As iniciativas de automação de processos nas empresas têm sido cada vez mais frequentes e já abordamos esse tema em diversos artigos. 

No entanto, boa parte dessas iniciativas falham devido a diversos fatores organizacionais, humanos e técnicos.

Mas, se a automação de processos pode trazer tantos benefícios às empresas e aos seus colaboradores, quais seriam os principais desafios?

Principais obstáculos

Dentre os fatores organizacionais, o maior desafio da automação de processos, hoje em dia, é a falta de abertura por parte dos gestores e donos de empresas. Conseguir equilibrar os interesses de diferentes partes, as motivações políticas internas e possíveis reestruturação das áreas pode ser um grande desafio a ser vencido.

Além disso, temos outro fator importante a ser observado, o fator humano!

Será necessário quebrar alguns paradigmas onde as pessoas não acreditam em novas tecnologias devido a iniciativas que foram abandonadas no passado, o medo do desconhecido, sair da zona de conforto, trazer à tona os problemas que hoje não eram evidenciados e principalmente de ter seu trabalho medido.

Ao realizarmos o mapeamento do processo, outros desafios podem surgir. Um deles é o desconhecimento do processo como um todo pelos participantes, que não percebem onde o gargalo do processo realmente está. A forma que a pessoa atua no processo poderá influenciar as etapas seguintes e a falta de uma visão holística pode gerar impactos no processo mais para frente.

Durante o levantamento do processo também nos deparamos com fatores técnicos e de produtividade, onde o sistema legado não está preparado para integração orquestrada por processo, gerenciar as etapas do processo com granularidade diferentes e principalmente a padronização das atividades. Geralmente eles ocorrem de forma manual através de e-mails, sem nenhuma padronização ou controle. Com a implantação do BPMS o colaborador passa a registrar suas interações em um sistema. Com isso, há informações que deverão ser preenchidas obrigatoriamente e as atividades passam a ter KPIs e medições que antes não eram controladas.

E como podemos resolver esses obstáculos e ter sucesso?

Fatores chave para o sucesso da automação de processos com BPMS

Alinhamento sobre a iniciativa com todas as partes envolvidas

Apresentar a cultura de processos aos líderes e equipes das áreas envolvidas, alinhando conceitos e benefícios de BPM e BPMS.

Diretrizes claras dos objetivos e expectativas da transformação

Obter diretrizes e expectativas da automação com a liderança executiva e garantir o alinhamento dos envolvidos.

Apoio e comunicação constante da liderança executiva

Envolver liderança executiva que tenha influência nas  áreas impactadas para apoiar a iniciativa, emitindo mensagens frequentes de apoio durante a implementação da automação do processo.

Comunicar roadmap do processo aos envolvidos com visibilidade dos resultados a curto e médio prazo

Apresentar aos envolvidos as etapas planejadas de implementação da automação do processo e onde nos encontramos agora, estimulando a percepção de que há ganhos maiores à frente.

Começar por área que apoia a automação

Construir a solução iniciando por uma versão simplificada do processo, medir  o desempenho, colher feedbacks e planejar e implementar incrementalmente as melhorias.

Realizar trabalho de gestão da mudança desde cedo

Criar programas de habilitação de mudanças cuidadosamente planejados e direcionados se tornam essenciais para ajudar a garantir a adesão, adoção e irá ajudar a gerenciar os impactos da nova iniciativa.

Entender a cultura da organização para traçar estratégia

É necessário entender que toda empresa tem um tipo de cultura organizacional, é necessário entender a cadeia de valores da empresa para traçar a estratégia da implementação.

Quebrar paradigma de “entrega de sistema” integrando participantes do processo em todas as etapas

Incluir a equipe de negócio como parte da equipe de construção da solução em equipe multidisciplinar e comunicar claramente a importância de dedicar tempo para o projeto como prioridade entre suas atividades.

Planejar a automação em partes com entregas de valor rápidas

Realizar entregas rápidas onde o usuário possa utilizar a ferramenta, identificar os ganhos e o potencial da iniciativa. 

Fazer piloto que mostre à organização os ganhos que podem ser obtidos

Realizar um hackaton de automação de processos, indo da ideia a protótipo com o BPMS.

Conheça um pouco mais sobre a  jornada profissional da Simone Villela Bastos, a autora deste artigo: https://bit.ly/3RNXqfS