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Como priorizar as oportunidades de robotização com RPA

O planejamento e avaliação apropriados das oportunidades de automação pode ser o divisor de águas entre o fracasso e o sucesso de uma implantação de Robotic Process Automation (RPA).

 

Já tratamos aqui no blog da iProcess sobre diversas formas de coletar ideias e oportunidades de robotização (confira o Webinar: Como Encontrar as Melhores Oportunidades de Robotização).

As ideias que surgem com frequência são muitas, então como separar aquelas que vale a pena gastar tempo avaliando e quais poderiam ser rapidamente descartadas?

Em geral, em muitas empresas, a principal característica adotada para identificar oportunidades de robotização é ser uma tarefa manual e repetitiva.

Naturalmente, baseado apenas nesse critério, as oportunidades de automatização que se apresentam são inúmeras. Mas nem todo processo é um bom candidato à automação só por ser repetitivo, o que faz necessário realizar uma classificação comparativa para selecionar e priorizar o estudo e desenvolvimento das melhores oportunidades.

A matriz de oportunidades de robotização usada pela iProcess

A técnica de priorização que utilizamos nas análises para classificar processos entre prioritários, interessantes e de pouco valor baseia-se em dois critérios principais:

  • Nível de especialização do executor
    Avalia o grau de conhecimento especializado no negócio é requerido do profissional executor. Em geral, quanto mais especializado, maior o custo do profissional.
  • Volume/Tempo dedicado à Execução das tarefas
    Avalia quanto trabalho precisa ser feito para atender à demanda de tarefas.

O cruzamento destas informações traz um panorama inicial de avaliação de oportunidades, que pode ser priorizada de acordo com a matriz a seguir.

Nela, classificamos como ordem de prioridade:

  1. Alta especialização x Alto Volume
    Aqui estão as melhores oportunidades de robotização, que poderão liberar significativamente a força de trabalho humana. São processos com elevado potencial de ganho de ROI.
  2. Baixa especialização x Alto volume
    Apesar de envolver profissionais menos especializados, este grupo tende a apresentar elevado ganho em FTE.
  3. Alta especialização x Baixo volume
    Apesar do baixo volume, estas atividades possibilitam um ganho de produtividade de profissionais especialistas, possibilitando o crescimento enxuto.
  4. Baixa especialização x Baixo volume
    Estas automações não apresentam ganho significativo pois o custo de setup e manutenção da automatização pode ser muito elevado para o baixo retorno obtido. Para estes casos não recomenda-se a automação com RPA exceto se existem outros ganhos qualitativos ligados a esta atividade. Pode ser avaliado o uso de outras soluções tecnológicas no lugar de RPA para atender a esta necessidade.

Por exemplo:
Consideremos as seguintes propostas de automação:

(A) Cadastro de Itens
Diariamente, listas com centenas de dados de itens precisam ser cadastrados ou atualizados no portifólio da empresa. O cadastro envolve dezenas de informações diferentes. Isto é um indicativo de alto volume. A atividade é executada por assistentes que não requerem treinamento extensivo e fazem pouco ou nenhum julgamento sobre as informações cadastradas, tendo como função copiar/colar dados das planilhas par as telas de dois sistemas.
Isto é um indicativo de baixa especialização.

(B) Validação de cadastros de fornecedores
Os dados de novos fornecedores precisam ser verificados em sites do governo e de consulta de reputação antes de serem aprovados e cadastrados no sistema da empresa. O volume mensal consiste em algumas dezenas de cadastros, porém a atividade consome bastante tempo de profissionais analistas de compras que precisam de relativo nível de especialização para fazer a avaliação minuciosa dos dados.

(C) Acompanhamento e Revisão de Ponto
Semanalmente, os gestores precisam realizar a verificação dos pontos das dezenas de funcionários de cada unidade da empresa, verificando se estão dentro do horário padrão, se foram realizadas horas extras, se houve ausência e se existe atestado para os períodos de falta. Este é um indicativo de alto volume para uma empresa que tenha, por exemplo, 2000 funcionários.
Não é preciso dizer que os gestores são profissionais altamente especializados.

(D) Download do relatório de investidores da concorrência
O relatório de investidores da concorrência é publicado trimestralmente e precisa ser baixado para uma pasta compartilhada na rede para que possa ser analisado pela equipe de planejamento. É uma atividade repetitiva pois é sempre realizada da mesma forma. Porém, uma execução a cada três meses é um indicativo de baixíssimo volume de execução.
Qualquer pessoa poderia fazer essa atividade de baixíssima complexidade, que consiste simplesmente em acessar o site, realizar o download e salvar o arquivo.
Atualmente quem realiza esta atividade é o assistente.

Pela descrição dos cenários acima, teríamos a seguinte priorização:

Prioridade Processo Classificação
1 (C) Acompanhamento e Revisão de Ponto Alta especialização x alto volume
2 (A) Cadastro de Itens Baixa especialização x baixo volume
3 (B) Validação de cadastros de fornecedores Alta especialização x baixo volume
X (D) Download do relatório de investidores da concorrência Baixa especialização x baixo volume

Esta avaliação inicial já permite à organização identificar as oportunidades que devem ser descartadas e organizar uma lista de automações prioritárias.

A partir dos casos priorizados, podemos nos dedicar a uma avaliação mais criteriosa da viabilidade de implementação e de ganhos, que podem ser quantitativos (FTE, ROI) ou qualitativos (satisfação do cliente, agilidade, etc).

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