Qual o melhor BPMS do Mercado?

Frequentemente, clientes e prospects perguntam aos consultores da iProcess qual é a melhor ferramenta de BPMS existente hoje no mercado. Infelizmente não existe uma resposta única para esta questão e a dificuldade em respondê-la advém de inúmeros fatores.

Nesse post procuramos elencar alguns dos motivos pelas quais a escolha de uma plataforma de BPM é uma escolha tão difícil.

  1. Por ser uma escolha corporativa: soluções de BPMS não são soluções departamentais: assim como os processos, que possuem uma natureza transversal na organização, uma solução de BPMS tende a ser utilizada por toda a organização.
  2. Pela necessidade de atender diferentes necessidades: sendo uma escolha corporativa, a escolha da solução de BPMS deve atender a um conjunto amplo de demandas: caso contrário, corre-se o risco de se deixar alguma necessidade organizacional à descoberta. Isso exige que um amplo levantamento de expectativas deve ser realizado antes da sua seleção, de modo a evitar uma quebra de expectativa após a escolha da solução.
  3. Pelo enorme conjunto de funcionalidades disponíveis: Existem hoje mapeados na iProcess mais de 600 requisitos que podem ser avaliados na escolha de uma ferramenta de BPMS. Obviamente nenhuma ferramenta atende a estes 600 requisitos, e tão pouco é comum as empresas terem demandas tão complexas a ponto de necessitar todos estes requisitos sejam atendidos como obrigatórios. Desta forma, o casamento entre o que a empresa precisa e o que a plataforma disponibiliza é um fator crítico de sucesso na escolha da plataforma.
  4. Pelo número de alternativas que existem hoje no mercado: Existem hoje centenas de ferramentas de BPMS disponíveis no mercado. Só no Brasil são fabricadas dezenas, sem contar tantas outras que possuem escritórios de representação instalados no país.
  5. Pelo enfoque dado pelo fabricante ao conceber o seu produto: Via de regra os produtos de BPMS possuem categorias de funcionalidades que se destacam dos demais devido a forma como surgiu o produto. Produtos de BPMS se originaram de diferentes segmentos tecnológicos, tais como a gestão de conteúdo, a colaboração, a integração entre sistemas, a edição de formulários, …
  6. Pela enorme variação de valores financeiros envolvidos: Existem atualmente produtos para todos os bolsos e gostos: desde aqueles que são totalmente gratuítos (mas que possuem contratos de suporte e manutenção) até aqueles cujo o licenciamento pode chegar à centena de milhares de dólares. A forma de licenciamento também tem o impacto direto na sua precificação, sendo os tipos mais comuns as licenças por usuário ou processador.
  7. Pelas plataformas tecnológicas existentes na organização: As plataformas tecnológicas disponíveis dentro da organização podem facilitar ou inviabilizar a escolha de uma plataforma de BPM. Questões como, por exemplo, o sistema operacional utilizado nos computadores clientes e servidores (Windows, Linux, Unix, …); o banco de dados da organização (Oracle, DB2, Postgress, SQL Server, …); o servidor de aplicação disponível (IIS, Apache, WebLogic, Websphere, …); a linguagem de desenvolvimento utilizada (Java, .NET, PHP, …) podem ser fundamentais na análise de aderência de uma ferramenta de BPMS à plataforma atual.

A escolha certa de uma plataforma de BPM passa por uma análise detalhada de cada um destes fatores. É importante ter em mente que a escolha inadequada de uma solução de BPMS pode inviabilizar a execução de alguns processos de negócio da sua organização e, em última análise, até mesmo as suas iniciativas de gestão por processos.

[Atualizado] Leia também: ferramentas BPMS livres ou de baixo custo são sempre mais baratas do que as ferramentas pagas?

Até lá.

BPA (Business Process Analysis) – Indo além dos Desenhadores de Processos

Utilizados principalmente pelos usuários de negócio, o BPA (Business Process Analysis) é a principal ferramenta utilizada pelo analista de processos para mapear, documentar, analisar e redesenhar os seus processos organizacionais.

Diferentemente dos desenhadores de processos, que são utilizados quase que exclusivamente para o mapeamento e documentação de atributos do processo, os BPAs possuem funcionalidades que extrapolam as funções de desenho do processo e apoiam grande parte das iniciativas de gestão por processo da organização.

Apesar das funcionalidades disponíveis numa ferramenta de BPA dependerem da implementação de cada fornecedor, iremos citar abaixo algumas das principais características presentes na maioria destas plataformas.

  • Gestão do Repositório de Processos Organizacional. Os processos são armazenados em uma base de dados, centralizada, de forma controlada e estruturada. Todos os processos da organização são mantidos nesta base, com controle de acesso e segurança. Somente usuários autorizados podem acessar a esta base, e é possível configurar quem pode acessar cada processo e quais são estes direitos de acesso (leitura, alteração, exclusão, …)
  • Definição de Metadados dos processos. São definidos atributos que permitem a classificação e catalogação dos processos organizacionais. Estes atributos podem ser utilizados para auxiliar a navegação no repositório de processos ou a realização de pesquisas avançadas.
  • Visão top-down dos Processos da Organização. Podemos modelar num BPA o processograma da organização, que abrange desde a identificação da cadeia de valor até o detalhamento dos seus macro-processos e processos operacionais.
  • Definição dos Campos de Documentação. Os campos que documentam os processos e suas atividades podem ser definidos pela organização, bem como seus tipo e obrigatoriedade.
  • Customização de Templates de Documentação. As informações dos processos armazenados no BPA podem ser exportadas para documentos cuja estrutura pode ser definida pelo escritório de processos. A empresa pode definir templates de diferentes tipos de documentos e gerar estes documentos automaticamente para um determinado processo. A figura abaixo mostra uma tela de customização de relatórios do Aris.

  • Publicação dos Processos de Negócio. Os processos armazenados podem ser consultados por diferentes usuários da organização através da sua publicação em um portal de processos. Mais do que uma exportação em formato Web, disponível em muitos desenhadores de processo, esta publicação mantém as regras de segurança e controle de acesso, exigindo login e senha dos seus usuários e garantindo que eles só poderão acessar os processos em que estão autorizados.

  • Soluções de Colaboração. Ao longo do mapeamento e redesenho de processos, é muito comum a equipe de análise precisar de um feedback de pessoas da organização sobre o processo que está sendo analisado. Através das soluções de colaboração, é possível que usuários selecionados façam anotações no processo e proponham sugestões sem que o processo seja efetivamente alterado. Estas sugestões são então analisadas pela equipe de analistas que avalia a viabilidade da sua adoção.
  • Simulação de Processos. Complementar a modelagem de processos, a simulação permite que o analista verifique qual será o comportamento do processo numa nova configuração. Como resultado, são gerados relatórios que demonstram como foi o seu desempenho, quais os pontos de gargalo, quais as necessidades de recursos, entre outras informações. Além disso, diferentes simulações podem ser comparadas com o objetivo de avaliar o ganho obtido com cada configuração.

 Podemos citar como exemplos de soluções de BPA os softwares Aris da Software AG, Oracle BPA da Oracle, iGrafix da Corel e Websphere Modeler da IBM; e são exemplos de desenhadores de processo o Oryx, o BizAgi Modeler e o Microsoft Visio.