A automação robótica de processos (RPA) tem o potencial de transformar operações empresariais, aumentando a eficiência, aumentando a capacidade, melhorando a qualidade da informação e reduzindo custos. No entanto, muitas iniciativas de RPA falham ou não atingem o retorno esperado. E aí, um pouco tarde, surge o questionamento: por quê?
Nesse artigo. vamos explorar os principais motivos e como evitá-los.
1) Seleção de processos inadequados
Muitas vezes, a robotização é apresentada como uma solução universal para qualquer tipo de atividade em processos de negócio. No entanto, nem todo trabalho é adequado para automação com RPA. Processos com muitas variações, decisões subjetivas ou dados não estruturados podem tornar a automação inviável ou exigir um nível de complexidade maior do que o previsto. Como resultado, a empresa pode investir um grande esforço em um processo inadequado, que rapidamente poderá se tornar obsoleto. Além do investimento inicial para implementar, há o custo contínuo de manutenção, transformando o que deveria ser uma solução em um novo desafio operacional.
Como evitar:
- Avalie a estabilidade do processo antes de automatizá-lo.
- Considere a combinação com outras tecnologias, como integrações de sistemas ou IA, quando necessário.
2) Falta de melhoria no processo antes da automação
Alguns processos já apresentam fragilidades em sua essência, como gargalos, retrabalho, falhas frequentes e falta de definição clara de papéis e responsabilidades. Quando um processo ineficiente é automatizado sem melhorias prévias, o robô apenas replica esses problemas, amplificando suas consequências em vez de solucioná-los. Como resultado, a empresa pode perceber que a automação não trouxe os ganhos esperados e, em alguns casos, até piorou a operação.
Como evitar:
- Antes da automação, revise e otimize o processo.
- Identifique e elimine desperdícios e pontos de falha.
- Utilize metodologias baseadas em BPM (Business Process Management) para mapear o processo atual (AS IS) e melhorar o processo (TO BE).
3) Falta de envolvimento das partes interessadas
A automação pode impactar diversos setores. A falta de engajamento das áreas envolvidas pode gerar resistência, desalinhamento de expectativas e falhas na adoção da solução. Imagine um processo automatizado com RPA que depende de uma planilha de dados de entrada para funcionar corretamente. Se o analista responsável pela área não estiver alinhado com a iniciativa, ele pode resistir à mudança, deixando de alimentar a planilha e continuando a executar a tarefa manualmente, repassando-a para outros setores da forma antiga. Com o tempo, essa falta de adesão torna a automação obsoleta e desatualizada, anulando os benefícios esperados.
Como evitar:
- Envolva desde o início os usuários-chave e líderes das áreas afetadas.
- Mantenha uma comunicação transparente sobre os objetivos e benefícios do RPA.
- Treine os colaboradores para garantir a aceitação da tecnologia.
4) Falta de planejamento de governança e manutenção
RPA não é uma solução “configure e esqueça”. Os sistemas passam por atualizações em suas interfaces, credenciais de acesso precisam ser renovadas periodicamente, horários de execução dos robôs podem precisar de ajustes e novas melhorias podem ser identificadas ao longo do tempo. Sem uma estratégia clara de governança e um plano contínuo de manutenção, os bots podem se degradar gradualmente, tornando-se menos eficientes ou até inutilizáveis
Como evitar:
- Defina responsáveis pela manutenção e atualização dos bots.
- Monitore indicadores-chave de desempenho (KPIs) para garantir a eficiência contínua.
5) Desafios de Integração
O robô muitas vezes precisa interagir com múltiplos sistemas, e falhas na integração podem comprometer toda a automação. Imagine um bot responsável pelo processamento de um pedido no sistema X, cuja próxima etapa é a emissão da nota fiscal no sistema Y. A integração entre os sistemas ocorre a cada 15 minutos. Se essa integração não estiver funcionando corretamente, podem surgir problemas como a segunda fase nunca ser executada pelo robô ou a transferência de dados incorretos, gerando inconsistências no processo.
Como evitar:
- Avalie as APIs e interfaces disponíveis antes da implementação.
- Teste a integração com todos os sistemas envolvidos.
- Considere soluções híbridas (como combinar RPA com integração via API) quando necessário.
6) Falha em identificar exceções e variações
Se um bot não estiver preparado para lidar com as variações de um processo, ele pode falhar constantemente ou exigir intervenção humana frequente, reduzindo drasticamente os benefícios da automação. Um erro comum ocorre já na fase de levantamento do processo, quando a equipe foca apenas no chamado “caminho feliz” – ou seja, as etapas que seguem o fluxo ideal, sem contratempos. Nesse cenário, o analista de requisitos pode não identificar corretamente as exceções e variações que ocorrem no dia a dia da operação. Como resultado, após a implementação, o robô frequentemente interrompe sua execução, pois encontra situações não previstas, exigindo correções contínuas e diminuindo sua eficácia.
Como evitar:
- Mapeie todas as exceções e variações possíveis antes da automação.
- Estabeleça regras claras para o tratamento de exceções.
- Utilize Process e Task Mining para identificar padrões ocultos e exceções no fluxo do processo antes da automação.
7. Dependência de sistemas de terceiros que mudam frequentemente
Se um processo automatizado depende de um sistema externo que passa por alterações frequentes, os bots podem falhar constantemente, exigindo ajustes contínuos e aumentando o custo de manutenção. Mudanças na interface do usuárioou modificações na lógica de negócio desses sistemas podem interromper a automação, tornando a solução instável e menos eficiente ao longo do tempo. Isso pode levar a períodos de inatividade, retrabalho manual e frustração por parte das equipes envolvidas.
Como evitar:
- Avalie a estabilidade dos sistemas envolvidos antes da automação.
- Monitore atualizações nos sistemas externos e antecipe ajustes necessários.
- Mantenha um plano de manutenção e governança para garantir a rápida adaptação dos bots às mudanças.
O sucesso de um projeto de RPA depende de planejamento estratégico, seleção criteriosa de processos e governança eficiente. Evitando os erros mais comuns, sua empresa pode maximizar os benefícios da automação e garantir um impacto positivo a longo prazo.
