Em projetos de automatização de atividades e processos com RPA (Robotic Process Automation), entender os passos executados no processo é o primeiro passo para a implementação da robotização. Entretanto, compreender o processo e seus desvios é fundamental para a construção de robotizações resilientes.  

Na maioria das vezes, ao mapear o processo, focamos no “caminho feliz”, que consiste nas etapas essenciais executadas para a obtenção do resultado desejado. 

No entanto, o maior desafio está em identificar as exceções que ocorrem no decorrer do processo, aquelas que fogem a esse “caminho feliz”. Por quê? Porque se o robô não souber identificá-las, não saberá como contornar o problema, interrompendo a execução por qualquer motivo. E o que são estas exceções? São casos não esperados, que fogem à regra, mas que podem acontecer, e o robô precisa estar preparado para dar alguma tratativa para o processo não travar. 

Para a execução do robô, identificar as exceções e definir as tratativas na etapa de análise e projeto da solução é tão importante quanto o “caminho feliz”, pois desta forma ele poderá executar o processo com maior autonomia. 

Como evitar falhas em automações com RPA? 

Sugerimos um método organizado, dividido em quatro passos, para mapear um processo para automação com RPA. 

1. Mapear o processo como executado (caminho feliz)

O primeiro passo é mapear o trabalho executado pelo usuário, entender no detalhe cada etapa, o passo a passo das ações nas telas e arquivos. 

 Exemplo: Na atividade “Cadastro de itens” o caminho feliz possui as etapas abaixo.

2. Mapear as possíveis variações do processo

A partir do entendimento do caminho feliz, o segundo passo é mapear cada variação do processo. Mesmo que no mapeamento o usuário diga que são parecidas, passe por cada etapa e entenda as particularidades. Lembre-se: o robô precisa ser ensinado a executar todos os procedimentos do processo. Qualquer mudança que saia do que ele foi ensinado, o processo será interrompido com falha.

No exemplo da atividade de “Cadastro de itens”, podemos considerar que existem dois tipos de cadastro que são executados de forma diferente no sistema. Os tipos de cadastros são considerados como variações do processo pois envolvem a execução de passos diferentes.

O diagrama abaixo apresenta as etapas considerando as variações identificadas na atividade de Cadastro de itens.

3. Fazer perguntas do tipo “e se…?”

Entendido o “caminho feliz” e suas variações, é hora de entender as exceções que podem aparecer no decorrer do processo, este é o terceiro passo. Para isso faça perguntas “e se…?” para identificar e entender como elas são tratadas. Por exemplo:

• E se não encontrar todas as informações necessárias na solicitação de cadastro?
• E se o sistema estiver fora do ar?
• E se apresentar erro ao realizar o cadastro do novo item?
• E se o item existente não for encontrado no sistema?
• E se ao salvar o cadastro aparecer um erro que nunca havia acontecido?
• E se…?

4. Definir tratativas para as exceções identificadas

O quarto passo, após identificar todas as exceções, é definir a tratativa que deverá ser realizada para cada uma delas. Como o robô deve se comportar ao se deparar com cada exceção. Isso não quer dizer que 100% do processo precisa ser executado por ele, mas ele pode ter a ação de direcionar para a tratativa. Por exemplo: abrir um chamado para TI tratar o erro encontrado.

Defina soluções para as exceções conhecidas, as que você identificou durante o mapeamento, e também para as exceções desconhecidas. Se algo que não estava previsto acontecer, que ação o robô deverá tomar?

No exemplo do cadastro de itens, para cada “E se…” identificado, foi definida as tratativas e o diagrama abaixo apresenta as ações que serão realizadas na automação RPA. No artigo Como modelar fluxos de processos para RPA usando BPMN você pode saber mais sobre como modelar os fluxos para automação com RPA.

Por fim, tenha em mente que, para que o robô esteja preparado para  eventuais desvios do processo, é fundamental dedicar um tempo para identificar as exceções e traçar ações para superá-las durante o processo, mantendo assim a continuidade e eficiência das operações sem interrupções. E antes de realizar o detalhamento do processo para a automação, é importante avaliar se o processo é viável para robotização com RPA. Para saber como avaliar, confira o artigo Uma checklist para avaliar a viabilidade de processos candidatos a RPA.