5 Razões para adotar Robotic Process Automation (RPA)

No artigo anterior, falamos sobre Robotic Process Automation (RPA) – como ele representa o próximo salto de agilidade em processos e os principais motivos para adotar RPA.

Neste artigo, vamos explorar cada uma dessas razões e debater como elas se convertem em ganhos reais e retorno sobre o investimento na aplicação desta tecnologia.

1. Mais rápido e barato de implementar

Uma das atividades mais comuns no dia a dia das organizações é transferir ou validar informações entre diferentes sistemas que não estão integrados.
Por exemplo:
  • Coletar os dados recebidos de um formulário de contato no site e adicioná-los ao CRM da empresa, para que então se inicie o processo de relacionamento com o cliente.
  • Reunir informações de vendas e encaminhar para o sistema financeiro, para a emissão da nota fiscal de serviço.
  • Digitar informações de cobrança para gerar boletos, copiando as informações do sistema financeiro.
  • Validar uma informação cadastral em um serviço externo, como verificar de placas de veículos no DETRAN, conferir um CEP no sistema dos Correios ou verificar no PROCON de cada estado – de acordo com o código DDD do telefone do cliente – se ele bloqueou seu número para receber chamadas de telemarketing.

A solução técnica seria implementar um serviço de integração, que envolve: definir as regras de negócio, identificar as tabelas e os campos de origem e destino de cada sistema, implementar eventuais transformações/formatações de dados, desenvolver o código do serviço e realizar os testes. 

Entretanto, é comum este tipo de projeto se apresentar bastante complexo, demorado e de custo elevado, e em alguns casos é de difícil viabilidade tecnológica.

Enquanto a solução técnica ideal não vem, estas tarefas são feitas manualmente e muitas vezes resumem-se em copiar-e-colar informações da tela de um sistema para a tela de outra aplicação.

Com RPA, o robô é treinado para realizar o trabalho repetitivo exatamente como uma pessoa faria, usando as mesmas telas que a pessoa usaria. A programação do robô é mais simples e se baseia em mapear os passos e definir as regras que ele deve seguir.

 

Um robô RPA tem a capacidade de executar ações de controle de teclado, mouse e memória em telas de aplicações legadas, sistema operacional, sistemas na web, planilhas e documentos eletrônicos, e-mails, e todo tipo de interface estruturada, como se fosse um usuário. Além disso, a programação de seu script é muito mais simples que o desenvolvimento tradicional de sistemas.

 

 

 

2. Redução do tempo de ciclo das atividades

Uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5 vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.

Por exemplo: considere um uma atividade rotineira em que uma assistente comercial recebe por e-mail os dados recebidos de um formulário de contato no site da empresa e precisa cadastrar o contato como lead comercial nos sistemas da empresa. Ela realiza as seguintes ações:

  1. Acessa o CRM da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra manualmente, copiando os dados do e-mail e colando nos respectivos campos de cadastro CRM da empresa.
  2. De acordo com a localização do cliente, atribui um responsável comercial
  3. Acessa a plataforma de comunicação da empresa e verifica se o contato já está cadastrado. Se não estiver, cadastra o contato com e-mail e telefone.
  4. Verifica se o contato marcou que quer receber informações por e-mail e o adiciona às listas de interesse informadas no formulário do site.
  5. Verifica o DDD, identifica o estado e acessa o site do PROCON para pesquisar o número de telefone informado e verificar se o cliente está bloqueado para receber chamadas de ofertas de produtos e serviços. Se estiver bloqueado, sinaliza no cadastro para não adicioná-lo nas listas de chamadas de telemarketing da empresa.
  6. Envia um e-mail para o responsável comercial informando sobre o interesse do cliente.

Este processo manual consome em torno de 5 minutos de uma assistente na empresa quando o contato já existe no CRM, e cerca de 15 minutos quando é preciso cadastrar o novo contato. Além disso, o trabalho pode ser interrompido por uma ligação, um chamado no sistema de chat interno ou outra pausa realizada pela pessoa.

Se implementada em um RPA, esta tarefa já gera economia de tempo pois não será suscetível às interrupções, além da passagem de informações ser muito mais ágil, já que não há o esforço de digitação e movimentação do mouse. O robô ainda precisará esperar que as páginas dos sites carreguem e que o processamento de cadastro dê retorno, mas as operações são realizadas com uma agilidade muito maior.

De acordo com um estudo realizado pela Accenture, a aplicação de RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela organização na realização de atividades que antes eram executadas manualmente.

Além disso, o robô pode executar estas tarefas operacionais sem interrupção enquanto houver trabalho para ser feito, trabalhando 24 horas por dia todos os dias da semana.

Ao reduzir o tempo gasto pelas pessoas em tarefas manuais e mundanas, o time passa a dedicar toda a sua atenção nas atividades em que realmente podem aplicar seu conhecimento e talento.

3. Escalabilidade

Em processos realizados manualmente, a única forma de ganho de escalabilidade em caso de aumento de demanda é contratar mais recursos humanos, treiná-los e adicioná-los à força de trabalho da empresa – sejam profissionais terceiros ou internos.

Quando adotamos a automatização das tarefas manuais, torna-se fácil ajustar o número de robôs que executam o trabalho para mais ou menos recursos rapidamente de acordo com a necessidade da demanda.

Além disso, um robô executor de tarefas pode executar múltiplas tarefas em sequência. Assim, quando não houver mais trabalho de um determinado tipo para realizar, ele pode assumir outro papel, realizando um trabalho totalmente diferente.

Esta escalabilidade é possível com a adoção de Bot Farms, ou fazendas de robôs, onde diversos robôs são alocados para executar as atividades manuais, com um controle de fila de trabalho centralizada.

A escalabilidade de bots traz outra vantagem interessante na adoção de RPA: ela possibilita que os investimentos na automatização de tarefas seja gradual e planejada, ou seja, a organização pode ir aumentando seus investimentos nesta tecnologia de forma gradual à medida que a demanda por automatização cresce entre as atividades da empresa.

4. Padronização, Rastreabilidade e Compliance

Os robôs baseados na tecnologia de RPA baseiam todo o seu trabalho na execução de scripts que determinam a ordem e os passos a serem realizados. Isto garante que qualquer robô executor realizará o trabalho seguindo rigidamente os padrões, normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas.

Todos os passos realizados pelo robô são registrados em um log de sistema que permite uma rastreabilidade completa de cada ação realizada.

Além disso, é possível atribuir ao robô controles para gerar evidências dos passos realizados, o que poderá ser verificado em uma eventual auditoria. Por exemplo: o robô pode ser configurado para que faça o print de uma tela de cadastro com todos os dados registrados antes e após o salvamento, salvando em arquivo com data e hora da geração do registro e gravando em uma pasta com escrita controlada.

Com isso, a organização pode contar com uma garantia maior de compliance em seu negócio.

5. Redução de erros

Atividades em que grande parte do trabalho baseiam-se em digitação manual de informações e ações de copiar-e-colar entre campos de telas de sistemas apresentam grande risco de erros cometidos por erros de digitação ou movimentação de informações nos campos errados.

Algumas situações típicas que apresentam risco de erros nas atividades manuais:

  • Juntar informações de campos diferentes, como primeiro nome, nome do meio e sobrenome e copiar-e-colar para um campo único de nome em um outro sistema pode apresentar problemas como faltar espaços entre os nomes deixando-os colados ou copiar em ordem errada.
  • Valores que precisam ser digitados manualmente de um sistema para outro porque o formato de dados é diferente podem falhar na digitação de algum dígito, podendo levar a grandes diferenças de valores
  • A transformação de um valor de uma moeda em outra (ex: de dólar para real) pode ser adicionada de forma errada devido ao formato ou falha em algum dígito durante o cálculo.

Pense neste cenário simples: ao cadastrar uma geladeira de luxo no site de e-commerce, o usuário falhou ao digitar e colocou um zero a menos no preço, fazendo  que o produto que deveria custar R$ 3.700,00 fosse vendido por R$ 370,00!! Um pequeno erro de digitação que pode representar um seríssimo risco ao negócio!

A automatização de tarefas faz toda a transferência e transformação dos dados em memória no próprio computador, garantindo que – se a fórmula ou regra estiver bem definida no script, as chances de erros sejam virtualmente eliminadas na execução destas atividades.

E muito mais…

Existem diversos outros ganhos que sua organização pode obter na adoção de RPA:

  • Foco do time na experiência do cliente
  • Rápido retorno do investimento
  • Compartilhamento do recurso por múltiplas equipes
  • Melhoria do desempenho dos processos de negócio através de ganhos de agilidade em tarefas manuais
  • Aumento da capacidade de fazer negócios

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