Avaliando o real custo-benefício de BPMS livres ou de baixo custo

No nosso último post falamos sobre os motivos que tornam a escolha de uma plataforma de BPMS tão difícil (veja aqui).

Aprofundando a questão da seleção de plataformas, um equívoco muito comum está no fato dos profissionais acreditarem que soluções de BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas. Por vários fatores que veremos a seguir esta premissa nem sempre é verdadeira, sendo fundamental que os seguintes fatores sejam analisados:

  1. Investimento total na ferramenta no longo prazo: Nem sempre o custo de licenciamento é o maior custo na aquisição de uma solução BPMS, principalmente quando visto a médio ou longo prazo. Muitas vezes, o custo de um contrato de suporte e manutenção de uma ferramenta gratuíta é significativamente maior ao final de 3 ou 5 anos do que a soma dos custos de licenciamento e contrato de manutenção de outras ferramentas, de modo que este custo não pode ser analisado somente no primeiro ano.
  2. Requisitos disponibilizados pela ferramenta: Para evitar que o barato saia caro, analise o quanto a solução escolhida é aderente às necessidades da sua empresa. Caso existam requisitos obrigatórios ou opcionais que ela não atenda, verifique qual será o impacto da solução escolhida não ter estas funcionalidades.
  3. Benefícios (reais) de uma solução Open Source: A escolha de uma solução open source (quando o fabricante disponibiliza o acesso ao código fonte do produto) nem sempre traz o benefício esperado pela organização. Via de regra, fornecedores que dão suporte e manutenção às suas ferramentas não permitem, durante o período de vigência do contrato, que seus clientes alterem o seu código fonte, pois isso inviabilizaria o contrato de suporte.
  4. Características do suporte oferecido pelo fabricante: É fundamental verificar como é o nível de suporte fornecido pelo fabricante: Questões como a existência de suporte no país, a língua em que é prestado o atendimento, a possibilidade de se obter um atendimento no local, a disponibilidade 24×7, a existência ou não de um limite de abertura de chamados e o tempo de atendimento à produção devem ser analisados de modo a verificar se o suporte irá atender às expectativas.
  5. Existência de mão de obra qualificada: Uma ferramenta de BPMS, por si só, é uma caixa vazia: não tem nenhuma utilidade enquanto os processos não forem desenvolvidos. Assim, a disponibilidade de mão de obra capacitada para realizar este desenvolvimento torna-se um fator crucial.
  6. Esforço para a formação de um profissional apto a operar com a plataforma: Uma alternativa para uma eventual falta de mão de obra qualificada é a organização investir na formação de pessoal capacitado. Aqui, torna-se fundamental avaliar qual a complexidade desta formação: Quais os pré-requisitos mínimos de conhecimento de um profissional que venha a se capacitar? Como é a qualidade do material de capacitação fornecido pelo fornecedor? Existem instrutores disponíveis para realizar esta formação? Ou existe uma material de auto-estudo que permita esta capacitação? O quão rico é este material?
  7. Verifique o custo da mão de obra especializada: De nada adianta a organização economizar em licenciamento e gastar muito mais a cada projeto de automação que for realizar. Desta forma, é importante que se avalie qual o custo da mão de obra especializada em operar a ferramenta de BPM.
  8. Qual a produtividade oferecida pela plataforma: Finalmente, a produtividade também é um fator essencial na análise de custo entre plataformas distintas. Semelhante à questão do custo da mão de obra, uma plataforma que render uma produtividade significativamente superior às outras pode ter o seu custo de licenciamento pago rapidamente ao final de um primeiro ou segundo projeto de automação.

3 ideias sobre “Avaliando o real custo-benefício de BPMS livres ou de baixo custo

  1. Caro Eduardo,
    Permita-me discordar de você em alguns pontos e espero que não se ofenda com meus comentários, pois não foi essa a minha intenção.
    Estou na área de GED/ECM e Workflow/BPM desde 1989 trabalhei com diversos produtos proprietários como File Net, Laserfiche, Keyfile/Keyflow, OnBase, dentre outros, quando passei, em 2009, a adotar soluções Open Source (GPL) em meus projetos e tenho obtido significativos êxitos.
    Concordo que muitas soluções freeware são fracas em funcionalidades, não possuem uma empresa por detrás para garantir suporte e têm uma comunidade pouco operante. Nesse caso, concordo plenamente com seus argumentos.
    A mim pareceu este post como uma propaganda em defesa das soluções proprietárias e por isso também saio em defesa das soluções Open Source e teci alguns comentários aos tópicos do mesmo:
    Investimento total na ferramenta no longo prazo:
    Convivo diariamente com a concorrência de soluções proprietárias e primeiramente, soluções Open Source (GPL) não possuem contrato de manutenção, pois as versões são gratuitas e o valor do suporte, invariavelmente, tem sido bem maior.
    Requisitos disponibilizados pela ferramenta
    Em geral, boas ferramentas Open Source possuem uma gama bem maior de funcionalidade principalmente pelo fato de possuírem uma populosa e ativa comunidade que disponibiliza, gratuitamente, uma imensa quantidade de soluções para as mais diferentes necessidades de organizações de todos os tipos ao redor do mundo. Além da possibilidade da organização usuária fazer suas próprias implementações e personalizações por possuírem o código fonte.
    Benefícios (reais) de uma solução Open Source
    Adoto as soluções BonitaSoft para BPM, Alfresco para ECM, LifeRay para portais corporativos, Mule para ESB/SOA, SpagoBI para Business Inteligence e nenhum desses fabricantes proíbem a modificação do código fonte durante a vigência do contrato de suporte.
    Características do suporte oferecido pelo fabricante
    Esse tópico vale para qualquer tipo de fabricante, Open Source ou não.
    Existência de mão de obra qualificada
    Esse tópico vale para qualquer tipo de fabricante, Open Source ou não. No caso do Open Source pode-se ainda contar com a comunidade que, invariavelmente, tem sido extremamente colaborativa.
    Esforço para a formação de um profissional apto a operar com a plataforma
    Esse tópico vale para qualquer tipo de fabricante, Open Source ou não.
    Verifique o custo da mão de obra especializada
    Em geral, soluções Open Source consagradas e líderes de mercado, possuem grande aderência de profissionais que disponibilizam seus currículos no Blog e Fórum das comunidades.
    Qual a produtividade oferecida pela plataforma
    Em geral, as soluções Open Source suportadas por empresas fabricantes são certificadas pela OSI (Open Source Initiative) e QAI (Quality Assurance Institute) e se comprometem com o desempenho através de acordo de nível de serviço SLA (Service Level Agreement).
    Vale salientar ainda que muitas soluções de ECM e BPM Open Source já são comparadas aos grandes fabricantes como IBM, Microsoft, Oracle, EMC, etc., pelo Gartner Group e fazem parte do Magic Quadrant.

  2. Prezado Paulo,

    Inicialmente, gostaria de agradecer os seus comentários. Achei muito interessante suas considerações, e acredito que isso só enriquece o nosso debate.
    Apesar do artigo trazer como questionamento a comparação entre plataformas livres e de baixo custo x plataformas pagas, ele tem como principal objetivo trazer alguns critérios que devem ser considerados na avaliação de uma plataforma. O quanto os requisitos disponibilizados pela ferramenta atendem as necessidades do cliente, por exemplo, deve ser um fator chave para a escolha da plataforma independente da sua forma de comercialização.
    Como você pontuou muito bem em quase todos os seus comentários, os critérios apresentados valem para qualquer tipo de plataforma. Dessa forma, o artigo busca elencar estes critérios de modo a melhorar a acertividade da escolha.
    Agradeço a sua contribuição e aproveito para pedir aos leitores deste artigo que não vejam estas colocações como uma defesa de uma ou outra modalidade de licenciamento, e sim como uma checklist importante a ser avaliada no momento da escolha de uma plataforma de BPM.
    Atenciosamente,

    Eduardo Britto

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