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Respondendo a dúvidas: como representar email, planilha ou sistema em BPMN?

Frequentemente, em cursos e consultorias, nos deparamos com questões como a abaixo, encaminhada por um de nossos leitores:

“Estou modelando processos e a determinação que recebemos é sempre usar na atividade o ícone que representa o tipo de tarefa.
Há dúvidas e opiniões diferentes em o que aplicar quando:
– E-mail escrito e enviado por uma pessoa.
– Uso de planilha Excel ou outras ferramentas que não são aplicação do negócio
– Utilização de ferramentas externas como site de banco, ou sistema cuja administração é exclusiva do fornecedor.
Como recomendam a representação desses itens?”

Na verdade não existem elementos no BPMN para representar especificamente estes itens, porque o objetivo da notação é disponibilizar componentes para a representação da sequência lógica da execução de um processo, e não os meios utilizados. Quando representamos uma tarefa em um processo, indicamos que ali acontece uma ação, um trabalho que precisa ser realizado para que o processo siga adiante no fluxo. Planilhas, software, sites, documentos e emails são meios através do qual as tarefas podem ser realizadas – mas não o trabalho em si.

A notação permite representar entradas e saídas de informações através do elemento “data object” ou “message”. Entretanto, eles são apenas elementos acessórios no diagrama e não especificam o tipo de tecnologia usada (planilha, documento, formulário, email, telefonema…). Assim, se para a análise do processo é muito relevante apontar visualmente que meios são usados em uma atividade, utilize este elemento e use sua descrição para esclarecer se é um documento, um formulário ou planilha.

Neste exemplo de processo com implantação manual, alguns exemplos de “meios” como planilhas e formulários representados junto ao processo. Tanto o formulário TR3 quanto o TR3.1 são formulários que transitam entre tarefas (sai de uma e vai para a outra), embora esteja associado implicitamente através do que chamamos “visual shortcut”. A planilha de controle de estoque é consultada e eventualmente atualizada durante a tarefa “Verificar estoque”. Nesta perspectiva, o email que comunica o solicitante sobre a falta de itens seria produzido na tarefa “Verificar estoque”, e provavelmente documentado como um dos procedimentos a serem realizados durante esta tarefa no caso de faltarem itens.

Em relação ao envio de emails, esta é em geral uma questão bastante controversa, e a sua representação depende da perspectiva sob a qual o processo está mapeado. O fato é que é diferente mapear um processo de negócio para análise e documentação ou para execução por um BPMS.

Quando mapeamos um processo de análise e documentação, representamos o processo de negócio sob a perspectiva das pessoas que realizarão o trabalho. Em geral, o envio do email é parte do trabalho de uma tarefa, como por exemplo avaliar alguma coisa (e um dos procedimentos da tarefa é enviar um email notificando a parte interessada). Assim, o envio do email não é representado no fluxo, mas é descrito como um procedimento da atividade.

Em um processo que está sendo mapeado para ser automatizado, a perspectiva muda discretamente. Ela tem a ótica do BPMS, o motor de processos – que é quem realmente executará a atividade do envio do email. Nestes casos, não há uma atividade humana em si. O envio será realizado pelo sistema, automaticamente, e alguém receberá a mensagem (mas nem sempre fará algo com ela – muitas vezes é apenas uma notificação do estado do processo). Para estes casos, costumamos representá-la através de uma atividade de serviço, já que é um serviço de email que será acionado para enviar a informação. Esta tarefa de serviço acaba sendo posicionada na lane da pessoa que receberá a mensagem, e muitas vezes as nomeamos como uma tarefa passiva como “Receber aviso de aprovação”. Para esta situação, muitas ferramentas de automatização de processos customizaram ou estenderam a notação, criando elementos específicos para representar este tipo de atividade (o que é permitido pela especificação BPMN 2.0).

Este exemplo representa um processo mapeado sob a perspectiva da automação, em que o processo será executado e controlado através de um BPMS. O envio do email para o solicitante é enviado automaticamente pelo sistema, a exemplo da sugestão de uso da notação acima para este cenário.

Vale lembrar que as dicas acima não são exatamente definições da notação  (pois a especificação BPMN não entra neste mérito), mas algo que consideramos boas práticas para utilizá-la corretamente.

8 respostas

  1. Kelly, boa tarde!
    Tudo bem ?
    Primeiro gostaria de parabenizar pelo blog e esclarecimentos!
    Mas gostaria de entender por que no primeiro exemplo as tarefas eram manuais e no segundo exemplo as mesmas tarefas passaram a ser de usuário…
    As tarefas de usuário são aquelas que possuem alguma interação com sistema de informação, já que o resultado das tarefas são planilhas Excel as mesmas deveriam ser de usuário. Correto ?
    Muito obrigado!

    1. Olá Rafael, em nome de todo o time da iProcess agradeço sua mensagem de apoio!
      Esta sua dúvida é comum e por algum tempo eu também tinha este entendimento, mas estudando a notação entendemos que a diferença entre uma tarefa ser de usuário ou manual não é a interação com sistemas de informação executar o trabalho, e sim se há algum sistema (como um workflow ou BPMS) controlando a execução dela – quando inicia, quando termina, quanto tempo levou, etc.
      Sugiro que visite este artigo, onde exploramos justamente as diferenças entre essas tarefas: https://blog.iprocess.com.br/2014/03/desmistificando-tipos-de-tarefas-em-bpmn-tarefa-abstrata-tarefa-de-usuario-e-tarefa-manual/. Acredito que os exemplos desse artigo poderão ajudar a esclarecer esta questão.
      Agradecemos sua visita ao nosso blog!

  2. Olá Kelly, parabéns pelo trabalho!
    Sou iniciante e tenho uma dúvida, o que são exatamenteo BPMS? Sáo softwares de automação que fazem alguma ação quando solicitado por alguém? Eu não entedi bem o conceito.

    1. Oi Douglas, os BPMS são uma categoria de software que apoiam no gerenciamento dos processos, controlando os fluxos de trabalho (workflow) das pessoas envolvidas em produzir o resultado dos processos (por exemplo atender a uma requisição), coletando indicadores da execução dos processos (quanto tempo levou, quanto tempo ficou parado, quanto custou, onde ficou mais tempo esperando, etc), gerando rastreabilidade sobre cada processo (quem fez o que, quando e como), entre outras funcionalidades.

  3. Olá! tenho acompanhado o blog há um tempo e ele tem contribuído muito para meu trabalho.
    Parabéns!
    Tenho uma dúvida, um sistema poderia ser uma parte interessada no processo (assim como almozarife, solicitante) ? No processo que estou elaborando um sistema de Single Sign On é o grande responsável pela maioria das atividades a serem executadas e pelas interações com usuários. Como seria a melhor forma para sua notação ?

    Agradeço antecipadamente!

    1. Olá Lucas, é possível sim. Você pode representar estas atividades em uma lane com o nome do sistema, ou usar tarefas de serviço e demonstrar a comunicação do processo com o sistema representando-o como uma pool externa, enviando e recebendo as mensagens para ações a cada tarefa. As duas abordagens são válidas, depende do foco da sua modelagem e dos padrões adotados pela organização.

    1. Isso dependerá do BPMS que você está usando. Em geral, os BPMS estão preparados para executar APIs ou acionar webservices, portanto se o sistema de informação tiver um webservice/API para receber e gravar os dados, deverá funcionar. Alguns BPMS também possuem componentes para executar query SQL diretamente em banco de dados (embora em algumas empresas haja restrições no uso desse método para armazenar dados).
      Além disso, os dados de execução do processo (quem executou o quê e quando em qual caso de processo) são geralmente mantidos em um banco de dados próprio da própria suíte BPM.

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