A automação de processos procura definir e otimizar os processos de negócio para, em seguida, executá-los sobre uma arquitetura de sistemas informatizada. Esta automação não está limitada à mera execução de atividades automáticas por computadores; vai além, mantendo uma ampla intervenção humana e a participação dos diferentes participantes relacionados, como colaboradores, clientes e parceiros.
Um BPMS (Business Process Management System) oferece os seguintes controles de integridade de um processo:
- A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS.
- A realização das atividades previstas é garantida.
- Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade.
- Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão)
- Controle de papéis e responsabilidade.
Ao automatizar, garantimos a execução do processo em sua forma, cumprindo-o fielmente da maneira como foi pretendido e eliminando as possibilidades de infringir as regras de integridade do processo, seja por fraude, desconhecimento ou negligência.
O rápido progresso da tecnologia também pode ajudar a economizar tempo e a dirimir os problemas da distância. Se em outros tempos essas eram barreiras à execução de um trabalho, isto já não é mais verdade. Um processo automatizado permite que os participantes realizem suas tarefas a partir de locais de trabalho virtuais, em que os funcionários operam remotamente entre si ou com a gerência.
A interação com um processo automatizado não está restrita a uma ferramenta ou um meio apenas. É possível implementar um processo com interação através de e-mails, sistemas legados, aplicações móveis (smartphones, pdas, celulares, tablets), portais e sistemas web.
Pode-se implementar um processo em ambientes de Intranet ou Extranet, permitindo a participação ativa de clientes, parceiros e fornecedores e possibilitando que equipes ou filiais trabalhem cooperadamente mesmo à distância.
Outra grande vantagem de se automatizar um processo de negócio reside na simples premissa de que nos casos em que a interação humana agrega pouco valor à realização da tarefa, estas atividades manuais podem ser automatizadas, poupando tempo e recursos.
A atividade “Calcular Impostos” executa automaticamente uma atividade que dependia de decisão humana de acordo com uma série de regras pré-definidas.
Se em um processo as pessoas precisam interagir com diferentes sistemas para realizar suas tarefas, é possível desenhá-lo de forma que essas interações sejam feitas de automaticamente. Isto gera ganhos em produtividade, pois os participantes não necessitam mais inserir dados manualmente, reduz a possibilidade de erros humanos e assegura, pelo BPMS, o controle e tratamento das integrações com outros sistemas.
"Gerar Pedido via EDI" é uma atividade de sistema que gera, automaticamente, um pedido no sistema EDI.
O tempo dedicado à transferência de uma atividade de um participante a outro pode, também, ser excessivamente longo. Por vezes é preciso levar documentos fisicamente a alguém para que o processo possa seguir seu caminho e é necessário que cada pessoa conheça o processo ou, ao menos, quem é a próxima pessoa a interagir com ele. Um conhecido caso deste tipo de situação são os processos judiciais, que até recentemente sempre tramitavam entre tribunais em grandes volumes de papéis impressos. Esta troca de mãos da informação agrega grande lentidão ao processo.
Neste sentido, o processo automatizado poupa tempo e recursos porque permite o tráfego eletrônico de documentos (ou informações). Também o BPMS envia a atividade ao próximo participante de forma praticamente imediata e, como é ele quem identifica o próximo participante, as pessoas podem se concentrar em executar suas tarefas diminuindo a necessidade de que conheçam o processo em sua totalidade.
E a proatividade de um processo automatizado não está limitada a repassar atividades, ele também controla os prazos de execução de tarefas e executa as ações definidas quando estes não são cumpridos, sem a necessidade de intervenção ou monitoramento.
A atividade “Aprovar Pedido de Férias” tem prazo definido. Quando este prazo expira, o BPMS automaticamente envia uma outra atividade informando sobre o atraso.
A automação de um processo permite obter uma enorme quantidade e variedade de indicadores extremamente úteis para a gestão. São meios que permitem saber, por exemplo, quanto tempo o processo está levando, se parou, quanto tempo parou e porque parou. Isto é possível porque o BPMS armazena todas as informações referentes às execuções das instâncias dos processos.
Com isto, é possível consultar o estado atual e histórico de cada processo ou atividade, identificando participantes, dados inseridos e resultados obtidos em cada uma das instâncias.
Exemplo de dashboard de monitoramento dos processos em tempo real
Com as ferramentas incluídas na maioria dos BPMS, pode-se extrair relatórios para analisar as informações e indicadores medidos na execução das diferentes instâncias do processo. A consolidação e análise dessas informações oportuniza a melhoria contínua destes processos, dando ao gestor as informações que este necessita para tanto.
O controle de qualidade de um processo de negócio está necessariamente ligado a indicadores e estes são difíceis de se obter. A automação de processos permite obtê-los de forma facilitada em relação aos métodos tradicionais, possibilitando enormes oportunidades de medição e evolução do negócio.
