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Tudo o que você precisa saber sobre Governança RPA

Qual a diferença entre Centro de Operações Robóticas e um Centro de Excelência RPA? Descubra por que governança é essencial em uma iniciativa de robotização.

Nos últimos anos, as empresas têm aumentado a adoção de robôs nos escritórios. Com a implantação progressiva de projetos-piloto de Automação Robótica de Processos (RPA), sua relevância no contexto organizacional vem crescendo significativamente. Assim, surge a necessidade de estabelecer uma área dedicada à administração e governança dessas implementações. Esta equipe não apenas monitora os robôs em operação, mas também desempenha um papel fundamental ao avaliar e priorizar os processos a serem automatizados, analisar as tecnologias de RPA disponíveis, criar estratégias para gerenciar mudanças, elaborar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e muito mais.

Centro de Operações Robóticas (ROC) 

Todavia, o que percebemos nos diversos clientes que atendemos é que, muito antes de uma atuação estratégica, as empresas estão adotando um Robotic Operations Center (ROC), também conhecido como Centro de Operações Robóticas. Essa estrutura geralmente é formada por uma equipe dentro da área de TI da empresa que faz o processo de implementação e implantação de robôs, mas que ainda não atua em nível estratégico e de governança. Ele pode ser o estágio inicial da implantação de RPA na empresa, mas com a expansão do número de automações implantadas as preocupações se tornam mais abrangentes, exigindo o estabelecimento de um CoE. As principais atividades de um ROC são: 

  • Monitoramento: Monitora a execução e  desempenho dos robôs de automação. Isso inclui o acompanhamento de tempos de execução, erros e eventuais interrupções.
  • Suporte: Quando ocorrem problemas ou falhas, o ROC é responsável por identificar as causas e tomar medidas corretivas. 
  • Orquestração: Gerencia o agendamento das automações, garantindo que elas sejam executadas nos horários estabelecidos pela área de negócio. 
  • Notificações: O ROC geralmente comunica as áreas qualquer pausa na execução do robô ou possíveis mudanças que impactarão o funcionamento da automação, 
  • Atualizações: O ROC gerencia as atualizações de software, patches de segurança e manutenção preventiva dos robôs de automação. 

Mas o que é um Centro de Governança RPA ? 

O CoE (Center Of Excellence) de RPA (Robotic Process Automation) é a unidade responsável por supervisionar e gerenciar a implementação e governança do trabalhador digital na organização. Ele tem o papel de coordenar, regulamentar e promover a aplicação inteligente da Automação Robótica de Processos. Com isso, capacita a organização a tirar o máximo proveito desse recurso transformador enquanto mantém um enfoque abrangente nas dimensões empresariais, gerenciais e tecnológicas.

Questões como: processos padronizados para ir da descoberta à implantação, garantindo a qualidade dos robôs em produção, definição de critérios de priorização de projetos, papéis e responsabilidades definidos no monitoramento e sustentação das automações, estabelecimento de políticas de acesso e de segurança da informação, impacto das automações sobre as atividades de negócio da empresa são algumas das preocupações de um CoE RPA.

Modelos de gestão de um CoE RPA

Existem três modelos mais predominantes da gestão para implementação de um CoE RPA que consiste em: Centralizado, Descentralizado ou Híbrido. Cada abordagem tem suas vantagens e desafios específicos, e a escolha dependerá da estratégia e das necessidades da organização.

  • CoE Centralizado: Neste modelo, todas as iniciativas de RPA são concentradas em uma equipe central dentro da organização. Os benefícios dessa abordagem incluem a capacidade de gerenciar, padronizar e organizar os projetos de maneira mais eficaz devido ao controle centralizado e à tomada de decisões. No entanto, a desvantagem reside na dificuldade em promover a participação e a contribuição democrática das áreas de negócio nos processos.
  • CoE Descentralizado: As iniciativas de RPA estão distribuídas nas unidades de negócio da organização. A principal vantagem é a possibilidade de personalizar os projetos de acordo com as necessidades específicas de cada área, criando um ambiente propício para a inovação adaptada ao contexto. No entanto, a descentralização do poder pode levar a uma disseminação inadequada do conhecimento, falta de padronização entre as equipes e o risco de duplicação de esforços.
  • CoE Híbrido: O modelo híbrido combina características dos modelos centralizado e descentralizado, adaptando-se à maturidade e aos objetivos da organização. Isso permite escolher a predominância das características conforme a situação. Os benefícios deste modelo incluem a padronização dos processos e o empoderamento das áreas de negócios para tomar decisões relacionadas à automação. No entanto, é importante alinhar cuidadosamente os papéis e responsabilidades para evitar desvios nos objetivos de governança.

Para entender mais modelos de gestão confira nosso outro artigo: Modelos de Gestão do CoE RPA

Papéis e Responsabilidades na Implementação de um CoE RPA  

Ao montar uma equipe para o Centro de Excelência (CoE) em Automação Robótica de Processos (RPA), é essencial contar com especialistas que possuam habilidades em áreas como negócios, processos, tecnologia da informação, desenvolvimento, infraestrutura e segurança de dados. Formar a equipe do CoE com membros que assumem funções e responsabilidades bem definidas é fundamental. Quais são os profissionais necessários para a equipe?

  • Líder Estratégico: Um líder executivo que atua como patrocinador das ações voltadas para a adoção de trabalhadores digitais na empresa. Ele estabelece a conexão direta entre a alta administração e o CoE.
  • Gerente do CoE RPA: Responsável por orientar as iniciativas do CoE RPA, acompanhando novas oportunidades de automação, priorizando bots e acompanhando as tendências do mercado.
  • Analista de Automação RPA: Profissionais com habilidades analíticas que conduzem a identificação, análise, modelagem e propostas de soluções para a automação.
  • Desenvolvedor RPA: Especialistas que criam os scripts de automação, dominando a ferramenta adotada para a implementação.
  • Líder Técnico: Responsável por supervisionar a equipe técnica, garantindo que todas as automações sejam desenvolvidas de acordo com os padrões estabelecidos.

Essas são apenas algumas das principais funções e responsabilidades em um Centro de Excelência em RPA. Dependendo do tamanho e da complexidade da organização, essas funções podem ser ajustadas, combinadas ou ampliadas para atender às necessidades específicas. Além disso, ao iniciar o processo, é importante manter as unidades de negócios envolvidas no CoE para garantir a realização dos resultados desejados.

Principais atividades da Governança RPA

As responsabilidades de um Centro de Excelência dependerão do modelo de governança utilizado. Todavia, as atividades mais comuns incluem:

  1. Estratégia e Planejamento: Elaborar estratégias para priorização, implementação, monitoramento de desempenho, padronização de desenvolvimento e documentação. Envolve a identificação e seleção de processos apropriados para automação, a definição de metas e objetivos precisos almejados pelo CoE, além da criação de um plano de implementação e a asseguração contínua de apoio. 
  2. Gerenciamento de Mudanças: Lidar com os desafios de mudança organizacional e os impactos sobre o negócio decorrentes da automação. Isso envolve treinar os funcionários para trabalhar com as automações, comunicar os benefícios da RPA e abordar outras preocupações como realocação de profissionais e mudanças nas demais atividades do processo de negócio onde foi incluída a robotização.
  3. Integração de sistemas: Coordenar a integração das soluções de RPA com os sistemas existentes de TI da organização, sincronizando os esforços de substituição ou mudanças em sistemas que são operados pelos robôs. Isso é crucial para garantir que as automações sejam escaláveis, confiáveis ​​e interoperáveis.
  4. Avaliação de Desempenho: Medir e avaliar regularmente os resultados da automação, como eficiência aprimorada, redução de erros, economia de tempo e custos gerados para o negócio. Isso ajuda a justificar o investimento contínuo em RPA. 
  5. Melhoria Contínua: Estabelecer um ciclo de melhoria contínua para a automação, onde os processos automatizados são revisados ​​e otimizados com base no feedback dos usuários e em métricas de desempenho. Além disso, identificar problemas e realizar ajustes quando necessário. Isso também inclui a capacidade de interromper ou ajustar as automações em tempo real.

Principais desafios na governança RPA

A implementação de um Centro de Excelência (CoE) de (RPA) pode apresentar diversos desafios que exigem atenção e estratégias adequadas para superá-los. Alguns dos principais desafios incluem:

  • Estabelecendo Expectativas Realistas: No caso de organizações que já automatizaram diversos processos ou estão no início de sua jornada, é crucial alinhar expectativas. A definição de políticas, padrões, modelos de gestão e a formação de equipe dependem do tempo e maturidade da implementação do RPA.
  • Gerenciando a resistência dos funcionários: Ao implantar uma estrutura de governança, a equipe deve lidar com a resistência das áreas de negócios em se adaptar às novas regras. Um sólido plano de gestão de mudanças é fundamental para suavizar essa transição sem impactos abruptos.
  • Retorno sobre o Investimento (ROI): Demonstrar o ROI da automação RPA pode ser um desafio, especialmente nos estágios iniciais, quando os benefícios podem não ser imediatamente visíveis.
  • Escassez de Equipe de Implementação RPA: Encontrar e manter talentos com as habilidades técnicas necessárias em RPA pode ser complicado, pois a demanda por especialistas nessa área está em constante crescimento.
  • Integração e mudanças em sistemas: Integrar as soluções de RPA com os sistemas existentes da organização pode ser complexo, especialmente quando os sistemas são diversos e heterogêneos.

Confira nossa capacitação em Centro de Excelência (CoE) RPA. Este curso é projetado para profissionais e líderes organizacionais envolvidos na criação de padrões, processos, papéis e responsabilidades essenciais para o gerenciamento das automações, desde a identificação até a produção e manutenção dos processos automatizados.

Se você precisa organizar os seus processos de governança e sustentação de suas iniciativas de RPA, você pode contar com a consultoria da iProcess em Estruturação de CoE RPA.

E se você já tem um CoE RPA ou processos bem definidos, mas percebe que ainda existe espaço para melhorá-los, nos procure para que possamos aplicar o nosso diagnóstico de maturidade de CoE RPA, baseado em uma metodologia desenvolvida pela iProcess para avaliar os processos de governança e mostrar aos nossos clientes onde eles podem ser melhorados.

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