Como quebrar o gelo e ganhar adesão dos usuários de negócio ao RPA

Seja pelo temor de tornar-se obsoleto frente à tecnologia, por desconhecimento dos benefícios que podem ser obtidos da automação de processos ou pela simples falta de ideias...

Seja pelo temor de tornar-se obsoleto frente à tecnologia, por desconhecimento dos benefícios que podem ser obtidos da automação de processos ou pela simples falta de ideias (quando a equipe de negócio não identifica as inúmeras tarefas robóticas no seu dia a dia), o fato é que muitas organizações enfrentam em algum momento da sua jornada uma falta de adesão por parte das equipes de negócio à iniciativa de RPA.

Engana-se quem imagina que um grande projeto de automação será suficiente para sustentar uma iniciativa de Robotic Process Automation na empresa. Embora seja relativamente baixo em relação a outros investimentos de tecnologia, o fato é que sustentar uma plataforma de RPA tem um custo que se torna justificável e interessante para a empresa quando escalado para automatizar múltiplas tarefas. Quanto mais trabalho manual for substituído por automações executadas pelos robôs, mais se dilui os custos de manter a infraestrutura dos trabalhadores digitais.

Como vencer esta barreira?

Apresentamos aqui algumas sugestões que podem estimular seu time na identificação de oportunidades de valor para automação.

I. Analisar e buscar entender as raízes das restrições

Como líder da equipe de automação, você constantemente tenta envolver as gerências e lideranças das áreas de negócio apresentando a tecnologia, exemplos e cases, mas mesmo assim a aderência é pequena?

Nem mesmo com santo que não é de casa (como consultorias ou fornecedores) ajudando na condução, parece o milagre da multiplicação de robôs acontece?

Neste caso, pode ser melhor dar um passo atrás e tentar compreender que fatores estão dificultando a sua participação. Pesquisas ou reuniões focadas em obter as percepções da equipe sobre esta tecnologia podem fornecer informações para se chegar à raiz a estes fatores. Para cada item de rejeição à tecnologia identificado pode haver uma estratégia diferente, e às vezes requer diversas iterações até que os argumentos se estinguam e finalmente a equipe se abra para a novidade dos colegas robóticos.

II. Workshops: Educando para a Automação

Como toda novidade, a robotização de processos operacionais pode estar associada a diversas ideias equivocadas.

Workshops conceituais podem ajudar a desenvolver o conhecimento, resolver dúvidas, desmistificar visões preconcebidas e desenvolver a “fome” de automação.

Os workshops que realizamos para diferentes empresas permitem a troca de ideias integrando negócios, tecnologia e processos e abordam temas como:

A situação atual do trabalho nas empresas (onde as pessoas gastam tempo realizando trabalho repetitivo)
Quais as tecnologias que sintetizam o trabalhador digital
O que é RPA
O que é possível fazer com RPA
O que não trabalho para para RPA
Que benefícios podem ser obtidos com a automatização com RPA
Como identificar características de tarefas que poderiam ser automatizadas
Como priorizar as tarefas que podem gerar melhores ganhos.

Recursos de gamificação podem ser úteis para validar e reforçar ideias de forma interativa e colaborativa.

III. Benchmarking e Demonstrações

De acordo com William Glasser, aprendemos 20% quando ouvimos os outros falando, 50% quando vemos e ouvimos algo acontecendo, e 70% quando discutimos com os outros.

Através de demonstrações de exemplos de processos automatizados relacionados ao negócio da equipe e de benchmarking sobre quais outros processos similares estão sendo desenvolvidos por outros times ou empresas, é possível estimular a discussão e assimilação da ideia de automação ao possibilitar a identificação das dificuldades do time com os casos apresentados.

Fornecedores e consultorias muitas vezes dispoem de casos para demonstrar e benchmarking que podem ser indicados.

Você também pode encontrar boas ideias para benchmarking em nosso ebook 50 Processos Automatizados com Robotic Process Automation (RPA) para Você se Inspirar [ebook gratuito!].

IV. Botathon: o Hackathon de Bots

Na jornada de transformação digital, os hackatons tem se popularizado ao possibilitarem uma imersão integral de participantes em uma vivência experimental.

Uma iniciativa interessante que pode ajudar a aproximar as áreas de negócio é realizar um Botathon, uma maratona de desenvolvimento de bots.

Este evento geralmente requer que as pessoas envolvidas dediquem-se integralmente por dois dias à maratona. Por isso, é comum que o evento aconteça em um ambiente fora do local de trabalho e em dias com agenda bloqueada ou em um final de semana.

O evento geralmente inicia com um workshop de introdução a RPA como abertura, seguido da formação de grupos multidisciplinares, envolvendo: um ou dois membros de uma área de negócio, um analista RPA, um desenvolvedor RPA.

Além disso, também é importante envolver no evento outros papéis como a liderança das áreas participantes (para algumas tomadas de decisão e acompanhamento da dinâmica), profissionais do Escritório de Processos e profissionais da TI da empresa, que poderão apoiar resolvendo questões relacionadas a ambiente.

Após a formação dos times, dedica-se um tempo discutindo as oportunidades de os membros da área de negócio identificam que apresentam características interessantes pra robotização. O analista RPA e o desenvolvedor RPA devem apoiar na avaliação e definição do escopo considerando que a solução deve ser desenvolvida dentro do tempo de duração do evento.

O analista RPA estrutura o desenho da solução e analisa os ganhos a serem obtidos com a automação enquanto o desenvolvedor pode iniciar o desenvolvimento dos componentes iniciais para a robotização funcionar. No decorrer do desenvolvimento, todo o time deve apoiar esclarecendo dúvidas e solucionando impasses para que o processo desenvolvido seja executável.

Ao final do evento, cada grupo apresenta o trabalho desenvolvido e os resultados obtidos, demonstrando a execução do seu robô.

A ideia do botathon não é sair com robôs prontos para irem à produção, e sim a possibilidade de interagir diretamente com a tecnologia e estimular novas ideias.

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Kelly Sganderla

Consultora Sênior de Inovação em Processos | Atua na descoberta, modelagem, análise, redesenho, automação e implantação de soluções para gestão de processos (BPM, BPMS, RPA) e como instrutora em treinamentos nestes temas há mais de 20 anos. É Mestranda em Modelagem de Dados e Procesoss pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), bacharel em Ciência da Computação pelo Centro Universitário La Salle (UniLaSalle-Canoas) com especialização Mastering Design Thinking pelo MIT e certificação CBPP - Certified Business Process Professional pela ABPMP. Sua vida profissional é dedicada a estudar e consolidar experiência em transformação de processos. Foi analista responsável por solução premiada com Medalha de Prata no Global Excellence Awards Am. Latina e participou ativamente das demais conquistas e premiações da iProcess. Líder de iniciativas de inovação em processos em áreas de finanças, marketing, indústria, varejo, utilities, entre outras. Autora de dezenas de artigos sobre BPM, BPMN, RPA e hiperautomação no Blog da iProcess.

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