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O que é FTE (Full-Time Equivalent) e como calcular este importante indicador para oportunidades de RPA

O FTE (Full Time Equivalent Employment) é uma das métricas essenciais na avaliação de oportunidades de automação e consiste na equivalência do tempo integral de um empregado. No contexto da automatização/robotização de tarefas, o FTE consiste em estimar quanto trabalho humano poderá ser reduzido/economizado medindo o esforço manual em unidades de tempo integral de um profissional. Nesta métrica, o valor FTE = 1 representa um mês inteiro de trabalho de uma pessoa; 0,5 significa metade de um mês de trabalho e assim por diante.

Tempo de trabalhoComo calcular o FTE para uma atividade?

Normalmente, o cálculo é realizado sobre uma jornada média de 160 horas/mês, ou seja, 4 semanas de 40h de trabalho. Esta métrica pode ser adequada de acordo com a jornada de trabalho adotada na empresa.

Para calcular o FTE de uma tarefa, é necessário medir (ou estimar) quantas horas de trabalho a atividade manual consome do(s) profissional(is) que a executa(m) por mês.

Esta informação pode ser obtida mensurando a quantidade de horas que o profissional está dedicado a realizar a tarefa, ou então estimando quantas vezes a tarefa é executada e quanto é o esforço de execução médio para cada vez que ela é executada, e então aplicando esta avaliação para o horizonte de um mês de trabalho.

Por exemplo:

Na empresa hipotética XPTO, a atividade Cadastrar Itens consiste em inserir/atualizar dados no sistema a partir de uma planilha que contém uma lista de informações. São processados em média 250 cadastros por dia (aprox. 5000 cadastros por mês). Cada cadastro consome em média 5 minutos de trabalho de um assistente, executando os seguintes procedimentos: acessar o formulário de itens no sistema de cadastro, preencher o formulário copiando e colando campo a campo os dados que estão na planilha, salvar o cadastro, copiar o número de item cadastrado e incluir esta informação na planilha.

Os 5000 casos mensais consomem então aproximadamente de 416 horas de trabalho mensais (5000 * 5 / 60).

Se a jornada de trabalho integral (referência) é de 160 horas, então 416 / 160 = 2,6 FTE.

Isto quer dizer que se a empresa tivesse pessoas dedicadas exclusivamente para realizar a tarefa de cadastrar os itens, a automação desta atividade eliminaria a necessidade de 2 profissionais e ainda aliviaria mais da metade do trabalho de um terceiro.

Um ponto importante a considerar no cálculo de FTE é se todo o trabalho realizado manualmente será efetivamente automatizado.

Por exemplo:

Se na tarefa de Cadastrar Itens descrita acima, 30% dos cadastros envolvem alguma avaliação humana (como revisar informação, classificar o item, realizar um parecer), então é preciso considerar este fator no cálculo. Digamos que todos os cadastros serão automatizados, mas haverá necessidade de avaliação em 30% de itens que consumirá 3 minutos de avaliação humana para cada caso. Dos 5000 casos, 30% representam 1500 ocorrências que consumirão 75 horas (4500 minutos). Então a automação deverá reduzir, efetivamente, 341 horas (416h-75h), produzindo 2,13 FTE.

A comparação do FTE calculado para cada oportunidade poderá ser um fator modificador da priorização, uma vez que poderá apontar atividades que reduzirão significativamente o trabalho manual, e este pode ser um objetivo dos projetos de RPA para a empresa.

Num cenário de automatização, caberá à organização decidir como realocar esta força de trabalho humana em atividades de maior valor para a empresa (ou a opção de redução do quadro).

 

Quando utilizar o cálculo de FTE?

O FTE pode ser usado para avaliar o tempo economizado com atividade manual em qualquer tipo de projeto que envolva a substituição de trabalho humano.

Em processos de automatização de processos de trabalho (workflow) em um BPMS, o FTE poderá ser medido para as atividades atualmente executadas manualmente e que serão substituídas por tarefas de serviço. Para esta avaliação, cada atividade do processo em que será aplicado uma tarefa de serviço deve ser calculada em termos de quanto seria o esforço manual naquela atividade.

Já em projetos de automatização de processos operacionais com RPA, o FTE será calculado para a porção do trabalho que será executado pelo robô.

 

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9 respostas

  1. Muito bom o material parabéns !!
    Compartilhei o material com a minha equipe. Temos um parque de RPAs bem produtivo mas nunca fizemos esse cálculo de FTE.

    1. Legal Evandro, agradecemos por compartilhar!
      Como estão fazendo hoje para demonstrar os ganhos com as automações? Vocês estão usando algum outro tipo de medição ou indicador?

  2. Olá Kelly!

    Primeiramente, obrigada pelo excelente material disponibilizado por aqui. Fiquei com uma dúvida, e gostaria de esclarecê-la, se possível. Por qual motivo utiliza-se a base para o cálculo de FTE com o número de horas integrais do funcionário? Seria uma maneira de um cálculo mais conservador? Pois em meu raciocínio imagino que poderíamos considerar o número de horas disponíveis do funcionário, e ao final do cálculo de saving acrescentar ainda o custo de ociosidade de cada FTE a ser robotizado.

    Desde já, agradeço.

    1. Oi Maíra, obrigada pela sua mensagem!
      A carga horária integral (como a própria sigla implica: “Full Time Equivalent”) é usada porque o objetivo deste cálculo é avaliar quantos recursos humanos poderiam ser integralmente substituídos pela automação (quando aplicado a RPA). Assim, FTE = 1 significa que o robô compensa integralmente um mês de trabalho cheio de uma pessoa.
      O FTE é um valor definido, com custo atribuído e que pode ser comparado (o número de horas de trabalho por semana ou mês dividido pela carga horária determina o custo-hora do recurso) permitindo calcular facilmente o saving obtido com a automação.
      Já o tempo disponível ou o tempo produtivo pode variar e é mais difícil de calcular e chegar no custo-hora aplicado.

      O FTE é uma definição estatística aplicada não apenas para projetos de RPA, mas diferentes iniciativas de estudo do trabalho.
      Você pode consultar definições oficiais para o termo nos glossários da OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) aqui: https://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=1068 ou da EC (European Commission) aqui: https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:Full-time_equivalent_(FTE).

  3. Kelly,

    Parabéns pelo ótimo post, ele esclareceu boa parte das minhas dúvidas, mas ainda tenho um ponto de dúvida. Sabemos que se a atividade for desenvolvida por uma pessoa, nem sempre ela vai levar exatamente os 5 minutos (pegando o exemplo dado no post), ao longo da jornada as pessoas param para conversar, tomar café, ir ao banheiro, espera o processamento além do tempo e etc.

    Dito isso, podemos atribuir algum fator que prevê essas ações humanas nesse tempo médio de execução? Se sim, qual é prática de mercado?

    Desde já agradeço a sua atenção.

    1. Olá Douglas, obrigada pela mensagem!
      Sim, de fato as pessoas fazem esse tipo de atividades durante o trabalho, porém estas o robô não substituirá. Mesmo que a tarefa seja automatizada e assumida pelo robô, as pessoas continuarão parando para conversar, tomar café e ir ao banheiro. Portanto, o tempo dispendido nestas atividades paralelas não deveria ser contabilizado no esforço estimado para o FTE.

  4. Kelly, adorei seu material, obrigada por compartilhar.

    Gostaria de esclarecer uma dúvida com você: em caso de uma atividade que existem mais de um colaborador part time que executa o processo… como eu posso medir a redução efetiva de FTE? Exemplo: tenho 4 colaboradores que emitem em média 924 notas/mês (essas notas chegam por demanda e quem estiver disponível executa a atividade). Como eu vou calcular o saving de FTE pelo RPA se os colaboradores não trabalham full time na atividade?

    1. Oi Tatiane!
      Que bom que está gostando do conteúdo. Sobre a sua dúvida, veja que o FTE não é personalizado, ele é impessoal, e considera tempo de trabalhadores. Assim, para avaliar o FTE liberado nesta atividade, vamos considerar por exemplo que cada nota consuma em média 15 minutos do início ao fim do processo que você está considerando substituir por automação (por exemplo, obter o arquivo da nota, processar dados, coletar informações, validar impostos, verificar pedido e dar entrada da nota no sistema caos passe pela validação). Se se você tiver contabilizado o tempo total real melhor ainda, mas a média já ajuda se não houverem desvios muito grandes.
      Neste caso hipotético, você terá 924 x 15 = 13860/60 = 231 horas. Se você estives trabalhando com uma CH de referência de 160 horas/mês, então 231/160 = aprox 1,5 FTE. Matematicamente falando, isso indicaria que você estaria liberando uma pessoa + meio turno de uma segunda pessoa, de forma que as demais atividades destas pessoas poderiam ser absorvidas pelas outras 2 no momento em que elas se liberam do trabalho manual que antes era compartilhado entre os quatro. Entretanto, embora matematicamente as coisas se provem assim, na prática podem existir habilidades e responsabilidades específicas das demais tarefas destas pessoas que nem sempre são fáceis de serem transpostas assim. Se o plano da empresa com isso é enxugar o time, é necessário fazer uma boa avaliação das demais atividades e analisar se realmente podem ser transferidas.

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