A diferença entre “desenhar” e “modelar” processos

Não basta saber usar um editor de textos para ser um bom escritor.
O mesmo se dá na relação entre uma ferramenta de modelagem e o designer de processos(1).

Pode parecer estranho começar um artigo com uma afirmativa como essa. Mas o fato é que muitas vezes já nos encontramos em conversas com pessoas envolvidas em iniciativas de processos com a expectativa que, se treinassem pessoas da empresa para usar alguma ferramenta para desenhar de processos (como o Bizagi, por exemplo), isso bastaria para que essas pessoas pudessem documentar os processos das suas áreas (e assim teriam modelados os processos da organização).

Mas criar um bom modelo de processo é como escrever um bom texto. Não basta apenas dominar o editor de textos e saber escrever as palavras, é preciso preocupar-se com a clareza do conteúdo – em como ele será interpretado por quem o lerá.

Designer de processos em ação.

O primeiro passo para uma boa escrita é conhecer e aplicar bem as regras gramaticais da linguagem usada. Uma vírgula fora do lugar pode mudar completamente o sentido de uma frase. Da mesma forma, um elemento BPMN aplicado sem a preocupação com as regras da sua especificação também pode levar a interpretações distintas dos leitores em relação à expectativa de quem fez a modelagem.

As definições da especificação BPMN funcionam como as regras gramaticais de um idioma. Se forem bem conhecidas por quem as usa podem ser relativamente fáceis de aplicar, já que são bastante claras. Elas definem como são os símbolos, como podem se conectar e o que significam.

Conhecer as regras de uso de um idioma ou de uma notação são apenas o primeiro passo para comunicar-se bem com quem lerá o produto do trabalho. As dúvidas mais frequentes geralmente estão relacionadas a como aplicá-las ao conteúdo que queremos transmitir.

Em uma história bem contada, a sequência de fatos, determinada pelo enredo, é fundamental para o seu entendimento. Em algumas situações, fatos podem ser contados em paralelo, em outros casos eles têm uma sequência que se for quebrada pode dificultar a compreensão ou mesmo gerar interpretações equivocadas.

Na modelagem de processos, a lógica do processo é o enredo. Ela se define tendo um evento que sinaliza o início da estrutura de precedência entre as atividades e regras de roteamento do fluxo, que podem apresentar cenários com sequências de atividades paralelas ou alternativas, até atingir o seu fim. É ela que determina como os elementos da notação devem ser usados para criar o diagrama do fluxo do processo. Toda a modelagem deve ter em vista garantir a integridade da lógica do processo.

Assim como a boa escrita, isto é fruto de uma habilidade desenvolvida com a prática. Esta habilidade se constrói:

  • desenhando processos,
  • tendo a sensibilidade de lê-lo sob a perspectiva do leitor,
  • validando – não apenas gramaticalmente mas também a lógica representada junto com as outras pessoas envolvidas
  • e discutindo a modelagem proposta com outros analistas, avaliando até mesmo outras alternativas de transmitir mais claramente a ideia do processo.

Esse trabalho envolve alguns cuidados que o designer de processos deve observar em suas modelagens se quiser apresentar resultados claros, objetivos e precisos na representação de processos:

  • Criar modelos limpos. Diagramas de processos devem primar pela interpretação fácil com olhar simples. Isto se obtém evitando-se desenhar linhas sobre linhas, cruzar linhas sobre as outras ou traçar conexões entre elementos muito distantes. Isso pode ser resolvido com o uso de elementos de links (mas use com parcimônia!) e alguma reorganização (avalie se as lanes onde os elementos que devem se conectar não podem ser aproximadas). Usar nomes breves e objetivos para eventos, gateways e atividades também ajudam a manter o diagrama limpo.
  • Aplicar boas práticas. Existem diversas práticas, que foram sendo agregadas por profissionais com experiência na modelagem de processos e que são recomendadas no uso da notação. Confiar nessas práticas pode facilitar o trabalho e ajudar na elaboração de diagramas eficazes na comunicação.
  • Usar a notação de forma padronizada. Padronizar a forma como usa a notação dá harmonia ao conteúdo representado, gerando conforto a quem lê e confiança de que o processo está bem modelado.
  • Modelar no grau de detalhamento apropriado. De acordo com o propósito da modelagem do processo, o diagrama requer uma representação em maior ou menor nível de detalhe. Algumas situações requerem um processo desenhado numa perspectiva superficial, suficiente para dar entendimento ao negócio, enquanto outras requerem detalhamento no nível de atividade da operação, ou mais além, em que todas as exceções do processo sejam previstas e tratadas. Compreender o grau de detalhamento esperado – e mantê-lo no decorrer de todo o fluxo modelado -, é um cuidado fundamental.

Encontre uma pessoa com habilidades de compreensão gramatical e boa escrita e você terá nela um excelente profissional para modelar seus processos. Desenvolva estas habilidades e você será esta pessoa.

_____
(1) De acordo com BPM CBOK v3 em português, “Designer de Processos” é o papel realizado por um membro da equipe de modelagem de processos cujo trabalho é desenhar novos processos e transformar processos de negócio. Tipicamente possui habilidades analíticas, criativas e de descrição visual e lógica dos passos de processos e na forma de organização do trabalho. Não é uma função, mas um papel, que pode ser realizado por um profissional específico ou mesmo pelo analista de processos ou de negócios.

13 ideias sobre “A diferença entre “desenhar” e “modelar” processos

  1. Ótimo texto Kelly!
    São questões que ficam “implícitas” dentro de um projeto de processos e que deve ser clareadas e detalhadas o mais breve possível.
    Estou ainda nessa “prática” em modelar processos utilizando boas práticas e sinto uma grande dificuldade em certos momentos com a clareza e com o detalhamento dos diagramas…
    Tenho acompanhado os textos no blog e tem me ajudado muito nessa longa e intrigante estrada que é BPM!

    Muito obrigado

  2. Obrigada Stefan, ficamos todos felizes em saber que nosso blog está contribuindo para sua jornada em BPM!
    Espero que as sugestões possam ser úteis para o desenvolvimento das tuas habilidades também.

  3. Sobre a afirmativa inicial:
    Como tenho presenciado isto ao longo dos meus projetos.
    Isto ocorre quando:
    a) a maturidade da empresa é muito baixa (processos não definidos, ou processos definidos sem owner designado, sem gerente designado, etc.): modelar processos não é prender desenhos no tamanho A2, A1 ou A0 na divisória do Escritório (obs.: quando o desenho está muito grande é um sinal de alerta que indica que vc não entendeu bem o que está modelando);
    b) quando a empresa não dá muita importância a processos (afinal Requisitos Funcionais tem um “charme especial” – mas forçam uma solução na forma de um sistema que não necessariamente é a mais adequada à empresa): conhecer o negócio seria uma abordagem melhor (focando nos Requisitos de Negócio e nas Regras do Negócio);
    c) a pressa em mostrar resultados é um fator importante: um sistema inadequado que suporta um processo mal modelado é o pior dos mundos – é o caos institucionalizado. Uma gerência mais esclarecida e competente seria melhor neste caso;
    d) Nestes casos acima, percebe-se que a empresa não possui nem uma estratégia definida (não tem planejamento estratégico). Geralmente não consegue se definir como empresa, nem o quye pretende fazer. Também não conhece suas necessidades. Por incrível que pareça isso ocorre com uma frequencia incrível.

    Portanto apenas escritores (ou pelo menos pessoas formadas em literatura) podem escrever bons livros.

    Gostei muito do texto acima. Me fez refletir muito sobe o meu trabalho. Nessas horas, após reflexões semelhantes, também registro as minhas “lições aorendidas”.

    Parabéns pelo texto.

  4. Em nome da equipe da iProcess, agradeço seu comentário Roberto.
    Aproveite para explorar nosso blog e voltar a nos visitar – toda semana tem artigo novo sendo publicado!

  5. Boa tarde, conheci os vídeos da iProcess através de uma busca pelo assunto BPM no youtube. Gostei muito do material disponibilizado e quando possível quero realizar um curso presencial. Acredito que para os iniciantes é o mais complicado é achar o nível de detalhamento adequado da modelagem. Trabalho na área de TI e sei como é fundamental ter processos bem detalhados de forma que possam ser utilizados para implementação do sistema. Por outro lado, a área de negócio não se preocupa com todos os detalhes dos processos e muitas regras de negócios são desconsideradas. Qual o nível de detalhamento adotado por vocês para que o mapeamento realizado seja útil para a equipe de TI? Utilizam algo como refinamentos sucessivos, partindo de uma visão macro do processo para visões mais detalhadas? E como realizam a documentação (descrições) desses processos?
    Desde já agradeço

  6. Olá Alexandre,
    A definição sobre o que e quanto detalhar as informações do processo é uma questão delicada em todas as organizações. Em nossos projetos, da modelagem realizada pelo negócio para o processo que será automatizado, prevemos uma etapa intermediária em que o analista do negócio e o analista de ti juntos discutem a visão do processo para a automação, e então partimos para um detalhamento complementar no qual são levantadas e formalizadas as informações necessárias para que o processo se torne um requisito de software. Para esse assunto, dedicamos 16 horas de discussão, troca de ideias e apresentação de algumas situações reais de projeto em nosso curso de Modelagem de Processos para Automação, o terceiro módulo do nosso programa de treinamento Ciclo BPM. Fica a sugestão para vir fazer o curso conosco e juntos debatermos esses pontos!

  7. Sua analogia foi perfeita. Eu sempre tive que recorrer à notação BPMN para diferenciar a modelagem de um desenho. Como nem sempre os envolvidos possuíam esse conhecimento da notação, acabava dificultando o entendimento geral da atividade.

  8. Li o texto e procurei voar pelos outros da pagina e os achei interessante, mas a linguagem as vezes (para quem não e do ramo) fica difícil, complicada de ser entendida. Sou professor de Administração, economia e física, atuo ministrando além das aulas normais das disciplinas que havia dito, em gerenciamento de projetos e finanças. Vocês poderiam ter ministrado (é uma sugestão) os conceitos sobre escrever, desenhar e modelar processos. Citar alguns autores que tratam do tema para que o publico (empresário, estudante, etc) seria interessante.
    Sugiro ainda que vocês realizem atividades (estudos de casos – individual ou em grupos on line, dinâmicas de grupos on line, e oficinas on line) coisa pequena 1 hora no máximo e com três grupos de (cinco pessoas) de qualquer lugar do Brasil ou mundo. Eu busco aplicar essas atividades aos meus alunos e dão certo. abs

  9. Agradecemos suas sugestões, Nésio, vamos avaliá-las e considerar também a viabilidade deste tipo de ação.
    Além dos artigos no blog, já realizamos algumas outras ações de compartilhamento de conhecimento, como os cursos (nossos blogueiros também são instrutores dos cursos da iProcess Education: http://www.iprocesseducation.com.br), além de seminários online gratuitos com duração de uma hora e a gravação de vídeos e tutoriais (conheça nosso canal de vídeos no youtube: http://www.youtube.com/iprocessbpm).

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