Em um mundo onde os discursos de investimentos em transformação das organizações destacam termos como: “projetos ágeis na automatização”, “transformação digital” e etc, há um embate constante entre duas forças: a vontade de transformar todos os processos em fluxos digitais versus a segurança de implementar um processo revisado, estruturado e que faça sentido.

A disputa entre a responsabilidade pela transformação dos processos é um cabo de guerra de três pontas: com a equipe do Negócio em uma, a de Tecnologia em outra e a equipe de Processos e Compliance na terceira ponta.

Partir direto para a automatização parece uma proposta sedutora e num mundo cada vez mais digital parece ter muito mais sentido. Mas um processo que não possui uma estrutura muito clara, tem um escopo mal definido ou problemas escondidos por trás da ineficiência e demora na execução pode muito facilmente se tornar em um projeto de meses (ou anos) sem entrega pela TI.

Nós achamos que existe um caminho do meio.

Recomendamos aqui este passo a passo básico para obter sucesso em projetos de transformação digital dos processos da sua organização.

0. Antes de começar, identifique o problema
Se você não tem um problema a resolver, então parabéns, seu processo está maduro e pode ir direto para a automação. Pule para o passo 7.

Na grande maioria das vezes, porém, o processo possui ineficiências e problemas que não se resolvem simplesmente criando formulários digitais. Pode ser um problema de custos (muito caro), perdas financeiras por descumprimento de contratos (multas frequentes), demora e gargalos em etapas críticas, insatisfação com o tempo entre pedido e entrega, avaliações negativas do cliente, a necessidade de se adequar a uma nova legislação…

Conhecer (e quantificar) o problema a ser resolvido é o que muitas vezes determina o escopo do trabalho (de onde até onde) e a priorização da iniciativa em relação a tudo mais em que a organização precisa investir.

Por isso:

1. Identifique o processo em que esse problema acontece

O problema aponta o processo. A partir disso, delimite o escopo (de onde até onde) do processo. Se ele for muito grande (por exemplo da aprovação para participação em eventos > aprovação de viagens > execução > prestação de contas), ou possuir variações (por exemplo viagens nacionais e internacionais), recomendamos dividir para conquistar – realize o projeto sobre uma parte específica, seja ágil, aprenda com os erros, obtenha sucesso e patrocínio para melhorar e automatizar o restante.

Ao identificar o processo e entender o problema, defina junto com os patrocinadores do projeto um objetivo claro para a transformação do processo. Por exemplo: reduzir o tempo do processo de 30 (situação atual) para 10 dias (situação desejável). Ou reduzir os custos do processo em 30%.

2. Modele para entender quem está envolvido e onde são feitas as atividades

A modelagem AS IS em um projeto de transformação deve ser tão simples quanto pode ser.

Represente o fluxo de atividades, identifique as áreas e papéis envolvidos, interfaces com o cliente ou outras instituições/processos, os artefatos (documentos, etc) utilizados, as rotas alternativas que são mais comuns.

Registre (mas não perca muito tempo tentando modelar no diagrama) os casos de exceção. Leve para o diagrama só o que acontece com mais frequência ou que gera maior impacto ao processo.

3. Analisar só o que contribui para o entendimento do problema

A análise funciona como aquela bateria de exames que os médicos mandam você fazer quando chega a eles com algum problema de saúde. Ele não mandará você fazer um eletroencefalograma se o seu problema é uma dor no joelho.

Seja objetivo! Escolha e aplique apenas as técnicas e ferramentas que possam contribuir de fato para identificar as raízes do problema. Não perca tempo sendo minucioso na aplicação de técnicas que não trarão contribuições significativas para o objetivo do projeto.

4. Crie um diagnóstico a partir da análise para entender o problema real

Assim como o médico que avalia os exames, reúne os conhecimentos sobre o problema e cria um diagnóstico da saúde do paciente, o analista também deve montar uma lista dos problemas encontrados.

Poderá nesse diagnóstico encontrar outras situações que não sejam contribuintes de fato para o problema original, mas que pode ser um gerador de ineficiência do processo.

O diagnóstico é o guia para identificar as situações mais críticas a serem endereçadas no redesenho.

Utilize as informações da análise para quantificar cada item do diagnóstico. Assim, aos resolvê-los, eles passarão a ser ganhos obtidos no atingimento da meta de referência definida para o projeto. Assim, se identificou uma atividade que não agrega valor e consome um dia do processo, o desenho poderá considerar como ganho a economia de um dia ao eliminá-la do fluxo.

Se o diagnóstico evidenciar muitos problemas, não tente atacá-los todos de uma vez. Priorize-os e planeje uma transformação evolutiva do processo, iniciando pela solução dos problemas mais críticos. É disso que se trata a agilidade na transformação de processos.

5. Proponha um desenho de processo mais simples e que soluciona os problemas que não tem origem tecnológica

Antes de criar o modelo pra automatizar, reflita sobre o diagnóstico e proponha um desenho mais simples e que resolva as situações encontradas. Poderá ser realocar parte do trabalho de um participante para outro, transferir atividades mais simples para assistentes, terceirizar parte do processo, paralelizar etapas que não possuam dependências, eliminar atividades de aprovações ou revisões já que os problemas de qualidade serão resolvidos, entre tantas outras possibilidades.

Provavelmente o processo redesenhado será mais enxuto.

6. Identifique as necessidades de apoio de tecnologia para resolver o problema (onde estão os dados, como os sistemas tem q ser atualizados, etc)

O novo processo agora pode ter necessidades de informações diferentes do que o processo original. Algumas informações poderão até nem mais fazer sentido.

Ao mesmo tempo, podem surgir outras oportunidades de dar inteligência ao processo, buscando dados automaticamente dos sistemas da empresa (como o sistema de gestão de orçamento) ou de serviços disponibilizados pelo governo ou outras empresas.

Mapeie em quais atividades estas informações são necessárias e proponha um novo desenho que incorpore essas automações.

Quantifique quanto mais de ganho será obtido aos já identificados no redesenho e o quanto será possível se aproximar – ou extrapolar! – a meta de referência em relação ao impacto do problema original. Deixe seu patrocinador feliz com a percepção de que o investimento valerá a pena de fato!

7. Automatize o fluxo

É fácil identificar os ganhos que a automatização do processo em um BPMS traz. Em geral, simplifica, controla e agiliza a comunicação e a orquestração do trabalho entre os envolvidos, auxilia no monitoramento e controles de prazos, torna o processo mais transparente a todos os envolvidos.

Melhor ainda se partimos de um processo no qual os antigos problemas já foram resolvidos ou endereçados.

Basta apenas adequá-lo às capacidades da ferramenta de automatização escolhida pela organização, implementar a automatização, testar e implantar.

Planeje entregas contínuas que gerem ganhos incrementais a partir dos requisitos corretos para serem automatizados.

Compare os resultados do processo automatizado com os do processo problemático coletados no AS IS e demonstre para a organização os benefícios da transformação estruturada.

IMPORTANTE: Evite estas ciladas!

I. Megaprojetos ousados de meses ou anos
Agilidade em processos tem a ver com entregas contínuas de mudança. Portanto, não pense no processo automatizado como uma solução incrível que, quando for entregue, estará pronto. Se você perseguir este objetivo, demorará muito tempo para fazer uma primeira entrega. Em vez disso, organize o time para iterar nesses passos com tiros de poucas semanas mas com entregas de valor contínuas.

II. Empurramento de responsabilidades
Alinhe com o time de negócio que a transição entre o processo manual e o processo totalmente digital poderá envolver mudanças significativas em sua rotina. Em alguns momentos, eles terão que fazer um pouco mais de trabalho além do normal  até que todas as integrações estejam em seu lugar e efetivamente gerem os ganhos de economia de tempo esperados.

III. Acreditar que o processo só está bom quando está pronto
Alinhe o mindset de todo o time para mirar nos objetivos da programação mas medir, aceitar e comemorar os resultados das entregas realizadas no decorrer do projeto de transformação.

Boa sorte!