Na automação de processos, os processos de negócio são definidos e otimizados a fim de serem executados sobre uma arquitetura de sistemas informatizada.

No artigo Benefícios da Automação de Processos do blog da iProcess, tratamos dos benefícios e vantagens da automação de processos, estabelecendo uma visão dos ganhos obtidos quando se automatiza um processo. Porém, alguns cuidados devem ser tomados para escolher um processo a ser automatizado e estabelecer o nível de detalhamento necessário do processo para tal, tendo como objetivo automatizar processos com tarefas que possam efetivamente demonstrar bons resultados. Em Estudo de Caso: Automatizar o processo (ou não)? Eis a questão! exploramos esta questão através de um estudo de caso.

As etapas de modelagem na transformação de um processo

Nos projetos de implementação de BPM, o ciclo BPM a ser seguido inclui a análise (AS IS) e o redesenho (TO BE) dos processos, antes de seguir para a etapa de implementação (TO DO). Desta forma, garante-se que o cenário atual do processo na organização foi adequadamente estudado e todas as necessidades de melhoria no processo foram devidamente contempladas.

O artigo BPMS: como as etapas do ciclo BPM geram segurança no processo automatizado aborda este tema, incluindo aí os riscos envolvidos em um projeto em que se parte diretamente para a etapa de implementação (TO DO), sem passar pelas demais. Isto porque é na etapa de TO BE, em que há a proposição de melhorias no processo e são definidos os requisitos de software que irão compor a solução automatizada. Já falamos sobre esta ligação no artigo O que BPM tem a ver com requisitos de software? Tudo!, enfatizando que os requisitos de software são identificados a partir do processo.

Documentando a modelagem do processo para automação (TO DO)

Passadas todas estas fases, chega a hora da implementação do processo. O processo e os requisitos de software complementares serão detalhados funcionalmente (TO DO) e implementados pela equipe de desenvolvimento. E aí entra em cena a Especificação Funcional do processo. Ela especifica o fluxo a ser automatizado no BPMS e sua estrutura de dados, regras para identificação de participantes e comportamento de cada componente.Resumidamente, a Especificação Funcional deve atender aos seguintes objetivos:

• Concentrar as informações do processo de negócio necessárias para a automação do processo;
• Utilizar linguagem que deve ser de fácil compreensão pelo público-alvo;
• Fornecer informações suficientes para que o projetista possa desenvolver a especificação técnica do processo;
• Servir de referência para o desenvolvimento e homologação da solução.

Temos encontrado, ao longo dos projetos de automação de processos em que a iProcess atua, alguns clientes que já possuem uma metodologia, utilizam ferramentas e templates para documentar processos automatizados, enquanto outros não possuem nada definido. Nas organizações que já tenham adotado uma metodologia de desenvolvimento com documentação funcional dos requisitos, é comum encontrarmos documentos como Casos de Uso, Especificações de Interface, Especificações de Serviço ou de Regras de Negócio. Nos projetos de automação de processos, é comum que os requisitos se estendam além da programação do fluxo no BPMS, envolvendo o desenvolvimento ou customização de componentes adicionais ao processo, como aplicações de apoio, cadastros de backoffice e serviços de integração com outros sistemas. Para estes requisitos, os documentos já adotados pela TI continuam sendo bastante apropriados. 

 Assim, a Especificação Funcional do Processo (o modelo TO DO) vem para complementar a documentação do sistema definindo funcionalmente o processo de negócio, e requer um detalhamento de como o fluxo do processo se comportará ao ser automatizado. São informações importantes neste modelo:

• Diagrama do processo automatizado;
• Modelo de dados do processo;
• Identificação de usuários ou grupos de usuários participantes do processo (Papéis);
• Formulários do Processo;
• Especificação dos componentes do processo, que são eventos, tarefas humanas e automáticas, notificações/envios de email, controles de tempo, gateways, subprocessos, regras de negócio e sensores de indicadores;
• Definições de interface para as atividades humanas;
• Referências a serviços de outros sistemas;

Esta especificação deve ser realizada por um Analista de Processos e Sistemas, ou um analista de sistemas que tenha desenvolvido uma visão de processos, horizontal aos sistemas, e que conheça as capacidades de implementação do BPMS adotado pela empresa

O Analista de Processos e de Sistemas, pode encontrar alguma dificuldade em estabelecer a melhor forma de como escrever utilizando uma linguagem de fácil compreensão pelo usuário e ainda assim fornecer informações suficientes para que sirva de referência para a elaboração da especificação técnica e o posterior desenvolvimento da solução. Uma sugestão nesta situação é o alinhamento com os responsáveis pela aprovação do documento no cliente, para estabelecer qual será o nível de detalhamento da Especificação Funcional do processo, a fim de definir se haverá necessidade de utilizar documentos complementares mais técnicos para a equipe de desenvolvimento, ou em mais alto nível para a equipe de negócio.

Temos observado que, às vezes, o cliente opta por realizar uma “tradução” da especificação para a área de negócio ou absorver para si a aprovação do documento. Quanto mais precisa for a Especificação Funcional do processo, menos problemas de entendimento tendem a ocorrer entre a expectativa do cliente e o que está sendo desenvolvido. Isto porque as etapas de desenvolvimento e homologação dos processos vão utilizar estas informações, garantindo assim, que o que foi definido e aprovado pelo cliente seja entregue.

Cabe aqui salientar que a Especificação Funcional do processo, assim como de sistemas, não fica “congelada”, sem receber as atualizações que ocorrerem no escopo do projeto durante o seu ciclo de vida. Ajustes na documentação funcional podem ser necessários após a finalização da etapa de especificação funcional por diversos motivos e devem ser realizados, sempre que necessário, para que se mantenha a consistência entre o que foi especificado e o que foi desenvolvido. E neste caso, a gestão de mudanças do projeto é que tratará desta atualização.

Se este assunto lhe interessou, no nosso curso iPE03 – Modelagem de Processos para Automação, reservamos um capitulo inteiro para tratar deste assunto, inclusive com exercícios práticos.