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Como calcular o ROI (Return of Investiment) e Payback em projetos de RPA

O ROI (Return of Investment), para qualquer investimento que a organização faz, é a relação entre quanto a empresa investirá e quanto espera-se que ganhará com um determinado projeto. Junto com o FTE, este é um indicador essencial na priorização e medição do desempenho da iniciativa de RPA! Confira neste artigo como calcular o ROI e Payback.

O ROI (Return of Investment), para qualquer investimento que a organização faz, é a relação entre quanto a empresa investirá e quanto espera-se que ganhará com um determinado projeto. A partir dessa avaliação, realizamos o cálculo de quanto será o retorno financeiro num horizonte de tempo, que pode ser  um, dois ou mais anos.

Junto com o ROI, está o payback, que indica em quanto tempo o investimento será pago (a conta zerada) e a partir de quando a organização começará a, efetivamente, obter os ganhos estimados.

Em projetos de RPA, os ganhos geralmente estão relacionados a quanto custam hoje as horas de trabalho manual que serão economizadas com a substituição pela automação. Além destas, considera-se também outras despesas que podem existir atualmente pelo fato do trabalho ser realizado manualmente e que deixarão de existir com a robotização, como horas extras, horas de retrabalho, multas por atraso e etc.

1. Projetar o investimento

Para projetar o investimento em uma implementação de RPA, há dois fatores de custo essenciais.

Um deles é o custo de infraestrutura, que envolve:

O método de licenciamento varia para cada fornecedor de solução RPA.
 

Já no âmbito do esforço para automatizar e sustentar a robotização, temos:

a) O trabalho da equipe envolvida na engenharia da solução (que envolve analisar > projetar > preparar > automatizar > testar > implantar a automação), estimado a partir da avaliação de complexidade da automação;

b) As horas estimadas de suporte ao robô (Se a automação envolver sistemas muito instáveis, poderá necessitar de uma previsão mensal de horas de suporte técnico para eventuais ajustes, que precisa estar previsto no investimento).

pesquisa de preços

O Retorno de Investimento é então a diferença entre quanto será investido e quanto será economizado.

2. Projetar o ganho (a retornar)

Para calcular o ganho, é preciso conhecer (ou estimar) o custo da hora de trabalho humano, que geralmente varia de acordo com a função do profissional, e deve considerar não apenas o salário, mas todos os demais custos envolvidos na relação de trabalho.

Por exemplo:

Em um processo de Cadastro de Itens que poderá gerar uma economia de 341 horas/mês, usemos como referência o custo de 1HH (uma hora homem) = R$ 40.

Isto quer dizer que o custo mensal desta atividade, quando executada por pessoas, é de R$13.640,00.

A esta avaliação de ganho, podemos somar outros potenciais ganhos como economia em multas, serviços terceirizados utilizados na execução manual, etc.

Em um exemplo hipotético:

Vamos considerar que o custo da infraestrutura da plataforma RPA, com 1 licença de runtime (robô executor autônomo) e da estação de trabalho seja, por mês, equivalente a R$ 6000 reais (esses valores podem mudar já que geralmente são indexados em moeda estrangeira).

Este custo deverá ser diluído pela(s) automação(ões) implantadas.

Se usarmos como parâmetro de divisão o custo hora da execução do robô, então R$ 6000 / 720 horas (número médio de horas de um mês) = aprox. R$ 8,35 a hora do robô.

negócios e vendas

Para estimar o tempo de execução do robô nessa infraestrutura, precisamos considerar que ele executará o mesmo trabalho humano mais rapidamente que uma pessoa.

As avaliações de desempenho dos robôs variam bastante nos artigos comerciais das diferentes plataformas do mercado, mas medições recentes apontam que uma automação pode executar uma tarefa entre 65% a 80% mais rápido do que o tempo que uma pessoa levaria (dependendo do tempo de resposta das aplicações envolvidas).

Para o exemplo,

Em uma avaliação conservadora, vamos aplicar uma estimativa de que o robô será 65% mais rápido, ou seja, executará o mesmo trabalho consumindo apenas em 1/3 do tempo atual.

Logo, a robotização deverá executar o mesmo trabalho em aprox. 113,5h, que, considerando o cálculo de custo de infra acima, consistirá em R$ 947,73 por mês. Em comparação com o custo atual da atividade manual, que ultrapassa os 10 mil reais mensais, esta robotização já nos parece bastante interessante!

3. Calcular a relação investimento x ganho

Porém, é preciso considerar ainda a segunda parte do investimento, que é o esforço de implementação e sustentação.

Para o exemplo,

Vamos considerar que a equipe técnica estimou o esforço desta automação em 4 semanas de trabalho, gerando um custo de R$ 20.000,00 com o projeto. Além disso, a equipe também considerou que no decorrer do ano deve ser previsto um esforço de manutenção de 40 horas (risco de mudanças em sistemas de terceiros), de forma que deve ser considerado no investimento um aprovisionamento de mais R$ 5000,00 ao ano.

O investimento então será:

Esforço (projeto + sustentação) = R$ 25.000,00 no primeiro ano

Infra (plataforma + execução mensal) = R$ 11.372,70 por ano.

O custo total desse investimento no primeiro ano será: R$ 36.372,00.

No segundo ano, consistirá apenas no custo de sustentação e de infra (se não houver mudanças que impliquem no redesenho da solução), ficando em R$ 16.372,70.

O ganho anual será de R$ 163.680,00, com base na economia estimada de trabalho manual.

Logo, no final do primeiro ano, o ROI será de R$ 127.308,00.

No final do segundo ano, terá sido da economia do primeiro mais a do segundo ano, ou seja: R$ 274.615,30.

O payback acontecerá no terceiro mês, quando o investimento terá sido compensado pela economia.

Nem todos os projetos avaliados poderão apresentar ROI favorável no primeiro ano. Alguns só passam a apresentar ROI positivo a partir do segundo ano, e em outros projetos não atinge ROI positivo nem mesmo após vários anos. Isto significa que o custo do projeto é mais alto do que a economia que será gerada e a solução não se pagará em um período de tempo aceitável.

O cálculo de ROI e payback, quando comparado entre os projetos, poderá levar a uma mudança na priorização inicial dos projetos.

Mesmo aqueles que apresentavam priorização inicial e FTE interessantes podem apresentar um custo tão elevado que o ROI será praticamente inviável. Estes projetos provavelmente serão despriorizados da esteira de automação com RPA.

Este é um bom sinal de que talvez RPA não seja a solução adequada para o problema, e que outras alternativas de tecnologia devam ser consideradas.

 

O time de RPA pode utilizar o ROI não apenas como ferramenta para priorizar as tarefas que devem ir para a esteira de implementação por gerarem maiores economias – este cálculo também pode ser realizado periodicamente sobre as atividades executadas pelo robô para medir e provar à organização a economia efetivamente gerada com a utilização dos robôs!

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