É fato que a automação de processos com RPA já virou uma “commodity” no mundo de negócios, deixando de ser uma moda e se tornando uma realidade tecnológica em organizações de todos os tipos e tamanhos. 

 Ocorre que muitas empresas começam ou conduzem suas iniciativas de automação sem uma análise criteriosa de quais processos são os mais adequados para automatizar. E mesmo nas empresas em que este backlog de oportunidades já existe e é constantemente atualizado, falta muitas vezes um entendimento de como estas oportunidades de automação deveriam ser priorizadas. 

 Uma boa priorização garante que os esforços de automação sejam investidos naqueles processos ou áreas que gerem mais impacto e retorno positivo! 

 Neste sentido, pode ser utilizado o conceito de “Funil da priorização”, que é um método muito eficiente para que sejam obtidas, filtradas e por fim selecionadas as melhores oportunidades de automação na empresa.

Como priorizar oportunidades de RPA

 Vamos entender um pouco melhor como funciona cada uma das etapas deste funil? 

1) Entrada de Oportunidades Coletadas:

Esta etapa, que na verdade é a “entrada” no funil, pode variar bastante de organização para a organização. Ela se refere à forma (ou formas) como são identificadas todas as ideias de automação nas atividades executadas na organização, provenientes de diferentes colaboradores e áreas. Estas oportunidades podem ser identificadas e coletadas com diferentes métodos, como por exemplo: 

• Ações de melhoria identificadas como resultado de um trabalho de análise e redesenho de processos que esteja sendo realizado; 

• Pesquisas realizadas internamente, buscando identificar oportunidades; 

• Feedbacks recebidos dos próprios colaboradores (geralmente são inseridos e armazenados em alguma ferramenta de cadastro de ideias); 

• Busca ativa, em que o analista acompanha as atividades realizadas em uma área, conhecendo o trabalho e identificando oportunidades; 

• Dentre outras. 

 2) Analisar a Viabilidade:

Nesta que é de fato a primeira etapa do funil, é realizada uma análise inicial de cada uma das oportunidades coletadas, para avaliar a viabilidade técnica e operacional da automação. É comum que algumas das oportunidades possam ser melhor resolvidas utilizando outras tecnologias, como chatbots, automação com ferramentas de BPMS e tecnologias de IA. Esta análise é de crucial importância para filtrar as oportunidades factíveis, e evitar que a organização gaste tempo e recursos com o estudo de ideias sem viabilidade. É importante que os seguintes critérios sejam avaliados em cada oportunidade: 

• Existe a chance deste processo mudar a curto prazo? Em caso positivo, automatizar gera o risco muito grande de mudanças ou retrabalhos. É recomendado postergar a automação até que o processo esteja estável. 

• Processos que não são baseados em regras – RPA trabalha com o conceito de “receita de bolo”, onde o processo deve seguir um conjunto estabelecido de regras. Processos com variabilidade, imprevisibilidade e decisões que dependem de julgamento humano não são baseadas em regras, não sendo bons candidatos à robotização. (Considere IA como alternativa – confira o ebook “50 Super Poderes da Inteligência Artificial”).

• Processos cujo setup é maior que o benefício – processos que envolvem, por exemplo, a necessidade de diferentes integrações sistêmicas ou conexões remotas. Máquinas remotas exigem uma forma diferente e mais complexa de mapeamento das telas pelo robô. Se o processo a ser automatizado é simples ou com pouco impacto para organização, pode não valer a pena o esforço para setup, criação e manutenção da automação. 

• Processos cuja quantidade de transações ou esforço são pequenos – como exemplo, podemos ter um processo que acessa 6 diferentes sistemas, com telas complexas e passos de validação/conciliação de dados. Ocorre que o o processo é executado apenas 2 vezes ao ano! Muito provável que o custo para criar e suportar este robô supera o custo da execução manual. Desta forma o processo não seria o mais recomendado para automação. 

• Sistemas que devem mudar no curto prazo – se o processo é realizado em sistema que vai ser modificado a curto prazo, não é recomendado para automação neste momento. Isso porque se as telas do sistema forem modificadas, será necessário remapeá-las no robô. É recomendado aguardar até que as modificações sejam finalizadas para seguir com a automação. 

• Informações que não possuem um padrão para captura: por exemplo, um processo que exige a interpretação de um texto livre em um e-mail, ou a coleta de informações em documentos não estruturados. Estes tipos de processos não são os mais adequados para automação com RPA. 
  Importante comentar que tecnologias de IA ou similares podem ser utilizadas para complementar a solução de RPA e permitir a captura nestes casos! Veja por exemplo o artigo Os Super Poderes da IA – Ep. 4. O Poder da Inteligência Artificial em analisar e interpretar textos”. 

• Questões envolvendo responsabilidade legal sobre as ações do robô: processos que por motivos legais, precisam ser executados por um usuário com “CPF”. Uma alternativa é utilizar um usuário de serviço, tipo de usuário dedicado a integrações sistêmicas, mas que pode incorrer em questões contratuais e licenças adicionais (aumentando o custo da automação). Quando o processo tiver esta característica, é um ponto de atenção para avaliar a sua viabilidade. 

3)  Avaliar Especialização X Volume:

As oportunidades viáveis passam para a etapa seguinte. Nessa análise, comparamos o nível de especialização necessário do perfil executor do processo ou tarefa, em relação ao volume de trabalho gerado pelo processo ou tarefa. Veja o gráfico a seguir: 

Então ordenamos as oportunidades de automação de acordo com a sua especialização e volume, e respectiva indicação de automação. Essa análise ajuda a identificar quais automações deveriam ser discutidas e desenvolvidas por primeiro, recomendando uma fila de prioridades baseada na relevância da automação frente aos potenciais ganhos. 

No artigo Como priorizar as oportunidades de robotização com RPA detalhamos com mais profundidade este tema, confira!

4) Avaliar Complexidade da Solução:

Nesta etapa analisamos a complexidade de cada oportunidade, bem como a complexidade para automatizá-la. Alguns dos critérios que podem ser usados para definir se um processo é complexo: 

• Processo com número expressivo de etapas; 

• Processo com interação com vários sistemas diferentes; 

• Etapas realizadas em telas complexas, que podem gerar desafios durante a automação; 

• Processo com muitas regras de negócio, que altera o direcionamento/comportamento do fluxo; 

• Processo com muita variabilidade. A depender de uma condição de negócio, diferentes cenários/subprocessos podem ser acionados; 

Acesse o artigo Avaliando a viabilidade técnica e complexidade de automação com RPA” para mais informações sobre esta avaliação! 

A complexidade e o tamanho do processo irão definir o esforço para construir a automação com RPA. Quanto mais complexo um processo, mais demorado (e custoso) será para desenvolvê-lo e suportá-lo.  

Sugerimos que processos complexos não sejam escolhidos como os primeiros a se automatizar, dado o risco de gerar questionamentos sobre a efetividade da iniciativa (“Estou com projeto de automação RPA sendo desenvolvido a 3 meses, e até agora não conseguimos colocar pra rodar!“). 

5) Classificar as oportunidades:

Nesta etapa, é feita uma classificação qualitativa das oportunidades que chegaram até esse ponto, em critérios como por exemplo “Ótima”, “Razoável” ou “Ruim” (cada organização poderá definir seus próprios critérios qualitativos). Neste exemplo, poderíamos ter: 

• Oportunidades ótimas: alta viabilidade da automação, com baixo custo e gerando um grande impacto para a organização (em muitos casos são os famosos “quick wins”);  

• Oportunidades razoáveis: processos viáveis de serem automatizados, mas que apresentam desafios: processos onde pode ser difícil de provar o ROI, processos de uma área não core na organização, processos com baixo volume de execuções;

• Oportunidades ruins: processos muito demorados para serem automatizados e/ou que geram baixo impacto na organização. 

Aqui a expertise das áreas de negócio e dos patrocinadores da iniciativa é crucial para “separar o joio do trigo”. Podemos ter um processo que passou por todas as etapas e foi até considerado uma “oportunidade ótima”, mas que não é prioritário para a organização naquele momento, sendo colocado no final do backlog. É muito importante considerar os recursos disponíveis para a implementação das automações, os prazos envolvidos e os objetivos estratégicos da organização, para embasar a classificação das prioridades.

 E com isso, chegamos no final do funil! Como resultado esperado deste trabalho, teremos uma lista de oportunidades de automação que são consideradas factíveis de automatizar, devem gerar os retornos desejados e vão gerar muita visibilidade na organização, o que gera um “ciclo virtuoso” de automação dentro da empresa: diferentes áreas começam a saber dos benefícios da automação que estão ocorrendo em outras áreas, e querem robôs para chamar de seus. :-)