Modelar processos de negócio em BPMN é uma arte que combina clareza, padronização e eficiência. Um bom diagrama deve ser compreensível e funcional. Com nossa ampla experiência em BPMN, identificamos diversos fatores que tornam muitos modelos confusos e de difícil leitura.

Neste artigo, apresentamos 3 aspectos fundamentais sobre as melhores práticas para garantir qualidade sintática, semântica e pragmática na modelagem de processos.

1. Simplicidade e Clareza

Para garantir que um processo seja legível e fácil de entender, siga estas diretrizes: 

• Utilize o menor número possível de elementos, mantendo apenas os essenciais para representar o fluxo de maneira clara. 
• Evite o cruzamento de linhas, pois isso polui visualmente o diagrama e dificulta sua interpretação. 
• Nomeie as atividades com verbos no infinitivo + complemento (Ex: “Aprovar pedido”, “Emitir fatura”). 
• Prefira layouts horizontais, especialmente para processos longos, pois proporcionam uma leitura mais fluida. 
• Processo inchado: divida em subprocessos para manter o diagrama limpo. 
• Uso excessivo de anotações: se precisar de muitas notas explicativas, algo está confuso. 
• Não adicione tarefas de transferência/recebimento de trabalho entre participantes do processo. Isso incrementa desnecessariamente o diagrama com elementos sem valor agregado ao processo. O conector de fluxo de sequência já implica no entendimento de que o processo será transferido para o próximo participante. 

Muitas pessoas têm a tendência de explorar ao máximo os recursos da notação BPMN. No entanto, é fundamental considerar o público-alvo. O uso excessivo de elementos avançados pode tornar o modelo confuso para os leitores, resultando em processos pouco práticos e, muitas vezes, arquivados. 

Dica Bônus 

• Antes de iniciar a modelagem, avalie o grau de maturidade da equipe envolvida para determinar até que ponto a complexidade dos recursos pode ser explorada. O objetivo deve ser sempre a clareza e a usabilidade do diagrama. 

2. Padronização Visual

A consistência visual é essencial para tornar o diagrama mais organizado e intuitivo. Para isso: 

• Defina uma convenção para cores, fontes e espaçamentos e mantenha-a ao longo de todos os diagramas. 
• Use descrições objetivas para as atividades. Evite textos longos. Exemplo: 
  • Recomendado: “Revisar pedido” 
  • Não recomendado: “Revisar pedido, conferir dados do cliente, endereço da nota fiscal e os itens do pedido” 
• Agrupe elementos relacionados visualmente, para que o fluxo fique mais intuitivo. 
• Utilize lanes (piscinas e raias) para separar responsabilidades, deixando claro quem executa cada tarefa. 

Pode parecer detalhe, mas a poluição visual compromete significativamente a leitura de um processo. Imagine um fluxo simples representado de duas formas: uma seguindo boas práticas e outra sem essas diretrizes como nas imagens abaixo. Agora, pense em um processo gigante sem organização visual – a compreensão se torna caótica. 

Dicas Bônus 

• Se você utiliza ferramentas de modelagem, algumas delas possuem recursos para ajudar na padronização visual: 
  • Bizagi: Permite configurar tamanhos padrão para elementos e fontes sem precisar ajustá-los um a um. 
  • Blueworks Live e ADONIS: Realizam espaçamento automático e limitam a quantidade de palavras por elemento, evitando excesso de texto. 
• Se precisar detalhar uma tarefa, use o espaço de documentação, evitando poluir o diagrama com informações excessivas.

3.Uso correto dos elementos da notação

Para garantir um diagrama preciso e de fácil compreensão, siga estas boas práticas: 

• Diferencie corretamente os eventos de início (neutro, mensagem, temporizador) conforme o gatilho real do processo. 
• Especifique os eventos intermediários, deixando claro quando e como são acionados. 
• Nomeie os eventos de fim para diferenciá-los no processo (Ex: Pedido cancelado, Pedido faturado).  
• Nomeie os gateways a partir do dado que está sendo testado.  
  • Evite usar perguntas nos rótulos de gateways (especialmente às que levam a respostas sim/não) 
• Escolha o tipo correto de gateway para evitar ambiguidades no fluxo. 

Dicas Bônus 

• Se tiver dúvida sobre a corretude do modelo, use uma ferramenta que valide o processo.  
  • Verifique as mensagens do validador do modelo, pois se elas estão sendo exibidas é porque a notação não foi usada corretamente 
• Durante o mapeamento, utilize um guia de referência da notação BPMN para evitar erros. 
• Aqui no blog, temos uma série de artigos “Desmistificando o uso de elementos BPMN” que pode te ajudar! 
• Quer dominar a notação? Não perca a próxima turma do curso de Modelagem de Processos com BPMN 2.0 da iProcess Education. 

Modelar processos em BPMN exige um equilíbrio entre técnica e pragmatismo. Com essas boas práticas, você garante um diagrama eficiente, claro e pronto para otimizar a execução dos processos de negócio. 

Se tiver outras dicas ou experiências sobre o tema, compartilhe conosco!