Como quebrar o gelo e ganhar adesão dos usuários de negócio ao RPA

Seja pelo temor de tornar-se obsoleto frente à tecnologia, por desconhecimento dos benefícios que podem ser obtidos da automação de processos ou pela simples falta de ideias...

Seja pelo temor de tornar-se obsoleto frente à tecnologia, por desconhecimento dos benefícios que podem ser obtidos da automação de processos ou pela simples falta de ideias (quando a equipe de negócio não identifica as inúmeras tarefas robóticas no seu dia a dia), o fato é que muitas organizações enfrentam em algum momento da sua jornada uma falta de adesão por parte das equipes de negócio à iniciativa de RPA.

Engana-se quem imagina que um grande projeto de automação será suficiente para sustentar uma iniciativa de Robotic Process Automation na empresa. Embora seja relativamente baixo em relação a outros investimentos de tecnologia, o fato é que sustentar uma plataforma de RPA tem um custo que se torna justificável e interessante para a empresa quando escalado para automatizar múltiplas tarefas. Quanto mais trabalho manual for substituído por automações executadas pelos robôs, mais se dilui os custos de manter a infraestrutura dos trabalhadores digitais.

Como vencer esta barreira?

Apresentamos aqui algumas sugestões que podem estimular seu time na identificação de oportunidades de valor para automação.

I. Analisar e buscar entender as raízes das restrições

Como líder da equipe de automação, você constantemente tenta envolver as gerências e lideranças das áreas de negócio apresentando a tecnologia, exemplos e cases, mas mesmo assim a aderência é pequena?

Nem mesmo com santo que não é de casa (como consultorias ou fornecedores) ajudando na condução, parece o milagre da multiplicação de robôs acontece?

Neste caso, pode ser melhor dar um passo atrás e tentar compreender que fatores estão dificultando a sua participação. Pesquisas ou reuniões focadas em obter as percepções da equipe sobre esta tecnologia podem fornecer informações para se chegar à raiz a estes fatores. Para cada item de rejeição à tecnologia identificado pode haver uma estratégia diferente, e às vezes requer diversas iterações até que os argumentos se estinguam e finalmente a equipe se abra para a novidade dos colegas robóticos.

II. Workshops: Educando para a Automação

Como toda novidade, a robotização de processos operacionais pode estar associada a diversas ideias equivocadas.

Workshops conceituais podem ajudar a desenvolver o conhecimento, resolver dúvidas, desmistificar visões preconcebidas e desenvolver a “fome” de automação.

Os workshops que realizamos para diferentes empresas permitem a troca de ideias integrando negócios, tecnologia e processos e abordam temas como:

A situação atual do trabalho nas empresas (onde as pessoas gastam tempo realizando trabalho repetitivo)
Quais as tecnologias que sintetizam o trabalhador digital
O que é RPA
O que é possível fazer com RPA
O que não trabalho para para RPA
Que benefícios podem ser obtidos com a automatização com RPA
Como identificar características de tarefas que poderiam ser automatizadas
Como priorizar as tarefas que podem gerar melhores ganhos.

Recursos de gamificação podem ser úteis para validar e reforçar ideias de forma interativa e colaborativa.

III. Benchmarking e Demonstrações

De acordo com William Glasser, aprendemos 20% quando ouvimos os outros falando, 50% quando vemos e ouvimos algo acontecendo, e 70% quando discutimos com os outros.

Através de demonstrações de exemplos de processos automatizados relacionados ao negócio da equipe e de benchmarking sobre quais outros processos similares estão sendo desenvolvidos por outros times ou empresas, é possível estimular a discussão e assimilação da ideia de automação ao possibilitar a identificação das dificuldades do time com os casos apresentados.

Fornecedores e consultorias muitas vezes dispoem de casos para demonstrar e benchmarking que podem ser indicados.

Você também pode encontrar boas ideias para benchmarking em nosso ebook 50 Processos Automatizados com Robotic Process Automation (RPA) para Você se Inspirar [ebook gratuito!].

IV. Botathon: o Hackathon de Bots

Na jornada de transformação digital, os hackatons tem se popularizado ao possibilitarem uma imersão integral de participantes em uma vivência experimental.

Uma iniciativa interessante que pode ajudar a aproximar as áreas de negócio é realizar um Botathon, uma maratona de desenvolvimento de bots.

Este evento geralmente requer que as pessoas envolvidas dediquem-se integralmente por dois dias à maratona. Por isso, é comum que o evento aconteça em um ambiente fora do local de trabalho e em dias com agenda bloqueada ou em um final de semana.

O evento geralmente inicia com um workshop de introdução a RPA como abertura, seguido da formação de grupos multidisciplinares, envolvendo: um ou dois membros de uma área de negócio, um analista RPA, um desenvolvedor RPA.

Além disso, também é importante envolver no evento outros papéis como a liderança das áreas participantes (para algumas tomadas de decisão e acompanhamento da dinâmica), profissionais do Escritório de Processos e profissionais da TI da empresa, que poderão apoiar resolvendo questões relacionadas a ambiente.

Após a formação dos times, dedica-se um tempo discutindo as oportunidades de os membros da área de negócio identificam que apresentam características interessantes pra robotização. O analista RPA e o desenvolvedor RPA devem apoiar na avaliação e definição do escopo considerando que a solução deve ser desenvolvida dentro do tempo de duração do evento.

O analista RPA estrutura o desenho da solução e analisa os ganhos a serem obtidos com a automação enquanto o desenvolvedor pode iniciar o desenvolvimento dos componentes iniciais para a robotização funcionar. No decorrer do desenvolvimento, todo o time deve apoiar esclarecendo dúvidas e solucionando impasses para que o processo desenvolvido seja executável.

Ao final do evento, cada grupo apresenta o trabalho desenvolvido e os resultados obtidos, demonstrando a execução do seu robô.

A ideia do botathon não é sair com robôs prontos para irem à produção, e sim a possibilidade de interagir diretamente com a tecnologia e estimular novas ideias.

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Kelly Sganderla

Sou Consultora Sênior de Inovação em Processos, atuando na descoberta, modelagem, análise, redesenho, automação e implantação de soluções para gestão de processos (BPM, BPMS, RPA). Também sou instrutora em treinamentos nestes temas há mais de 20 anos pela iProcess Education. Mestre em Modelagem de Dados e Processos de Negócio pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), bacharel em Ciência da Computação pelo Centro Universitário La Salle (UniLaSalle-Canoas) com especialização Mastering Design Thinking pelo MIT e certificação CBPP - Certified Business Process Professional pela ABPMP. Estudo e consolido experiência em transformação de processos, atuando como líder de iniciativas de inovação em processos em organizações das mais variadas áreas de atuação como finanças, marketing, indústria, varejo, utilities, entre outras.

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