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Como modelar fluxos de processos para RPA usando BPMN

A construção de scripts de robotização de processos, a serem executados pelos robôs de RPA, costuma ser uma atividade de desenvolvimento de tiro rápido: entender como é feito o passo a passo operacional pelo usuário, planejar como o mesmo trabalho será feito pelo robô, implementar o script da tarefa (muitas vezes através de configuração de comandos em sequência), testar e publicar no centro de controle da plataforma RPA.

Apesar de não requerer um estudo muito aprofundado do processo AS IS (como é executado pelo usuário) e TO BE (como deverá ser executado pelo robô), os times de RPA tem notado que as tarefas que envolvem um certo nível de complexidade, como ciclos iterativos e regras que levam a sequências de passos diferentes, podem se beneficiar de um projeto de solução técnica antes de começar a implementação.

Estabelecer este projeto através de uma representação gráfica da sequência lógica de etapas do processo sem dúvida facilita a compreensão do trabalho a ser realizado pelo robô.

A representação do fluxo de ações do robô poderia ser criada com qualquer conjunto de símbolos gráficos – mas por que reinventar a roda quando existe a BPMN (Business Process Model and Notation)?

BPMN para modelar processos operacionais

Esta notação, criada originalmente para representar processos de negócio, possui um conjunto completo de elementos para a modelagem de orquestração de processos, dos quais há um interessante subset que pode ser aplicado para modelar fluxos com as sequências de ações em nível operacional – que é onde atuam as soluções de RPA.

A notação BPMN pode ser empregada para modelar diferentes aspectos de um projeto de RPA, como:

  1. Desenhar o processo AS IS (executado pelo usuário) e todas as suas variações, permitindo visualizar os passos executados e regras lógicas aplicadas para realizar diferentes sequências de ações. Este desenho permite realizar uma avaliação crítica da viabilidade técnica de RPA para executar em todo ou em parte a mesma atividade.
  2. Modelar uma proposta de processo otimizada (TO BE) para a execução do robô, reorganizando as atividades em uma ordem que faça mais sentido para os controles de RPA, prevendo inclusive as situações de exceções que podem acontecer e como o processo deverá se comportar (error handling).
  3. Desenhar o processo executado pelo robô (TO RUN) como parte de uma documentação de sustentação, permitindo a todos os envolvidos compreender rapidamente como o processo é executado.

Subset de elementos BPMN que podem ser usados para modelar processos a serem robotizados

A notação possui 152 elementos visuais diferentes que podem ser utilizados na criação de fluxos, porém nem todos possuem aplicação para tarefas operacionais robotizáveis.

Elementos como eventos intermediários e gateways paralelos e inclusivos, por exemplo, não tem aplicação neste tipo de modelagem, já que o robô RPA executa apenas uma thread por vez (não executa ações em paralelo) e não deve ficar parado no meio de uma tarefa aguardando que algo ocorra para continuar.

Com base nas experiências de modelagem que temos aplicado em dezenas de projetos de RPA, listamos neste post um subconjunto dos principais elementos BPMN que poderão ser úteis na modelagem de processos visando a robotização:

Evento de Início É sempre indicado que diagramas BPMN sinalizem o início do processo com um evento de início.Pode-se usar o evento de início simples, ou usar o início por timer em processos que são agendados com execução recorrente ou início por mensagem para representar que o processo é acionado por uma chamada de serviço.
Evento de Fim Assim como o início, também é indicado utilizar o evento de fim para sinalizar onde termina a execução do processo. Em geral usa-se apenas o evento de fim simples.
Fluxo de sequência
Usado para indicar a ordem de sequência (qual o próximo passo).
Tarefas As tarefas são utilizadas para representar cada passo da operação. Se uma tarefa é repetida múltiplas vezes (para vários itens de uma lista, por exemplo) pode-se aplicar o símbolo de repetição por loop.
Subprocesso O subprocesso pode ser usado como uma estrutura de organização do processo, segmentando o escopo. É ideal para representar um conjunto de atividades que se repetem (por exemplo, uma sequência de passos executada para cada item de uma lista).
Neste caso, aplica-se ao subprocesso o símbolo de repetição por loop.Em alguns casos pode ser interessante apresentar o subprocesso expandido.
Gateway
O único gateway BPMN aplicável em RPA é o gateway exclusivo, que pode ser utilizado para determinar sequências de passos diferentes de acordo com alguma informação processada em uma etapa anterior.
Evento de borda Dentre os eventos de borda, dois podem ter aplicação na modelagem de processos RPA: o evento de borda de erro, para sinalizar os passos a serem executados em caso de falha (error handling) ou uma previsão de timeout que deve levar também a uma sequência de ações diferentes.
Anotações Podem ser utilizados para complementar o entendimento sobre passos do processo.

Outros elementos que podem também ser utilizados dependendo das características do processo, embora menos usuais: objeto de dados, repositório de dados, piscina (pool).

Veja no diagrama abaixo como pode ser modelado um processo operacional de cadastrar clientes a partir de uma planilha, que poderia ser implementado em um robô RPA:

O diagrama pode não trazer todos os detalhes no nível de minúcia muitas vezes requeridos em uma especificação de um processo a ser robotizado, mas ajuda a dar boa visibilidade à sequência das ações, dependências e variações.

Em alguns casos, o diagrama é complementado por um documento detalhando ainda mais cada um destes passos.

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