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Como avaliar a viabilidade de processos candidatos à automação com RPA

Confira uma lista de verificação de viabilidade técnica e gerencial para apoiar na seleção dos processos a serem automatizados com RPA.

Ao decidir pelo caminho da automação de processos com Robotic Process Automation (RPA), uma empresa deve considerar alguns fatores importantes, como a complexidade das atividades que serão automatizadas, o volume e a frequência com que as tarefas são executadas nas rotinas de trabalho, a segurança da informação, as conformidades regulatórias, dentre outros.

Sabemos que as soluções de RPA visam oferecer maior eficiência e produtividade do trabalho através da redução ou eliminação do esforço humano em diversas tarefas repetitivas, tendo assim um impacto positivo no retorno do investimento (ROI).

RPA busca otimizar os processos e como resultado a empresa ganha em agilidade e eficiência, mitigando riscos e reduzindo erros operacionais, tornando-se mais competitiva, inovadora, podendo direcionar seus recursos humanos para iniciativas mais estratégicas.

Uma vez decidida pela adoção de RPA na organização, existe uma pergunta importante a ser respondida: Todo e qualquer processo pode ser considerado um candidato para robotização com RPA?

Na nossa experiência em consultoria para Automações com RPA, ao identificar e coletar ideias que têm potencial para serem robotizadas, ponderamos que é necessário verificar se existe, de fato, viabilidade técnica e gerencial.

Essa avaliação deveria acontecer antes mesmo de realizar a análise do ROI, pois é importante observar que não adianta estimar o retorno do investimento de uma robotização cujo processo não apresenta as características mínimas para ser considerado eleito à robotização.

Para facilitar essa tarefa, sugerimos essa checklist com diversos itens que podem ajudar na verificação de viabilidade, visando apoiar as empresas na seleção dos seus processos a serem automatizados com RPA.  

 

Checklist de Viabilidade Técnica para RPA:

Sistemas acessados por terminais remotos não apresentam dificuldade de automação

Sistemas ou sites operados possuem interfaces acessíveis para o robô

Imagens possuem qualidade adequada para leitura

Sites não apresentam captcha de difícil solução

Sites não possuem sistema de detecção de robôs e bloqueio de login ou IP

Retorno do OCR vem de forma estruturada e adequada para identificar as informações

Número de modelos de documentos a serem lidos é conhecido

Operações idênticas em diferentes sites está mapeada

Informações não estruturadas podem ser mapeadas com RPA ou outra tecnologia

Os sistemas possuem estabilidade adequada para operação do robô

 

Checklist de Viabilidade Gerencial para RPA:

O processo em que a tarefa está inserida é conhecido e foi avaliado

O aumento da capacidade de processamento do robô não irá desestruturar o processo atual

O aumento de velocidade do processamento pelo robô não irá gerar colapso nas próximas atividades do processo

É possível desenvolver plano de contingência viável que atenda ao negócio

A parada do robô não coloca a empresa em risco operacional

Problemas de execução do robô não geram exposição de informações sensíveis à LGPD

Problemas de execução do robô não tem potencial de gerar prejuízos de alto valor para a empresa

A relação entre tempo de ajuste do robô em caso de pane, a adoção do plano de contingência e o tempo em que o processo pode ficar parado foi avaliado e validado pela área de negócio

Existe apoio e patrocínio do negócio para adoção da robotização

Base de dados que robô irá operar está íntegra e estável

SLA do time de suporte é adequado para o atendimento ao processo

A área de negócio está ciente que deve manter um responsável por conhecer em detalhes o funcionamento do processo e acompanhar sua execução pelo robô

 

Esses itens são sugestões elaboradas com base na nossa experiência, no entanto, cada organização pode adaptar e refinar a sua lista de verificação, alinhando-a com suas próprias diretrizes de robotização.

 

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