SMI23 | De olho na eficiência: como BPMS e Process Analytics estão alavancando a transformação de processos (08/03)

Como os processos fluem em sua empresa? A sua equipe encontra muitas dificuldades? Os níveis de produtividade não são satisfatórios? Vamos te mostrar como é possível achar o segredo de bons resultados e eficiência eatravés da otimização de processos com BPMS e o Process Analytics. Esse é o tema principal da terceira live da Semana das Mulheres na Inovação! O mercado atual exige das corporações um investimento robusto em soluções que agreguem ainda mais dinamismo e eficiências nas tarefas internas, em todos os níveis.

As iniciativas de automação de processos visando orquestrar o trabalho das diversas pessoas envolvidas nas empresas têm sido cada vez mais frequentes. No entanto, boa parte dessas iniciativas falham devido a diversos fatores organizacionais, humanos e técnicos no momento da implantação de BPMS. Nesta live, Simone Bastos e Kelly Sganderla conversam com Sandra Mara e Carolina Robles da Usiminas sobre a experiência que está transformando os processos baseados em e-mail em processos coordenados, gerenciados, pró-ativos e com monitoramento de desempenho, gerando análises que podem apoiar a tomada de decisão da liderança. Vamos discutir os principais obstáculos, fatores chave de sucesso e oportunidades futuras de inovação nos processos automatizados.

A live aconteceu no dia 08/03, confira agora a gravação do evento:

Leia a seguir as respostas das perguntas enviadas durante o evento:

Qual é a diferença entre Process Mining e BPMS? Guilherme Rocha

Resposta: O Process Mining é uma ferramenta de mineração de dados que vai utilizar dados já coletados por diferentes sistemas de informação. Ou seja, podendo colher dados do RP, do CRM e de outros sistemas transacionais.Através desta análise de pegadas que são deixadas nesses sistemas a cada ação realizada pelos usuários, o minerador de processos vai tentar trazer um mapa do processo. Ele é muito bom, principalmente para a etapa de descoberta de processos, quando não está muito claro, quais são, afinal, as atividades e qual a sequência que estão sendo executadas. Além de vários momentos que podem ser interessantes para o ciclo de vida do BPM.

Quais são as ações que vocês tomaram para facilitar a questão do impacto cultural na gestão de mudança? Desire de Araujo

Resposta: Esse tema é muito importante. Primeiro, a gente não trabalhou de forma isolada, então, tínhamos a comunicação de todos os passos do projeto, isso foi muito importante. Antes de começar o processos, nós tínhamos o nossos Sponsor, que nos ajudaram na divulgação da importância estratégica do sistema de gestão. E com relação aos nossos executivos e analistas, através de um treinamento, onde quem montava o curso eram os próprios participantes, ou seja, não tinha uma agenda fixa. Assim, conseguimos começar a vencer barreiras. Um outra coisa importante: quando eles nos questionavam de alguma coisa , nós imediatamente respondíamos com os resultados do BPM. Nós levantávamos os dados com agilidade, respondíamos e esclarecíamos de forma muito rápida. Então, os benefícios Aacabam ficando mais fáceis de serem percebidos. Então, essa questão de comunicação, de ter um relacionamento bom com todas essas pessoas ajudaram muito o processo.

Quando falam em automação de processos poderiam esclarecer que tipo de automação? Adriana Verchai

Resposta: A automação de processos é o uso da tecnologia e da integração de dados e sistemas para automatizar tarefas que antes eram desempenhadas manualmente, de forma a aumentar a produtividade, a eficiência e a geração de valor. No Case apresentado utilizamos a ferramenta BPMS Lecom. Você pode conhecer um pouco mais sobre automação de processos no nosso Blog, temos vários artigos.

É possível utilizar o BPMS em dispositivos móveis (principalmente celulares)? Atividades como aprovar solicitações, analisar dados, ver os prazos de atendimento etc? Marco Tulio

Resposta: Algumas ferramentas possuem o recurso de acesso via smartphones ou tablets, onde os Gestores e colaboradores devem poder acessar a plataforma de onde estiverem, por meio de dispositivos móveis, para facilitar a tomada de decisões.

Observando o case com o sistema LECOM apresentado pela Kelly, se desejo implantar BPM na minha organização, a ferramenta BPMS para realizar o monitoramento de qualquer processo deve “conversar” (integrar) com qualquer sistema da organização? Eduardo Devidson

Resposta: A maioria das ferramentas de BPMS têm várias opções de integração para que você tenha a certeza de que elas se encaixam em seu ecossistema atual.

Sandra Mara: A ferramenta BPMS usada tem a capacidade de “atender” (desenhar, implantar, executar e monitorar) qualquer processo de negócio da empresa? Eduardo Devidson

Resposta: Olá. Eduardo,conforme comentei na LIVE selecionamos vários processos, simples e complexos, com menor e maior interface entre sistemas e áreas, com maior e menor gestão. Todos foram desenhados, implantados e atendem aos objetivos propostos inicialmente. Hoje estamos na fase das melhorias.

Importante pensar nos BPMS como uma metodologia, tecnologia, e uma ferramenta para controle, rastreamento e tomada de decisão.Como princípio utilizar em processos que já estão estruturados, maduros, pois do contrário terá um tempo maior de desenvolvimento e poderá incorrer em retrabalho.Dentro destas premissas sugiro conhecer um pouco a ferramenta antes de propor a solução dos processos (desenho), mas vale também contar com uma equipe de consultoria neste trabalho. Na execução não tivemos nenhum tipo de problema.Atenção nas questões de interfaces, se tiver algum sistema na sua empresa que precisa de interligação, é importante fazer a integração sem sobrecarregar, isto permitirá uma performance melhor. Lembramos que o usuário, às vezes quer tudo automático, e na prática, precisamos saber o que é imprescindível e desejável e ir crescendo a solução aos poucos.As questões de monitoração são consequência do desenho, tentar trabalhar com o maior nro. de campos e estrutura do sistema na sua forma standard, pois isto ajudará a configuração dos relatórios.Espero ter ajudado!

Como vocês fazem pra doutrinar os associados no uso da ferramenta?Elizangela Ribeiro

Resposta: Difícil esta pergunta, pois não tem uma única ação, mas várias que irão contribuir para este resultado. Normalmente sistemas operacionais são mais fáceis de doutrinar, pois reflete as operações. No sistema de gestão, temos algumas ações importantes:

Buscar um sponsor que possa patrocinar e fortalecer o alinhamento estratégico desta implantação.
Não implantar todos os processos de uma só vez, fazer implantações parciais, ir treinamento e utilizando o sistema.
Implantar os processos na sua forma piloto (grupo menor de pessoas), ir expandindo.
Buscar treinar os usuários fugindo um pouco o padrão de um manual ou somente um vídeo de explicação. Fizemos reuniões semanais durante praticamente 3 meses, como se fosse encontros sobre o sistema onde era explorado os conceitos as opções disponíveis, dicas, fluxos entre as áreas. Era treinamento com participação livres mas ao mesmo tempo com report oficial dos pontos discutidos. A medida que isto evoluía, os próprios usuários já faziam propostas dos temas que gostariam de discutir.
Envolver no desenho de processos os usuários de todas as áreas.
Uma comunicação clara sobre todo o projeto para que os usuários pudessem acompanhar a evolução e as implantações.
Reconhecer a cultura da empresa mas ao mesmo tempo desenvolver o conceito de inovação, nada pode ser imposto.
Durante o processo de implantação buscar ser firme, mas ao mesmo tempo flexível.
Contar com uma equipe de multiplicadores para divulgar e exigir também o uso do sistema de gestão.
A cada processo novo implantado eu enviava um email simples para a minha equipe (multiplicadores) tentando coloca-los na mesma página de conhecimento para que pudessem estar firmes nos conceitos e utilização do sistema.
Incentivar o uso com demonstração de benefícios, como por exemplo, maior controle, rastreamento, etc. Conforme comentei a resistência, seja pequena ou não, sempre vai existir, o importante é não desistir e reforçar sempre.