Especial BPM Day Porto Alegre 2017

A iProcess foi novamente a organizadora do BPM Day de Porto Alegre, evento realizado pela ABPMP Brasil (Association of Business Process Management Professional), que aconteceu dia 21 de novembro e contou com mais de 650 inscritos.

Esta foi a 98a edição deste que é o maior e um dos mais importantes eventos de compartilhamento de experiências em Gestão por Processos de Negócio. o BPM Day é um evento com dimensão nacional com agenda em diversas cidades do país e tem como objetivo possibilitar a aproximação de profissionais das diversas áreas relacionadas a BPM com a apresentação casos aplicados em empresas.

Os cases apresentados têm como objetivo compartilhar como a disciplina de gestão por processos tem sido aplicada em organizações de diferentes portes e segmentos de negócio, os desafios enfrentados e os resultados obtidos.

Aqui estão as apresentações realizadas pelos profissionais que fizeram esta importante contribuição durante o BPM Day Porto Alegre 2017:

ABPMP: Abertura do BPM Day Porto Alegre 2017
Por: Kelly Sganderla, CBPP (Gestora Regional ABPMP no RS)

Case Lojas Renner: Processos no Varejo
Por: Cristine Schweig (Gerente do EGPP – Escritório de Gestão de Projetos e Processos)
e Alexandre Reichert (Especialista em processos do EGPP) da Lojas Renner
Material indisponível para distribuição (não autorizado).

Case PROCERGS: A Gestão do Conhecimento e da Inovação na PROCERGS – Práticas colaborativas para a transformação
Por: José Ignácio Jaeger Neto (Gerente de Projetos – CIC da PROCERGS)
e Luciana Hahn Menezes – Planejamento e Gestão do Conhecimento na CIC da PROCERGS)

Case SPC Brasil: Transformando o Escritório de Processos em Busca da Inovação
Por: Felipe Oliveira (Gestor do Escritório de Processos do SPC Brasil)

Case Universidade Tecnologica de Equador: Escritório 3P’s – o caminho da excelência na gestão da Universidade Tecnológica do Equador – UTI
Por: Fernando Estrada – Consultor Metodológico em Gestão e Estratégia

Case CMPC: De zero a dez mil processos – os seis primeiros meses com processos automatizados na CMPC
Por: Leonardo Costi (Analista de Processos da CMPC Celulose Riograndense)

Case Grupo A: Excelência em Projetos e Processos
Por: Renato Veisman – Diretor do Grupo A

Case WEG: Otimização e Automação de Processos na WEG
Por: Marcos Luis Kretzchmer (Analista de Otimização e Automação de Processos na Weg Equipamentos Elétricos)

Confira também algumas fotos do evento:

Seja o profissional que vai liderar a Transformação Digital nos negócios da sua empresa

A equipe da iProcess orgulhosamente apresenta o curso de
TRANSFORMAÇÃO DIGITAL ORIENTADA A PROCESSOS,
um programa de treinamento à distância criado para formar os profissionais que conduzirão as organizações para transformar os seus processos com o uso da tecnologia, aliando inovação a eficiência.

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Como representar exceções no fluxo do processo em BPMN?

Com alguns anos de experiência participando de projetos e treinamentos envolvendo processos de negócio, percebemos situações recorrentes quanto à aplicação de exceções na lógica do fluxo do processo de negócio que está sendo desenhado e documentado. A boa modelagem de processos de negócio em BPMN é o resultado do domínio da notação (estudo e compreensão dos elementos), mas para uma modelagem que represente corretamente uma situação de negócio, não basta saber aplicar as regras da notação BPMN, conhecer seus símbolos e o que cada um significa. É preciso também entender os detalhes da lógica do processo de negócio em questão.

Vou aproveitar o tema para repassar as regras da notação BPMN relacionadas à representação de exceções durante a execução de atividades, apresentar algumas ilustrações, de forma a esclarecer algumas dúvidas e confusões comuns quanto à representação da lógica do negócio.  

Como já tratado em outros artigos, atividades retratam o comportamento ou trabalho realizado em um contexto do processo, gerando uma transformação (resultado) ao final deste trabalho. Atividades que podem gerar mais de um resultado normalmente são testadas, pois levam o fluxo por caminhos diferentes (alternativos ou paralelos). Para contextualizar, usarei como exemplo um processo fictício de liberação de crédito, representado abaixo. 

No exemplo, o Processo de Liberação de Crédito realiza dois trabalhos para identificar se o crédito pode ou não ser aprovado. O Processo consiste em analisar se comprador possui restrições de crédito e limite para liberação de crédito.

O processo possui duas tarefas que analisam se o solicitante pode receber o crédito solicitado. A primeira tarefa Consultar situação de crédito (Tarefa de Usuário) analisa se solicitante está em situação de inadimplência ou sem débitos. Caso a tarefa resulte por situação de crédito por inadimplência, o processo é automaticamente finalizado por solicitação reprovada. Se não houver débito(s) o processo segue para verificação do limite. A segunda tarefa Verificar limite de crédito (Tarefa de Serviço) analisa se o solicitante possui limite para liberação de crédito solicitado. Caso o limite de crédito esteja dentro do limite solicitado, o processo é finalizado por solicitação aprovada. Se o limite de crédito estiver abaixo do solicitado, o processo é automaticamente finalizado por solicitação reprovada.

Mapeando exceções nas atividades do fluxo do processo

Descrevi acima um fluxo típico de processo de liberação de crédito, onde a situação de negócio está bem explícita em cada uma de suas tarefas, tanto no que consiste o trabalho realizado, quanto suas saídas (possíveis resultados). Porém algumas situações fora do comum, que não se espera que aconteçam (mas que podem acontecer) foram ignoradas. Estas situações são conhecidas também por exceções. Vejamos algumas situações que deverão ser representadas no fluxo do processo de liberação de crédito.

Situação 1

A tarefa Consultar situação de crédito deve conter um prazo para execução e, caso o prazo seja excedido, uma notificação deverá ser disparada para o responsável.

Situação 2

Caso uma informação de referência da tarefa Consultar situação de crédito estiver incorreta (ex. cpf inválido) e não for possível finalizar a tarefa, deverá ser realizado um tratamento para correção da informação.

Situação 3

Caso o serviço utilizado na tarefa Verificar limite de crédito estiver indisponível ou apresentar erro na sua execução impossibilitando a finalização da tarefa, uma notificação deverá ser disparada para o responsável, finalizando o processo por indisponibilidade no sistema.

Imagine que em nível de negócio todas estas situações devem ser previstas e representadas no fluxo do processo. Como representar estas situações? Qual seria a forma mais adequada de representá-las, levando em conta a lógica do processo e as regras da especificação BPMN 2.0?

Começaremos avaliando, neste artigo, apenas a Situação 1.

Antes de apresentar a solução, mostraremos uma confusão na hora de desenhar esta situação. Um erro bastante comum que presenciamos ao corrigir os exercícios dos alunos nos nossos cursos e por vezes também identificado em processos de melhoria, é a forma como é aplicado o controle de prazos nas tarefas, que geralmente é representado com um evento intermediário diretamente no fluxo do processo, posicionado logo após a tarefa que deveria ser controlada (já vimos casos que o prazo também havia sido posicionado antes da tarefa).

Aqui começa a primeira confusão: o evento que controla o prazo deve ser representado como uma exceção à saída da tarefa. Veremos mais abaixo, nas regras de especificação da notação, que este tipo de situação deve ser representado por um evento anexado a borda da tarefa a ser controlada, e não diretamente no fluxo do processo. Neste caso o evento de tempo deve ser acionado somente se a tarefa não tiver sido executada dentro do prazo e nunca obrigar, como modelado no exemplo abaixo, que o fluxo aguarde sempre por um período de tempo, desta forma paralisando o fluxo. Outro erro, também demonstrado na imagem abaixo, está no gateway que testa a situação de crédito. Veja que foi incluída uma nova saída Em atraso que deverá ser acionada caso a tarefa seja executada após o prazo. Da forma como o fluxo acima foi modelado, a tarefa Consultar situação de crédito não possui, de fato, um controle de tempo. Ela deve ser necessariamente executada para que o fluxo prossiga. Após a conclusão da tarefa é apresentado um controle de tempo contido diretamente no fluxo do processo, que obriga ao processo uma parada no fluxo, por dois (2) dias.

Vejam que o processo acima é válido do ponto de vista da notação BPM. Porém ele não representa corretamente a situação do negócio proposto na situação 1, pois não deveria obrigar a parada do fluxo, e sim controlar o tempo da tarefa Consultar situação de crédito.

Solução proposta para Situação 1:

  1. A tarefa deverá possuir uma condição de tempo associada à sua execução.
  2. A tarefa, mesmo em atraso, poderá ser executada (não deverá ser cancelada).
  3. A tarefa, caindo em atraso, deverá executar um fluxo de exceção para disparo de uma notificação de atraso para o responsável.

Regras da especificação BPMN 2.0:

  • Segundo a especificação oficial da notação BPMN 2.0, quando uma atividade possui prazo para execução, deve ser representado através do elemento Evento Intermediário do tipo Tempo (Timer), conectado à borda da atividade.
  • No momento que a atividade for iniciada, o evento será monitorado e controlado seu tempo.
  • Se o evento for disparado, o fluxo mapeado a partir do evento é executado.
  • A interrupção da tarefa é representada através do desenho da borda do evento. Neste caso, deve conter a borda tracejada, que demonstra que a tarefa, mesmo em atraso, poderá ser executada. A borda contínua representa que, ao ser disparado o evento de tempo, a tarefa seria cancelada.

Levando em conta a lógica desejada para o processo e as regras da especificação BPMN, apresentamos abaixo a solução mais adequada para a situação 1:  O controle do prazo para execução da tarefa está representado corretamente pela exceção – neste caso o evento intermediário de tempo anexado a borda da tarefa. Como já dito, assim que a tarefa é iniciada, o evento passa a controlar seu tempo e caso a tarefa não seja executada e finalizada em até dois (2) dias, o evento de tempo é disparado e o fluxo segue para o próximo ponto onde dispara uma notificação de atraso ao responsável.

Continuaremos em um próximo artigo o assunto, falando a respeito da segunda e terceira situações, bem como as confusões mais comuns na hora de desenhá-las. Fique ligado!

 

 

Webinar – Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo

Neste webinar, apresentado por Kelly Sganderla em 25/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre a importância de realizar um redesenho tecnológico do TO BE, considerando aspectos importantes sobre a visão de processo e visão sistêmica da Solução.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
https://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-do-modelo-to-be-para-a-automao-um-repensar-sobre-o-processo

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Para automatizar processos e adotarmos um BPMS, temos uma etapa que é a escolha da ferramenta BPMS. Devemos ter ações paralelas para definir junto ao cliente qual BPMS a ser adotado, caso o cliente não tenha definido qual a ferramenta a utilizar? Que dificuldades afetam o projeto (redesenho e automação) na escolha da ferramenta?
Certamente uma etapa importante na automatização de processos é a escolha de uma da suíte de BPM (BPMS). Dificilmente, porém, a organização irá adquirir um BPMS para automatizar um processo específico, pois este tipo de ferramenta é uma plataforma para automação e controle dos processos da organização. A escolha da plataforma para a gestão de processos é uma decisão corporativa. Cada solução disponível no mercado tem seus pontos fortes e fracos, e seus recursos precisam ser avaliados em relação às necessidades da organização, como sua estrutura, cultura organizacional e planos atuais e futuros para os processos da empresa. A escolha da ferramenta pode impactar diretamente no projeto de automação, pois de acordo com os recursos e funcionalidades disponíveis no produto, o redesenho tecnológico do processo pode mudar.
A iProcess Education lançou recentemente um Kit de Avaliação de plataformas de BPM com vídeo aulas e planilhas de templates para comparação e avaliação de aderência de produtos a centenas de requisitos que precisam ser considerados nesta avaliação, entre as quais os recursos que o produto disponibiliza para o desenvolvimento da automatização do processo.
Para saber mais, visite a página: www.iprocesseducation.com.br/avaliacao_plataformas_BPM

 

Pergunta: Trabalhar o TO-BE significa custo, para empresa como o todo, ainda mais como o TO-Be tecnologico que aparentemente gera mais custo. Tem algum valor de beneficio entre o TO-BE e o TO-BE tecnologico?
A melhoria de processos não deve ser vista como um custo, mas como um investimento. Assim, não devemos avaliar o valor e os benefícios do redesenho de processos pelo custo deste trabalho, e sim pelo seu potencial de retorno do investimento. O redesenho tecnológico possibilita criar uma nova visão de futuro (TO BE) que ao ser comparada com a situação atual nos apresentará que ganhos teremos no processo em termos de redução de custos da sua execução, redução da duração do processo e melhoria na qualidade e produtividade. Isto é fundamental para o cálculo do ROI do projeto – um tema que trabalhamos muito fortemente nos nossos treinamentos do Ciclo BPM.

 

Pergunta: Se a TI não conhece a ferramenta a empresa auxilia neste trabalho a 4 mãos?
Se a equipe que fará o desenvolvimento para a automação do processo não conhece a ferramenta, há um risco bastante elevado de definições sobre o processo não serem viáveis de automação com o produto escolhido, ocasionando necessidades de mudança do processo e do escopo de trabalho durante o projeto – o que no final das contas poderá aumentar o seu custo de implementação. Neste caso, o ideal é contar com um apoio do fabricante ou de consultoria especializada que conheça bem o produto, para realizar este redesenho tecnológico do TO BE.

 

Pergunta: Eu gostaria de rever os slides que falam sobre analista de negócio e de TI agora do final da apresentação.
Os slides utilizados na apresentação estão disponíveis no link do slideshare acima e você também pode rever esta parte da apresentação no vídeo gravado!

Você está pronto para o exame CBPP? Conheça o simulado da iProcess e prepare-se!

CBPP – Certified Business Process Professional é uma certificação concedida pela ABPMP para profissionais de Gestão por Processos de Negócio.

Para ser um profissional certificado, além de experiência é preciso demonstrar conhecimento em BPM  (nós já falamos sobre esta certificação aqui no blog ;).
O Exame CBPP é uma prova de conhecimento que envolve questões baseadas no BPM CBoK, o Corpo Comum de Conhecimento em Gestão por Processos de Negócio.

De acordo com os resultados da Pesquisa Nacional em Gerenciamento de Processos de Negócio no Brasil publicada em 2015 pela revista BPM Global Trends, 77% das organizações que responderam à pesquisa enxergam a certificação CBPP como um diferencial ao contratar profissionais para a sua equipe.

Você está preparado?

Para apoiar profissionais que estão se preparando para a certificação, a iProcess preparou um kit de exames simulados com mais de uma centena de questões objetivas com respostas comentadas!

Aproveite esta oportunidade para verificar seus conhecimentos e reforçar seus estudos!

Assinando este pacote de simulados você terá acesso a:

  • Simulados na Plataforma Digital da iProcess Education por 1 mês, podendo realizar os testes na ordem que desejar e quantas vezes quiser.
  • Acesso aos fóruns de discussão exclusivos da iProcess Education sobre cada área de conhecimento do BPM CBoK, podendo verificar dúvidas comuns de outros participantes e enviar suas dúvidas.
  • Guia de Referência Rápida BPMN 2.0 da iProcess, na versão digital.


10 pontos chave a considerar na hora de estimar um projeto com BPMS

Com um largo know-how em automação de processos e já tendo realizado algumas centenas de implementações nas mais diversas ferramentas, a estimativa de esforço para a automação de um processo é quase que uma prática diária na iProcess.

Como somos muito questionados sobre como fazemos isso, e neste artigo indicamos algumas diretrizes para auxiliar nossos clientes a fazer avaliar a sua estimativa.

1. Estimativa de implementação é somente uma parte da Estimativa do Projeto

Falaremos neste artigo sobre o esforço direto de um programador para pegar um processo desenhado e detalhado funcionalmente e implementa-lo em uma ferramenta de BPMS. Contudo, isso costuma ser menos da metade do esforço de um projeto!
Um projeto de automação bem elaborado precisa que se faça o levantamento do processo, sua modelagem para automação, projeto técnico, roteiro de testes, preparação de dados de sistemas legados, execução e ajustes da sua validação, homologação com o usuário, elaboração de documentação, elaboração de planos de instalação, instalação em ambiente de homologação e produção, acompanhamento em produção, suporte dos primeiros dias, gerência de projeto, gerência de configuração, gestão de requisitos, entre outros!
Evidentemente que tudo isso é um mundo a parte, e dependerá das características do processo, da cultura da organização e do seu processo de desenvolvimento. Contudo, são atividades que não podem ser desprezadas, pois garante a qualidade do resultado da entrega da automação.

2. Estimativa de Processos não é Estimativa de Software

A estimativa de software convencional utiliza métodos como Pontos de função (PF) ou Unidades de Casos de Uso (UCP) para realizar a estimativa de esforço. São técnicas que utilizam como referência a complexidade da interface de usuário. Na automação de processos é diferente, pois a complexidade está ligada diretamente aos elementos BPMN que compõem o seu processo e a complexidade em implementá-los​ no BPMS adotado​. Logo, estas técnicas não tem aplicação direta para estimar esforço de automação de processos.

3. Você deve conhecer o seu processo (ou projetar como ele deveria ser)

Não tem jeito: você não tem como estimar um processo que você não​ o​ conhece. O esforço de implementação de um processo está ligado diretamente às suas características, elementos necessários e respectivas complexidades. Logo, você precisará levantar o processo.
Caso não haja esta possibilidade, você deverá inferir esta complexidade e assumir o risco no momento da automação de ter que realizar ajustes para mais ou para menos.

4. Cada ferramenta de automação possui uma produtividade diferente

Não existe um número mágico que traga o esforço de implementação de um processo em todas as ferramentas. Cada ferramenta possui suas peculiaridades: algumas são mais produtivas, outras são mais completas e outras são mais complexas. Em algumas uma atividade humana é feita com muita facilidade, mas uma integração com um webservice ou um banco de dados dá muito trabalho.
Por isso, você deve antes de mais nada escolher a ferramenta em que será feita a automação para somente depois avaliar o seu esforço.

5. Identifique o modelo de dados do Processo

O que diferencia uma instância de processo de outra em execução são os dados em que elas manipulam. Cada processo tem atrelado a si um modelo de dados específico, que determina quais informações são manipuladas, incluídas ou consultadas ao longo do processo.
A complexidade do modelo de dados de um processo está ligado diretamente ao número de informações que são manipuladas e as suas características: se existem dados mestre-detalhe, se é feita a manipulação de arquivos, entre outros fatores.
A estimativa de esforço deve levar em consideração este montante e complexidade para projetar o esforço de manipulação destas informações ao longo do processo.

6. Identifique os elementos de processo que são implementados na sua ferramenta

O esforço de automação de um processo está ligado diretamente aos elementos que ele possui. Um processo com 2 atividades humanas e 2 gateways tende a ser 4x mais rápido de ser desenvolvido do que um processo com 8 atividades humanas e 8 gateways por exemplo.
A estimativa de automação de processos está ligada diretamente ao número de elementos que o seu processo possui, e é por isso que você deve conhecê-lo para poder estimá-lo.

7. Identifique os fatores de complexidade de cada elemento

Contudo, somente identificar os elementos não é o suficiente, pois um mesmo elemento pode ter uma implementação fácil ou complexa. Por exemplo, você pode ter
um gateway que somente testa se na atividade anterior houve uma aprovação ou reprovação (simples) ou um gateway que valida uma complexa regra de negócio;
Uma integração que passa o número do CNPJ e recebe o nome do cliente ou o cadastro de uma nota fiscal ​e seus itens ​em um ERP;
Uma atividade humana que informa ao solicitante que seu pedido chegará em 20 dias ou uma atividade distribuída para o ator mais produtivo entre uma série​,​ que possui um SLA rígido, controle de prazos e alertas e escalonamento caso a mesma não seja realizada em até 3 dias úteis antes do prazo final do processo.
Para mapear estas condições, você deve criar critérios de complexidade e atribuir um esforço para cada nível de complexidade.

8. Classifique o seu processo de acordo com estes fatores

Uma vez entendido os fatores para a projeção de complexidade de implementação de um processo, o processo escolhido deverá ser classificado: seus elementos contados, a complexidade de cada elemento avaliada e o esforço da sua implementação calculado.

9. O desenvolvimento das telas das atividades são parte significativa do esforço

​Mesmo com estes cuidados, as coisas não são tão fáceis como parecem, e apesar de estarmos falando de desenvolvimento de processos, eles possuem um componente importante chamado de interface de usuário das atividades humanas.
Na iProcess estimamos que o desenvolvimento de interfaces exige em média um esforço de 40% a 70% do esforço de desenvolvimento de um processo e depende muito dos recursos visuais e da linguagem de programação que cada ferramenta disponibiliza para a implementação das suas interfaces.
Existem soluções de BPMS cuja interface é “engessada” (no sentido que você define poucas coisas em termos de layout e comportamentos) enquanto que outras você pode fazer tudo o que qualquer linguagem moderna de programação web permite.
Por isso, você deve também mapear a complexidade de desenvolver cada interface e realizar uma contagem exclusiva para as mesmas.

10. Elabore uma planilha para calcular o esforço

Se você chegou até aqui, deve ter visto que são muitas variáveis e informações a serem consideradas. Em processos de complexidade média ou alta, com dezenas de atividades e subprocessos, levantar e calcular todas estas informações à mão torna-se quase impossível.
Logo, sugerimos que você elabore uma planilha com todos estes cálculos e utilize-a como ferramenta para realizar a estimativa do seu processo.