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Um BPMN para cada propósito de modelagem de processos

Há alguns anos, quando a Business Process Modelling Notation (BPMN) ainda estava na versão 1.1, os pesquisadores Michael zur Muehlen e Jan Recker escreveram o artigo How Much Language is Enough? Theoretical and Practical Use of the Business Process Management Notation?, analisando processos de negócio modelados com esta notação e questionando o quanto alguns elementos eram realmente necessários.

De lá pra cá, milhares de novos processos de negócios foram desenhados com BPMN, e a notação aumentou seu toolkit com muitos novos elementos, em especial com a chegada da versão BPMN 2.0 (veja especificação publicada em jan/2011 aqui).

Você olha para as páginas e páginas da especificação BPMN e se pergunta “mas afinal, preciso usar todos esses elementos?”. A resposta está no propósito para o qual você está desenhando o processo.

 Um dos aspectos que mais me agrada no BPMN é o de que ela oferece uma ampla gama de elementos para a modelagem de processos de negócio que varia de acordo com a etapa do ciclo de vida de um projeto BPM, e que permitem que um processo possa ter a sua documentação progressiva, agregando informações ao fluxo à medida que um processo passa pelas etapas do projeto.

Ciclo de vida BPM – Extraido do material de treinamento da iProcess – Direitos reservados.

Para cada etapa do ciclo de vida de um projeto BPM, um conjunto diferente de componentes de modelagem de processo BPMN devem ser utilizados:

  1. Identificação e Mapeamento de Processos

Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado AS IS.

O objetivo da modelagem AS IS é obter uma formalização sobre o fluxo do processo de negócio como é realizado na situação atual em que é executado na organização. Os aspectos a serem priorizados nesta documentação de processo são: que atividades são realizadas (tarefas), a sequencia entre estas tarefas, o caso feliz do processo e as condições que levem a cenários de negócio alternativos.

Para esta modelagem, os elementos de BPMN mais relevantes são: Pools, Lanes, Activities,  gateways do tipo parallel e exclusive data-based, eventos de início e fim. Podem ser utilizados componentes de annotations para apoiar no entendimento do modelo.

Este modelo de processo em geral tem dois propósitos: A) servir de documentação para conhecimento do processo atual; B) servir como insumo para a próxima etapa do ciclo de vida de um projeto BPM.

Por isso, esses modelos tendem a possuir uma vida curta. Minha recomendação nesta etapa é: não invista muito tempo na documentação AS IS se sua organização construiu este modelo especialmente como insumo para a próxima etapa. No decorrer das minhas atividades em consultorias já vi muitas organizações investirem  uma energia muito grande em um processo AS IS, quando o objetivo real do projeto era buscar a melhoria do processo através do redesenho TO BE.

  1. Redesenho de Processos

Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado TO BE.

Ele é uma evolução do modelo anterior (AS IS), no qual são reavaliadas as questões de negócio envolvidas buscando-se, através de melhorias culturais e organizacionais, maior eficiência na execução do processo.

O modelo de processo TO BE também possui um foco sobre o processo de negócio, e por isso os mesmos tipos de elementos BPMN podem ser utilizados nesta etapa:  pools, lanes, activities,  gateways do tipo parallel, inclusive e exclusive data-based, eventos de início e fim. O processo começa a ser melhor detalhado em procedimentos, e mais atividades podem surgir para apoiar a realização de algumas tarefas, notificações de atraso, etc. Assim, convém considerar utilizar subprocess para agrupar tarefas com objetivos específicos e possível reuso. Eventualmente, alguns tipos de eventos como timer, link e message podem ser interessantes de serem incorporados no modelo se forem beneficiar o seu entendimento.

Alguns projetos de BPM  partem diretamente para a implantação do processo TO BE, com a realização de ações de gestão de mudanças em nível organizacional e cultural para beneficiar-se das  melhorias sugeridas. Outros projetos seguem para a etapa seguinte do ciclo, no qual ao redesenho de negócio são agregadas melhorias tecnológicas.

  1. Modelagem Técnica

A modelagem técnica busca proporcionar um olhar da análise de sistemas sobre o processo, de forma a identificar como agregar maior valor ao processo com uso de recursos de tecnologia. Pode ser  a aquisição de produtos que apóiem em atividades específicas do processo, soluções que possibilitem a integração de diferentes sistemas para prover melhores informações e eliminem tarefas humanas que não agreguem valor ao processo, customização de ferramentas existentes para melhorar a realização das tarefas, até mesmo a adaptação do processo para a automação através de um BPMS.

Esta modelagem técnica é a transformação do processo TO BE no modelo TO DO.

Porque há mais informações a serem atribuídas ao modelo do processo, os elementos de BPMN utilizados podem ser mais específicos, usando-se, além dos já citados, também eventos do tipo signal, conditional, exception, escalation, gateways do tipo event-based, componentes do tipo data objects, e a especificação dos tipos de tarefas (manuais, humanas, automáticas…).

  1. Implementação

Se um processo de negócio for ser implementado através de utilização de um BPMS, o modelo TO DO irá requerer um detalhamento técnico ainda mais refinado, possibilitando agregar ao processo informações específicas para a interpretação do motor de processo. Este modelo de processo, que será interpretado pelo sistema, é chamado informalmente de TO RUN. O modelo TO RUN utilizará muitos elementos que a maior parte dos usuários da notação BPMN sequer virá a usar em seu trabalho, mas que serão requeridos para fornecer ao sistema detalhes relevantes para a sua execução automatizada, tais como controles de transação, compensação e tratamentos de erros.

Como se pode ver, existe um grupo de elementos de BPMN apropriado para cada etapa do ciclo de vida de projetos BPM.

Conhecer o potencial desta notação é o primeiro passo para se construir diagramas de processos claros, legíveis para todos os participantes e eficazes na representação do fluxo de atividades de acordo com o propósito do modelo.

5 respostas

  1. Boa tarde, Kelly.
    Esclarecimentos essenciais a quem está desejando aprender sobre o BPM, como é o meu caso.
    O BPM pode ser aplicado apenas em uma área da empresa?

    1. Ola Manoel,
      BPM aplicado em uma área pode ajudar a trazer aumento da eficácia de uma equipe, com benefícios como mais transparência sobre o trabalho realizado, visibilidade sobre oportunidades de melhoria e transformação dos processos e melhores mecanismos de gerenciamento do trabalho a partir de indicadores de desempenho dos processos.
      Porém isto mas não garante melhores resultados para a organização, pois estará atuando num nível de gestão de processos de trabalho.

      O foco da disciplina de BPM (Business Process Management) são os Processos de Negócio. Os processos de negócio são a composição dos processos de trabalho de várias áreas em uma visão integrada, ponta a ponta, que nos permite compreender e vivenciar a organização de forma muito mais holística.
      A visão holística da organização através dos processos permite ganhos muito mais significativos, como o rompimento de barreiras entre as áreas, o entendimento de como todas as equipes contribuem para os resultados do negócio, o gerenciamento dos processos baseado em indicadores de desempenho do negócio (e não da área), e mais clareza sobre como os objetivos estratégicos devem direcionar mudanças nos processos para que possam ser atingidos.

      Parece um resultado muito mais grandioso e também um trabalho muito maior, né? Então Em alguns casos os primeiros passos para isso começam em uma área específica.
      Assim, se este for o caminho que desejam seguir, entendam que os benefícios aplicando BPM em uma área podem gerar resultados bons para a organização, mas limitados, e que este deve ser um primeiro passo para conquistar a empresa a adotar a disciplina de gestão por processos em nível organizacional.

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