Ah…, se você chegou a este artigo, é porque esta pergunta já passou por você. Na verdade, esta pergunta passa por todas as organizações que se dispoem a praticar o Gerenciamento por Processos de Negócio.

As melhores práticas de gerenciamento de processos recomendam que para todo Processo de Negócio exista um Dono do Processo.

O BPM CBoK – Corpo Comum de Conhecimento sobre BPM, comenta dentro do tema de Gerenciamento de Processos de Negócio que a implementação do Business Process Management exige a introdução de novos papéis na organização. O mais emblemático entre eles, sem dúvida, é o do Dono do Processo.

“O Dono do Processo é um papel central em uma implementação de Business Process Management e tem atribuído a si a responsabilidade geral pelo gerenciamento ponta-a-ponta de um ou mais processos de negócios (…),  responsável por garantir que o processo atenda às expectativas de desempenho em termos de eficácia e eficiência estabelecidas.”
– BPM CBoK v3.1 – 2.2.10.1 – Dono do Processo

Então como determinar o Dono de um Processo?

A principal dificuldade está talvez na própria terminologia empregada. O termo “Dono do Processo” deriva da tradução literal “Process Owner“, empregada internacionalmente. Diferente do termo “Dono”, que em português tem uma conotação forte de posse, a expressão “Owner” em inglês caracteriza mais o sentido de propriedade.

Entendemos que o dono do processo não é um cargo ou uma função organizacional, mas um papel, ao qual são atribuídas responsabilidades de nível estratégico.

Aqui vão algumas dicas para identificar o Dono do Processo/Process Owner de um processo de negócio:

1. O Dono do Processo é um Papel Estratégico
   O Dono do processo é responsável pelo desempenho de um Processo de Negócio de ponta-a-ponta.
   Pode ser, por exemplo, o processo de Produção de uma fábrica de escova de dentes. O Processo de Produção envolve atividades que vão do planejamento de produção para atender às expectativas de vendas, até a logística de distribuição dos produtos.
   Isto envolve não apenas as atividades executadas pela equipe que comanda as máquinas no chão de fábrica, mas também as de planejamento comercial controle de qualidade, gestão de não conformidades, almoxarifado, manutenção, logística, entre outros.
   O Dono do Processo tem como principal responsabilidade monitorar o desempenho do processo (está tudo dentro das conformidades?) e responder pelas variações do processo de forma que terá que tomar decisões estratégicas – como investimentos, cortes, etc sobre o processo visando garantir seu melhor desempenho. Portanto, precisa ser imbuído de autoridade sobre as equipes envolvidas.
2. Ser Dono do Processo não significa ser “Dono da coisa toda”
   Um processo ponta a ponta costuma ser um fluxo com grande número de atividades, envolvendo diversas áreas funcionais e etapas de execução.
   É comum que, em uma arquitetura de processos, estas etapas sejam desdobradas em Subprocessos. Além disso, os Processos de Suporte executados pela organização para suportar o Processo de Negócio ponta a ponta também fazem parte e contribuem para o seu desempenho.
   Cada um desses processos também requer gerenciamento e monitoramento, geralmente em um nível mais tático. Essa costuma ser a atribuição de um outro papel – o de Gerente do Processo.
   Por isso, ao definir responsabilidades, considere se não está tentando atribuir responsabilidades de Dono de Processo a um processo que na verdade é parte de algo maior.
3. O Dono do Processo não precisa ser uma pessoa só
   Em algumas organizações o Dono do Processo pode ser um comitê formado pelos Gerentes ou Diretores das principais áreas envolvidas.

O dono do processo é um papel que surge com a maturidade da prática de BPM na organização.