No primeiro artigo da série, vimos os principais tipos de projetos de modelagem de processos, e quais seus objetivos e principais motivadores.
Neste segundo e último artigo vamos descobrir, para cada tipo de projeto de modelagem de processos, qual é o nível de profundidade da modelagem, desafios e riscos (se for o caso) envolvidos.

Modelagem para Conhecer o Processo:

Profundidade da Modelagem:

• o suficiente para que as atividades do processo e o seu objetivo sejam compreendidos.
• que permita a identificação das responsabilidades atribuídas ao longo do processo

Desafios

• eventual resistência dos usuários do negócio em revelar o conhecimento que possuem do processo
• entender todo o escopo do processo e suas peculiaridades quando a organização não tem uma visão clara de onde ele passa

Modelagem para Documentação ou Treinamento:

Profundidade da Modelagem

• todas as atividades devem ser documentadas com seus procedimentos detalhados
• dúvidas comuns e regras de negócio devem ser descritos
• documentos de apoio deve ser identificados e apontados
• suas atividades são detalhadas em nível de procedimentos, criando-se uma documentação a nível operacional

Desafios

• perceber quais informações serão efetivamente procuradas pelos usuários quando eles tiverem uma dúvida
• organizar a documentação de modo que seja intuitiva para quem estiver aprendendo sobre o funcionamento do processo
• elaborar uma documentação didática para quem não conhece o processo

Modelagem para Implantação de Auditoria:

Profundidade da Modelagem

• processos são mapeados, detalhados e documentados o suficiente para que:
  • possam ser padronizados
  • expectativas sobre cada atividade estejam bem claras
  • sejam definidos critérios claros e objetivos de avaliação e medição
  • sejam definidas evidências objetivas que serão avaliadas durante a auditoria

Desafios

• mudanças nesses processos exigem:
  • aprovação formal dos gestores do processo
  • comunicação das alterações a todos os que executam o processo
  • ciclo de treinamentos para reapresentação do processo

Mapeamento de Processos de Toda a Organização:

Profundidade da Modelagem

• costumam ser menos detalhados do que processos para auditoria ou treinamento
• envolvem mais o desenho do processo que a descrição detalhada de cada atividade

Desafios

• garantir que todos os consultores documentem no mesmo nível de detalhe
• sentimento que projeto termina quando todos os processos foram entregues (na verdade, este deveria ser o início do ciclo)
• manter os processos vivos e atualizados
• base de processos não cair em desuso alguns meses após o projeto
• justificar o retorno do investimento neste tipo de projeto sem um motivador mais objetivo e com um ROI bem definido.

Riscos envolvidos

• mapear somente por mapear, sem uma continuidade ou objetivo específico
• definir uma política de governança para garantir a atualização dos processos
• definir responsáveis pelos processos e fazer que os mesmos garantam a sua atualização

Modelagem para Padronização dos Processos:

Profundidade da Modelagem

• detalhar atividades e procedimentos o suficiente para que o mesmo possa ser replicado. Via de regra, no mínimo, no mesmo nível do aplicado na documentação ou treinamento.

Desafios

• unificar a forma como o processo é executado quando o mesmo é executado de formas distintas em cada local
• diminuir a resistência à mudança daqueles que acreditam que a sua forma é a melhor
• perceber as peculiaridades regionais que efetivamente exigem que o processo tenha que ser executado de forma diferenciada

Modelagem para o Redesenho de Processos:

Profundidade da Modelagem

• o mínimo possível, desde que este mínimo seja o suficiente para o entendimento do processo e seus problemas
• não envolve a documentação operacional do que é executado

Desafios

• vencer a resistência das pessoas que não desejam a mudança
• enfrentar o boicote daqueles que não querem expor os problemas do processo devido às atividades que eles executam

Modelagem para Automação de Processos:

Profundidade da Modelagem

• entendimento é mais detalhado do que na modelagem para o redesenho
• os resultados esperados de cada atividade não são alterados. Não há mudança no “o que é feito” em cada atividade do processo. Assim, a situação atual deve ser detalhada a nível operacional.
• ocorre mudança, contudo, no “como é feito” cada atividade.
• é desenvolvido o modelo to-do, que melhora o processo com tecnologia
• atividades manuais passam a ser automáticas
• prazos passam a ser controlados de forma proativa
• é implementada a garantia de integridade dos processos

Desafios

• garantir que realmente o processo é eficaz e atende aos objetivos da organização.
• modelar todas as regras de negócio no nível de profundidade necessário.

É possível perceber que cada projeto tem as suas particularidades, e estas devem ser levadas em consideração durante o planejamento do projeto, para que o êxito seja obtido!