Respondendo a dúvidas: como representar email, planilha ou sistema em BPMN?

Frequentemente, em cursos e consultorias, nos deparamos com questões como a abaixo, encaminhada por um de nossos leitores:

“Estou modelando processos e a determinação que recebemos é sempre usar na atividade o ícone que representa o tipo de tarefa.
Há dúvidas e opiniões diferentes em o que aplicar quando:
- E-mail escrito e enviado por uma pessoa.
- Uso de planilha Excel ou outras ferramentas que não são aplicação do negócio
- Utilização de ferramentas externas como site de banco, ou sistema cuja administração é exclusiva do fornecedor.
Como recomendam a representação desses itens?”

Na verdade não existem elementos no BPMN para representar especificamente estes itens, porque o objetivo da notação é disponibilizar componentes para a representação da sequência lógica da execução de um processo, e não os meios utilizados. Quando representamos uma tarefa em um processo, indicamos que ali acontece uma ação, um trabalho que precisa ser realizado para que o processo siga adiante no fluxo. Planilhas, software, sites, documentos e emails são meios através do qual as tarefas podem ser realizadas – mas não o trabalho em si.

A notação permite representar entradas e saídas de informações através do elemento “data object” ou “message”. Entretanto, eles são apenas elementos acessórios no diagrama e não especificam o tipo de tecnologia usada (planilha, documento, formulário, email, telefonema…). Assim, se para a análise do processo é muito relevante apontar visualmente que meios são usados em uma atividade, utilize este elemento e use sua descrição para esclarecer se é um documento, um formulário ou planilha.

Neste exemplo de processo com implantação manual, alguns exemplos de "meios" como planilhas e formulários representados junto ao processo. Tanto o formulário TR3 quanto o TR3.1 são formulários que transitam entre tarefas (sai de uma e vai para a outra), embora esteja associado implicitamente através do que chamamos "visual shortcut". A planilha de controle de estoque é consultada e eventualmente atualizada durante a tarefa "Verificar estoque". Nesta perspectiva, o email que comunica o solicitante sobre a falta de itens seria produzido na tarefa "Verificar estoque", e provavelmente documentado como um dos procedimentos a serem realizados durante esta tarefa no caso de faltarem itens.

Em relação ao envio de emails, esta é em geral uma questão bastante controversa, e a sua representação depende da perspectiva sob a qual o processo está mapeado. O fato é que é diferente mapear um processo de negócio para análise e documentação ou para execução por um BPMS.

Quando mapeamos um processo de análise e documentação, representamos o processo de negócio sob a perspectiva das pessoas que realizarão o trabalho. Em geral, o envio do email é parte do trabalho de uma tarefa, como por exemplo avaliar alguma coisa (e um dos procedimentos da tarefa é enviar um email notificando a parte interessada). Assim, o envio do email não é representado no fluxo, mas é descrito como um procedimento da atividade.

Em um processo que está sendo mapeado para ser automatizado, a perspectiva muda discretamente. Ela tem a ótica do BPMS, o motor de processos – que é quem realmente executará a atividade do envio do email. Nestes casos, não há uma atividade humana em si. O envio será realizado pelo sistema, automaticamente, e alguém receberá a mensagem (mas nem sempre fará algo com ela – muitas vezes é apenas uma notificação do estado do processo). Para estes casos, costumamos representá-la através de uma atividade de serviço, já que é um serviço de email que será acionado para enviar a informação. Esta tarefa de serviço acaba sendo posicionada na lane da pessoa que receberá a mensagem, e muitas vezes as nomeamos como uma tarefa passiva como “Receber aviso de aprovação”. Para esta situação, muitas ferramentas de automatização de processos customizaram ou estenderam a notação, criando elementos específicos para representar este tipo de atividade (o que é permitido pela especificação BPMN 2.0).

Este exemplo representa um processo mapeado sob a perspectiva da automação, em que o processo será executado e controlado através de um BPMS. O envio do email para o solicitante é enviado automaticamente pelo sistema, a exemplo da sugestão de uso da notação acima para este cenário.

Vale lembrar que as dicas acima não são exatamente definições da notação  (pois a especificação BPMN não entra neste mérito), mas algo que consideramos boas práticas para utilizá-la corretamente.

2 ideias sobre “Respondendo a dúvidas: como representar email, planilha ou sistema em BPMN?

  1. Kelly, boa tarde!
    Tudo bem ?
    Primeiro gostaria de parabenizar pelo blog e esclarecimentos!
    Mas gostaria de entender por que no primeiro exemplo as tarefas eram manuais e no segundo exemplo as mesmas tarefas passaram a ser de usuário…
    As tarefas de usuário são aquelas que possuem alguma interação com sistema de informação, já que o resultado das tarefas são planilhas Excel as mesmas deveriam ser de usuário. Correto ?
    Muito obrigado!

  2. Olá Rafael, em nome de todo o time da iProcess agradeço sua mensagem de apoio!
    Esta sua dúvida é comum e por algum tempo eu também tinha este entendimento, mas estudando a notação entendemos que a diferença entre uma tarefa ser de usuário ou manual não é a interação com sistemas de informação executar o trabalho, e sim se há algum sistema (como um workflow ou BPMS) controlando a execução dela – quando inicia, quando termina, quanto tempo levou, etc.
    Sugiro que visite este artigo, onde exploramos justamente as diferenças entre essas tarefas: http://blog.iprocess.com.br/2014/03/desmistificando-tipos-de-tarefas-em-bpmn-tarefa-abstrata-tarefa-de-usuario-e-tarefa-manual/. Acredito que os exemplos desse artigo poderão ajudar a esclarecer esta questão.
    Agradecemos sua visita ao nosso blog!

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