Com múltiplas funcionalidades e novos recursos sendo incluídos periodicamente, as ferramentas de BPMS (Business Process Management Systems) tem se destacado como uma das categorias de software mais abrangentes disponíveis no mercado atualmente. A promessa de juntar num mesmo mundo a área de processos, de negócio e TI, através dos recursos de modelagem, análise, redesenho, automação e monitoramento de processos, certamente vem chamando a atenção de muitas organizações, que buscam melhorar seus processos e ter mais agilidade e competitividade.

Com a intenção de destacar a sua ferramenta das demais, é muito frequente nos depararmos com o discurso de fornecedores das ferramentas de BPM contendo frases de impacto marcantes, mais ou menos nesta linha (obs: nenhuma frase é real):

• “Ferramenta de código zero! Não precisa de uma linha sequer de programação!”;
• “Não dependa mais da TI!”;
• “Coloque todo o poder nas mãos da área de negócio!”
• “Dê aos usuários a possibilidade de alterar e modificar os processos em tempo real!”

Mas então… o quão próximos estamos da própria área de negócio começar a desenhar e automatizar processos, sem necessitar do envolvimento da TI?

De cara, vamos esclarecer um ponto bem importante: automação de processos ainda é, em grande parte, desenvolvimento de software. O que muda em relação ao desenvolvimento de software convencional é apenas a percepção do usuário final do que estaria pronto ou não. Se temos uma aplicação web sendo desenvolvida e elaboramos um protótipo HTML pra fazer uma apresentação preliminar ao usuário final, não raro o feedback recebido é: “Que legal, está pronto?”. Já num projeto de automação de processos, temos um lindo processo modelado em BPMN na ferramenta, o que com alguma frequência também leva os usuários a mesma conclusão: “Mas o processo já está todo desenhado na ferramenta! O que está faltando?”. Ora, pode estar faltando tudo! :-)

O fato de termos um processo modelado em BPMN dentro da ferramenta de BPMS, não significa que ele está pronto pra ser executado, ou que qualquer pessoa com conhecimento em BPMN tenha necessariamente condições de automatizá-lo. Isto ocorre por (dentre outros) vários motivos:

• É necessário definir o modelo de dados do processo, que são todos os atributos/informações necessárias durante a execução do processo. Isto pode a princípio parecer uma tarefa simples de criar os mesmos campos que haveria em um formulário de papel ou numa planilha eletrônica, mas o processo precisará de mais informações do que isso. Desde informações dinâmicas que aparecem na lista de trabalho, a informações que aparecem no detalhamento das atividades ou mesmo atributos puramente técnicos, invisíveis ao usuário e que só servem para possibilitar a implantação de algum requisito;

• É necessário conhecimento de integrações de sistemas, visto que em grande maioria dos casos, um processo automatizado tem integração com um ou mais sistemas, para buscar ou gravar informações que são manipuladas no processo. É possível automatizar um processo sem integrações, mas a sua inteligência ficará bastante limitada. Por exemplo, se um aprovador precisa de uma informação que já existe em outro sistema para tomar uma decisão, por quê não faríamos uma integração para buscar este dado, e mostrar a ele na hora de realizar a tarefa? Se já existe um cadastro de fornecedores, por que não fazer uma integração para buscar uma lista de fornecedores, facilitando o preenchimento de uma tarefa e evitando que o usuário tenha que ficar digitando todos os dados?

• É necessário conhecer como fazer a atribuição dos papéis (roles) aos usuários na ferramenta, sendo frequentemente necessária integração com repositórios de usuários (ex: Active Directory). É possível fazer atribuição direta (“de/para”) de roles do processo para grupos de usuários criados na própria ferramenta de BPMS, mas em cenários reais de automação, muito provavelmente isto não será o suficiente e algum tipo de integração com sistemas ou repositórios de usuários será necessária;

• É necessário conhecimento de como a ferramenta de BPMS implementa os padrões de workflow/BPMN. Por exemplo, como implementar um subprocesso multi-instance na ferramenta? O fato de marcar um “check” em alguma tela da ferramenta não significa que o comportamento esperado vai ser realizado. É necessário que o usuário de negócio saiba exatamente as implicações, em termos de automação de processos, de um subprocesso multi-instance;

• É necessário definir e desenvolver todas as interfaces de usuário. A ferramenta de BPM pode oferecer recursos de criação de formulários eletrônicos amigáveis e com pouco código, o que na primeira vista possibilitará ao usuário a criação rápida de formulários eletrônicos. Mas em boa parte das soluções de BPMS é necessário conhecimento mais técnico para conectar este formulário ao modelo de dados do processo, plugar as integrações necessárias (sempre elas!) e definir regras de validação e interface, que não raro exigem a criação de linhas de código de software.

Talvez você agora esteja achando que a resposta para a pergunta do título seja “Não”, certo? Ou talvez esteja achando que os discursos de marketing das ferramentas coloquem uma pressão exagerada nas áreas de negócio, influenciando a tentar resolver todos os seus problemas sozinhas.

A boa notícia é: nem tanto ao mar, nem tanto a terra. Dependendo do BPMS sendo utilizado, se estivermos falamos de um processo simples, sem integração com sistemas externos, com regras de negócio e de interface básicas, então apenas o treinamento na ferramenta poderá sim permitir avanços por usuários de negócio.

Mas não podemos deixar de comentar que os melhores resultados são obtidos quando TI e negócio trabalham juntos, ou seja, existe colaboração na automação de processos. A boa notícia é que as ferramentas de BPMS tem evoluindo muito para reforçar este trabalho colaborativo, onde usuários de negócio podem iniciar o trabalho definindo os processos, quem sabe até mesmo desenhando algumas interfaces de usuários (o que no passado era uma atribuição exclusiva da TI), e no momento adequado a TI poderá “entrar em cena” e colaborar, se encarregando das tarefas mais técnicas.

Esperamos ter colocado um pouco mais de luz sobre esta situação. Pra finalizar, não podemos deixar de louvar o empenho e sucesso dos fornecedores de ferramentas de BPM em deixar as ferramentas cada vez mais produtivas e amigáveis. Temos hoje ferramentas com quase zero código, montagem de formulários eletrônicos de forma intuitiva e configuração visual de integrações. São recursos que certamente incentivam os fornecedores a elaborar este discurso de marketing. :-)