo que permite gerenciar as informações de forma eficaz, trazendo para as organizações diversos benefícios como:

• Recuperação Rápida – Velocidade e precisão na busca e localização de documentos.
• Qualidade de Atendimento – Proporciona respostas rápidas e precisas, melhorando a qualidade de atendimento ao cliente (interno e externo)
• Gerenciamento automatizado de processos – Minimiza recursos humanos e aumenta a produtividade. Workflow de Aprovação, liberação e publicação de documentos.
• Arquivo Digital – Reduz o risco de perda ou danificação de papel. Mantendo as versões de arquivos em sistemas ECM evita-se desgaste dos papéis com seu manuseio.
• Maior Garantia de Segurança – A base de conhecimento é um dos maiores ativos das empresas e seu uso deve ser gerenciado dentro das políticas de permissão gerais. As soluções de ECM garantem a seus usuários uma flexibilidade de controle sobre documentos. Controles de segurança nas pastas, documento individual, nível de palavras e/ou para diferentes grupos ou indivíduos. Um excelente diferencial se comparado ao controle de conteúdo físico, onde todos os documentos de papel arquivados em um armário possuem o mesmo nível de segurança (ou você tem a chave e acesso a todos eles, ou não tem a nenhum).
• Economia de Espaço – Soluções de ECM recuperam valiosos espaços físicos no escritório e arquivo permanente, reduzindo drasticamente as pilhas de papéis.
• Recuperação de desastres – Possui funcionalidades que permitem fazer backup dos documentos, enquanto papéis são vulneráveis a incêndios, enchentes e roubos. Estas funcionalidades acabam trazendo maior segurança para o banco de dados da organização.
• Controle de Versionamento – Esta funcionalidade é importante pois, ao longo dos processos/projetos os conteúdos sofrem atualizações. Estas modificações devem ter seu histórico registrado para possibilitar um eventual rastreamento. Novas alterações devem ser realizadas sempre a partir da última versão anterior validada. Esta funcionalidade traz mais segurança para as organizações, uma vez que minimiza o risco de que seus colaboradores estejam trabalhando em documentos desatualizados, evitando o retrabalho e com isso reduzindo o custo da operação.
• Melhoria no processo de tomada de decisões – O acesso ágil às informações é essencial para a tomada de decisões rápidas e assertivas.
• Redução de custos – Praticamente elimina cópias de documentos, já que há disponibilização de documentos em rede.
• Base de Conhecimento – Permite que as organizações gerem uma base única do conhecimento.
• Integração com outros sistemas e tecnologias – Tecnologia viabilizadora de outras, como BPMS, ERP, SCM, CRM e BI.
• Compartilhamento da Informação – Facilita atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

Diante de tudo que abordamos neste artigo, podemos concluir que o ECM se trata de um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdos corporativos.

Evidentemente, dada esta abrangência, não tivemos a pretensão de esgotar o assunto, mas, simplesmente, de trazer uma visão simples e objetiva, dando ênfase aos benefícios que esta solução pode trazer às organizações.