A automatização de processos robóticos, ou RPA, é o uso de tecnologia para automatizar tarefas, reduzindo o tempo de trabalho e maximizando as eficiências. Treinamos um robô para realizar tarefas no lugar das pessoas, acessando sistemas, processando dados e etc. Esse treinamento gera um script do trabalho a ser executado. Mas como podemos determinar para o robô quando é que ele deve começar a executar o trabalho que está no script?

A resposta é que existem várias formas, e que a escolha depende das características da tarefa automatizada e da frequência que ela tem que ser executada. Para o seu acionamento, devemos nos atentar às características dos processos e sua frequência. Desta forma, é possível utilizar as soluções em RPA de forma eficiente, evitando possíveis custos desnecessários. Para acionar uma  automatização RPA, utilizamos diversos tipos de gatilhos que podem ser configurados para iniciar as automações sendo eles:

• Agendamento recorrente
• Acionamento como serviço 
• Acionamento como evento 

Vale lembrar que ara cada tipo de acionamento, está associado a um tipo de robotização, podendo ser detalhado neste artigo .

Acionamento sob demanda

O acionamento sob demanda é uma forma de ativar o RPA permitindo a execução de tarefas que não são realizadas com frequência constante. Esse tipo de ativação é iniciado pelo usuário que solicita a inicialização de uma determinada tarefa e uma vez iniciado, o processo é executado automaticamente. Nesse caso, a pessoa que deseja iniciar a execução da tarefa pelo robô acessa um aplicativo, que lista todas as tarefas que podem ser acionadas. O usuário seleciona a tarefa e o robô começa a executar o trabalho.

Ele é muito útil para tarefas que não precisam ser executadas automaticamente ou que não se repetem com muita frequência. Este acionamento está associado ao tipo de RPA não assistido.

Em robôs autônomos (não assistidos) também é possível realizar o acionamento sob demanda. Nesse caso, o usuário precisará ter acesso ao centro de controle da plataforma RPA, com permissões para selecionar a tarefa a ser executada e delegar um robô autônomo que será responsável por fazer o trabalho, iniciando imediatamente a sua execução. Essa é uma abordagem menos comum, pois em muitas organizações o acesso ao Centro de Controle é restrito apenas à equipe de desenvolvimento e sustentação de RPA.

Exemplos:

• Verificar o status de um pedido específico em uma loja online.
• Preencher um formulário em várias plataformas.
• Atualização dos produtos em estoque em determinado momento.
• Identificar produtos com estoque baixo em loja de varejo online.
• Verificar pedidos recentes em uma loja online.

Agendamento recorrente

O agendamento recorrente é um tipo de acionamento que permite a execução de tarefas em um horário determinado e com frequência constante. Ele é adequado para tarefas que precisam ser executadas em dias e horários específicos, como por exemplo atualizar o estoque de uma loja virtual todos os dias pela manhã. 

O agendamento ocorre no Centro de Controle da Plataforma RPA. O profissional responsável por gerenciar a agenda de trabalho dos robôs seleciona a tarefa a ser agendada e configura na plataforma os dias (da semana ou do mês) e os horários em que a execução deve acontecer. O próprio Centro de Controle se encarrega de controlar o horário e delegar a tarefa ao robô quando chegar a hora certa de começar o trabalho.

Exemplos:  

• Atualização dos preços de produtos semanalmente em uma plataforma de vendas online.
• Atualização periódica de dados de clientes em um software CRM.
• Execução de backups regulares de banco de dados em determinados horários.
• Monitoramento e atualização de estoques de produtos diariamente em uma plataforma de e-commerce.
• Execução de processos de validação de pedidos e aprovação de pagamento em uma plataforma de e-commerce.

Acionamento como serviço

O acionamento como serviço é uma forma de acionamento de RPA que é iniciada sem a intervenção humana direta. Esse tipo de acionamento é iniciado automaticamente quando um serviço específico é solicitado. Ele é adequado para tarefas que precisam ser executadas em momentos específicos e sem intervenção humana. Nesse caso, cria-se uma configuração de acesso à execução da tarefa robotizada como serviço, indicando os dados básicos que devem servir como entrada para o processamento e qual o robô delegado para executar o trabalho. Esse setup fica acessível como um webservice, que pode então ser acionado por qualquer sistema. Este acionamento está associado ao tipo de RPA  não assistido.

Exemplos:  

• Checar certidões negativas nos órgãos governamentais sempre que houver um novo cadastro de fornecedor no ERP.
• Ao identificar que um item está com estoque baixo o ERP chama um robô para abrir pedido de compra de reposição com o fornecedor habilitado.
• O sistema do time do Departamento Pessoal, disparar uma notificação para os colaboradores via e-mail sempre que o período de pedido de férias estiver próximo do vencimento.

Acionamento como evento

Já o acionamento como evento é um tipo de acionamento que é iniciado a partir de um evento específico, como uma chegada de e-mail (o monitor de eventos monitora a conta via POP/IMAP)

ou um novo arquivo gravado em uma pasta (o monitor de eventos monitora o sistema de arquivos). Ele é adequado para tarefas que precisam ser executadas automaticamente a partir de determinadas condições ou eventos, como por exemplo responder automaticamente a uma mensagem de e-mail. Nesse caso, o evento é configurado no centro de controle da Plataforma RPA, determinando qual tarefa deve ser executada quando ele ocorrer e qual robô será delegado para executar o trabalho. Assim, quando o monitor de eventos detectar que o mesmo ocorreu, o robô será imediatamente acionado para realizar o trabalho.  Este acionamento está associado ao tipo de RPA não assistido.

Exemplos: 

• Resposta automática a e-mails de clientes com determinadas palavras-chave no assunto.
• Verificação automática de planilhas compartilhadas para identificar atualizações de dados.
• Execução automática de rotinas de validação de dados em sistemas de CRM.
• Atualização automática de dados bancários de clientes com base em informações de extratos recebidos.
• Monitoramento automático de planilhas compartilhadas para identificação

Os tipos de gatilhos para o acionamento da automação RPA são importantes para a efetividade da automação. O acionamento sob demanda é utilizado para tarefas pouco frequentes, o agendamento recorrente é utilizado para tarefas que precisam ser executadas em horários determinados, o acionamento como serviço é utilizado para notificações automáticas e o acionamento como evento é utilizado para acionar tarefas específicas a partir de eventos específicos ou condições. Em resumo, a automação de processos robóticos por meio dos gatilhos adequados ajuda a melhorar a eficiência dos processos e a economizar tempo e recursos para os profissionais.