Usar ou não usar pools e lanes (piscinas e raias) na modelagem de processos é uma discussão de longa data e persistente ainda nos dias de hoje.

A especificação da notação BPMN apresenta e explica a utilização destes componentes mas declara que o seu uso é opcional, o que dificulta ainda mais o entendimento por algumas equipes sobre quando e como usá-los.

Modelar com swimlanes pode trazer clareza visual sobre as entidades organizacionais envolvidas no processo, porém tende a deixar o diagrama mais carregado visualmente, já que haverá mais linhas para se cruzarem e em alguns casos conectores mais longos para unir atividades em raias distantes.

Não utilizar swimlanes, por outro lado, permite aproximar as atividades e elementos do fluxo criando um diagrama teoricamente mais enxuto, mas torna implícito a identificação das áreas e papéis envolvidos – o que até poderia ser resolvido por outros artifícios como o uso de anotações ou complementação na descrição das tarefas (forçando a ter caixas maiores para cada elemento do fluxo e igualmente carregando visualmente o diagrama do processo).

Entre os prós e contras de cada abordagem, há um aspecto muito mais relevante a ser considerado: para quê o modelo de processo está sendo criado.

Exploramos aqui três focos de modelagem que podem ajudá-lo nessa avaliação.

Para ilustrar cada abordagem, vamos utilizar como exemplo um fluxo inspirado no clássico processo de tele-entrega de pizza, traduzido livremente do modelo “5.2 The Pizza Collaboration” em BPMN 2.0 by Example (já usamos este exemplo em um outro artigo sobre modelagem de processos no blog da iProcess – aqui).

1. Quando o foco é analisar como as atividades adicionam valor ao processo 

Neste caso, a melhor abordagem de modelagem pode ser sem lanes, desenhando o processo como um fluxo linear em que todas as atividades essenciais estão em uma mesma linha, e tudo o que é contorno/alternativa é mapeado para cima ou para baixo do fluxo.

Esta é uma abordagem de uso da notação BPMN inspirada em Lean, no qual o Value Stream Mapping (VSM) busca mapear o fluxo de adição de valor do processo.

Esta abordagem foca na fluidez das atividades essenciais à produção do resultado do processo, que são as que devem ser priorizadas em ações de melhoria do processo visando a sua otimização.

2. Quando o foco é compreender as responsabilidades dos envolvidos na execução do processo

Aplicar a abordagem de raias para representar os papéis envolvidos no processo é interessante para deixar mais claro visualmente as responsabilidades de cada participante.

Isto possibilita identificar que atividades são executadas por cada papel, e a partir disso identificar quais são as habilidades, competências e nível de autoridade requerido na execução de cada etapa do trabalho.

3. Quando o foco é tornar explícitas as interações do cliente com a organização através do processo 

Neste caso, o uso de pools e lanes traz uma camada de informação visual adicional importante, que é a da comunicação entre o processo da organização e o processo do cliente. É possível não apenas identificar onde estão os “momentos da verdade” em que o cliente interage com a organização, mas também com quem e por quê ele faz essas interações.

Esta abordagem é ideal em projetos de transformação que têm como objetivo alinhar o negócio ao foco do cliente, possibilitando compreender a sua experiência atual.

Todas essas abordagens são possíveis dentro da utilização da notação BPMN conforme as suas regras – portanto não existe certo e errado.

O melhor caminho é, em primeiro lugar, ter claro qual o propósito da modelagem que estamos realizando e então definir a melhor estratégia de uso da notação!