Nos mais de 10 anos da iProcess em que acompanhamos a movimentação do mercado na busca pela consolidação de um modelo de arquitetura de software que viabilze a gestão de processos em nível organizacional, percebemos que a escolha de uma plataforma de BPM passou a ser uma das decisões de compra de tecnologia mais difíceis atualmente.

Até novembro de 2011, a Business Modeling & Integration (BMI) Domain Task Force, grupo da OMG responsável pelos padrões relacionados ao tema BPM já havia contabilizado em sua BPM Vendor List (lista de fornecedores de BPM) 195 soluções de tecnologia para BPM disponíveis ao mercado.

Devido principalmente às diferentes origens de cada uma destas soluções, elas naturalmente possuem particularidades que as distinguem significativamente umas das outras, tais como foco específico em algum nicho de processo, melhor desempenho em tipos de processos mais ou menos manuais, integrações nativas ou complementares com outros produtos além das tecnologias de uma plataforma padrão BPM, ou são especializadas em atender uma ou outra etapa do ciclo de gestão de processo.

São estas particularidades que tornam inviável uma comparação através de simples requisitos técnicos ou funcionais entre os produtos, como em geral é realizado em um processos de escolha de software tradicional.

De fato, ao buscar uma solução de BPM, são diversos fatores que contribuem para a complexidade desta tarefa. Entre eles:

• a arquitetura interna dos produtos, que faz com que cada solução seja mais adequada para determinados tipos de processos, e que é difícil de ser avaliada em apresentações convencionais de produtos;
• as diferenças na usabilidade dos produtos, o que define como cada ferramenta atende às necessidades dos times de Negócios, de Processos e de TI;
• a necessidade de integrar a avaliação de plataformas de BPM a iniciativas de SOA, ERP, ECM e BRM, entre outras, desenhando soluções globais para a organização;
• o paradoxo que mostra que, muitas vezes, ter riqueza de funcionalidades não significa que o produto seja bom;
• o variável nível de aderência aos padrões BPMN, XPDL e BPEL e o seu impacto na facilidade de uso, na produtividade ao implementar processos e na portabilidade da solução;
• o grande número de fornecedores do mercado, exigindo o estabelecimento de critérios claros para a definição das ferramentas a serem analisadas;
• a grande variedade de modelos comerciais para a venda de produtos por cada fornecedor, o que faz com que a comparação financeira precise levar em conta aspectos particulares de cada projeto;
• os contínuos movimentos de fusões e aquisições, fazendo com que fornecedores e produtos sejam acrescentados ou excluídos do mercado a todo momento.

Então percebemos que um processo de seleção deve considerar não apenas uma enorme quantidade de fatores técnicos, mas também mercadológicos, financeiros, metodológicos e inclusive culturais, evitando o risco de aquisições inadequadas, que podem comprometer toda a iniciativa de adoção da gestão de processos pela organização .

 A seleção de plataforma de BPM para uma organização requer um processo bem definido, com etapas de:

Aqui comentamos superficialmente estas etapas, provocando uma discussão que certamente tomará corpo à medida que a organização define seu processo de seleção.

I. Definição de objetivos.
Antes da seleção, é preciso identificar e compreender quais os objetivos estratégicos da organização que a estão levando a buscar uma ferramenta de gestão de processos. Esta deverá ser a linha mestra do processo de seleção.

II. Levantamento de requisitos da ferramenta.
Ao definir os requisitos para avaliação, considere:

• Aspectos de produtividade x flexibilidade
• Tipos de processos da organização a serem automatizados
• Alinhamento com outras iniciativas tecnológicas de ERP, SOA e BRM
• Integração com frameworks de desenvolvimento já utilizados pela empresa
• Facilidades para migração dos sistemas de workflow existentes
• Necessidades de gestão de documentos vinculados aos processos
• Características necessárias para o ambiente de execução e administração dos processos
• Aderência ou requisitos de adequação à metodologia de processos da organização.

III. Pré-seleção de ferramentas.
A partir dos objetivos e requisitos definidos, é necessário restringir o universo de opções a serem avaliadas. Como critério de corte, pode-se utilizar os objetivos de negócio e requisitos identificados como obrigatórios.

IV.Obtenção de informação junto aos fornecedores.
Encaminhe aos fornecedores ou seus representantes a planilha com a lista de requisitos para que os mesmos a retornem preenchida com os requisitos atendidos, não atendidos, parcialmente atendidos ou ainda, que podem ser atendidos através de extensões ou conexões com outros produtos. Obtenha informações adicionais como planos de aquisição do produto, suporte e casos em que o produto já tenha sido aplicado em outros clientes.

V. Apresentação de ferramentas e provas de conceito.
Após a avaliação dos produtos e requisitos, reúna os fornecedores selecionados para que apresentem seus produtos e solicite apresentação de cases de aplicação do produto em outros clientes e prova de conceito para verificar na prática se o produto atenderá às necessidades da organização.

É importante lembrar que o sucesso da adoção de BPM com suporte de tecnologia não depende apenas da qualidade da ferramenta, mas também de uma cultura de processos aliada à uma mudança no paradigma da própria TI da organização, já que há, além da aquisição, a necessidade de executar projetos de automatização dos processos.

Adquirir a ferramenta apropriada para a organização é muito importante, mas é o primeiro passo para o sucesso de uma iniciativa de BPM.