Ao decidir pelo caminho da automação de processos com Robotic Process Automation (RPA), uma empresa deve considerar alguns fatores importantes, como a complexidade das atividades que serão automatizadas, o volume e a frequência com que as tarefas são executadas nas rotinas de trabalho, a segurança da informação, as conformidades regulatórias, dentre outros.
Sabemos que as soluções de RPA visam oferecer maior eficiência e produtividade do trabalho através da redução ou eliminação do esforço humano em diversas tarefas repetitivas, tendo assim um impacto positivo no retorno do investimento (ROI).
RPA busca otimizar os processos e como resultado a empresa ganha em agilidade e eficiência, mitigando riscos e reduzindo erros operacionais, tornando-se mais competitiva, inovadora, podendo direcionar seus recursos humanos para iniciativas mais estratégicas.
Uma vez decidida pela adoção de RPA na organização, existe uma pergunta importante a ser respondida: Todo e qualquer processo pode ser considerado um candidato para robotização com RPA?
Na nossa experiência em consultoria para Automações com RPA, ao identificar e coletar ideias que têm potencial para serem robotizadas, ponderamos que é necessário verificar se existe, de fato, viabilidade técnica e gerencial.
Essa avaliação deveria acontecer antes mesmo de realizar a análise do ROI, pois é importante observar que não adianta estimar o retorno do investimento de uma robotização cujo processo não apresenta as características mínimas para ser considerado eleito à robotização.
Para facilitar essa tarefa, sugerimos essa checklist com diversos itens que podem ajudar na verificação de viabilidade, visando apoiar as empresas na seleção dos seus processos a serem automatizados com RPA.
Checklist de Viabilidade Técnica para RPA:
❑ Sistemas acessados por terminais remotos não apresentam dificuldade de automação
❑ Sistemas ou sites operados possuem interfaces acessíveis para o robô
❑ Imagens possuem qualidade adequada para leitura
❑ Sites não apresentam captcha de difícil solução
❑ Sites não possuem sistema de detecção de robôs e bloqueio de login ou IP
❑ Retorno do OCR vem de forma estruturada e adequada para identificar as informações
❑ Número de modelos de documentos a serem lidos é conhecido
❑ Operações idênticas em diferentes sites está mapeada
❑ Informações não estruturadas podem ser mapeadas com RPA ou outra tecnologia
❑ Os sistemas possuem estabilidade adequada para operação do robô
Checklist de Viabilidade Gerencial para RPA:
❑ O processo em que a tarefa está inserida é conhecido e foi avaliado
❑ O aumento da capacidade de processamento do robô não irá desestruturar o processo atual
❑ O aumento de velocidade do processamento pelo robô não irá gerar colapso nas próximas atividades do processo
❑ É possível desenvolver plano de contingência viável que atenda ao negócio
❑ A parada do robô não coloca a empresa em risco operacional
❑ Problemas de execução do robô não geram exposição de informações sensíveis à LGPD
❑ Problemas de execução do robô não tem potencial de gerar prejuízos de alto valor para a empresa
❑ A relação entre tempo de ajuste do robô em caso de pane, a adoção do plano de contingência e o tempo em que o processo pode ficar parado foi avaliado e validado pela área de negócio
❑ Existe apoio e patrocínio do negócio para adoção da robotização
❑ Base de dados que robô irá operar está íntegra e estável
❑ SLA do time de suporte é adequado para o atendimento ao processo
❑ A área de negócio está ciente que deve manter um responsável por conhecer em detalhes o funcionamento do processo e acompanhar sua execução pelo robô
Esses itens são sugestões elaboradas com base na nossa experiência, no entanto, cada organização pode adaptar e refinar a sua lista de verificação, alinhando-a com suas próprias diretrizes de robotização.
