5 fatores de sucesso para enfrentar os problemas de integrações na automação de processos

Tendo participado de vários de projetos de automação de processos, se tem algo que podemos afirmar como sendo um denominador comum a projetos de automação em empresas das mais diferentes áreas, é dos problemas que surgem quando existe necessidade de integração do processo automatizado com outros sistemas/organizações.

O fato é que problemas relacionados a integrações invariavelmente vão ocorrer, apenas variando de acordo com o grau de complexidade do processo e das integrações em si. Por outro lado, existem sim alguns fatores e cuidados que podem evitar problemas ou facilitar a sua resolução.

Ter conhecimento destes fatores no projeto vai prepará-lo melhor para o que vem pela frente.

Vamos a eles?

1. Ter uma boa governança dos serviços/integrações/funcionalidades disponíveis

Durante a automação do processo, é comum detectar uma ou mais necessidades de integração (ex: salvar alguma informação digitada durante a execução do processo num banco de dados).

Em nossa experiência, boa parte dos problemas que ocorrem nestes casos se devem a falta de governança da organização em relação aos serviços, integrações e sistemas existentes, ou seja, não se sabe se aquela necessidade de integração do processo já se encontra disponível (ex: através de um webservice).

A consequência disso é a necessidade de se discutir do zero esta integração, fazer orçamento e incluí-la no escopo, o que leva a aumento do prazo e custo do projeto. Um fator que minimiza bastante estes problemas é se a organização já trabalha numa Arquitetura Orientada a Serviços, ou simplesmente SOA (mais informações aqui, aqui e aqui), bem como dispor de ferramentas de governança/pesquisa de serviços.

2. Prever o modelo de dados do processo adequado as necessidades de integração

Quando um processo será automatizado, deve-se previamente fazer uma análise para definir o “modelo de dados” do processo, ou seja, as informações que serão visualizadas e manipuladas ao longo da execução do processo (veja aqui para mais informações).

A definição deste modelo de dados costuma ser mais transparente quando estamos falando de informações que ficam visíveis no formulário eletrônico do processo, ou seja, as informações que os usuários vão visualizar/editar ao acessar as tarefas. Mas infelizmente não é tão óbvio quando falamos de integrações.

Por exemplo, se é necessário chamar uma integração para atualizar uma informação no ERP a partir do processo automatizado, pode se descobrir que uma das informações obrigatórias para se chamar esta integração é específica daquele sistema (ex: um determinado identificador), e esta informação não foi prevista inicialmente no modelo de dados.

Com frequência, inclusive, ocorre a situação de que para obter a informação que você precisa para chamar uma integração, é necessário chamar outra integração!

Este fator costuma gerar muitas dores de cabeça, em muitos casos não é fácil prever todas as possibilidades.

3. Ter conhecimento das funcionalidades e limitações do framework de integração do BPMS

Mesmo que inicialmente a empresa tenha adquirido uma solução de BPMS para um processo pontual ou para apenas gerenciar fluxo de trabalho sem integrações com outros sistemas, o fato é que as necessidades da organização mudam. Quando chegar o momento em que as iniciativas de automação de processos passarem a demandar mais inteligência, com integração de dados existentes em outros sistemas, é importante conhecer as funcionalidades e limitações de integração do BPMS.

Por exemplo, alguns questionamentos comuns nestes casos:

  • Posso chamar webservices através do BPMS?
  • Consigo conectar diretamente num banco de dados através do BPMS?
  • Existem adaptadores nativos que permitem conexões com sistemas conhecidos no mercado?
  • O BPMS me permite realizar transformações complexas de dados ao chamar ou obter o retorno de um webservice?
  • Existe algum formato específico de assinatura do serviço para poder ser acionado?
  • Com que tecnologias o BPMS permite fazer integração? Soap? Rest? Corba? EJB? .net? Controle de arquivos no filesystem? Outros?

Este conhecimento é importante para detectar eventuais restrições da ferramenta, identificar a necessidade de utilizar outras ferramentas em conjunto ao BPMS, ou no pior dos cenários até a troca do próprio BPMS. Por exemplo: se o BPMS não é capaz de fazer transformações de dados complexas ao chamar um webservice, então possivelmente será necessária outra ferramenta (ex: uma ferramenta de barramento de serviços) que fará esta transformação no lugar do BPMS, expondo para o BPMS uma versão simplificada do serviço. Neste mesmo exemplo, pode ser que esta ferramenta adicional não exista na organização, e precisa ser previsto a sua contratação e implantação, dentro do escopo do projeto de automação.

Entenda a importância de uma avaliação detalhada sobre recursos ​dos produtos ao adquirir uma plataforma ​BPMS com ​esta coleção de artigos sobre Seleção de Plataformas de BPM.

4. Equipes dos sistemas disponíveis para apoiar o projeto

Parece chover no molhado, afinal se um processo automatizado precisa se comunicar com o sistema X, então a equipe de apoio deste sistema tem que estar envolvida, certo? Bem, temos algumas histórias de iniciativas de automação de processos aprovadas em nível executivo, mas que durante o andamento do projeto as equipes dos sistemas estavam em uma das seguintes condições:

  • Não estavam sabendo do projeto – o popular “cair de paraquedas”  (sim, é comum);
  • Sabiam do projeto e que em algum momento iriam se envolver, mas não tinham nenhum contexto dos objetivos do projeto e o seu papel (tem na prática os mesmos efeitos nocivos da situação anterior);
  • Sabiam do projeto e tinham o contexto, mas não tiveram a alocação reservada para apoiar o projeto (“Eu conheço o projeto e entendo o que devo fazer, mas não sei se vou conseguir ajudá-los ainda neste mês…”).

Quando as equipes dos sistemas começam a se envolver no projeto, é comum surgirem problemas e limitações que não se tinha noção, o que pode ocasionar necessidade de se rediscutir a solução. Aqui o apoio da liderança executiva e da gestão de projetos é fundamental para minimizar os problemas, reforçando a alocação das equipes dos sistemas envolvidos, para se envolverem no projeto de automação o quanto antes, preferencialmente ainda durante as fases de análise e projeto.

5. Atenção à  etapa de testes

Se existem integrações no processo, obviamente as mesmas precisam ser bem testadas, envolvendo as equipes responsáveis pelos sistemas de origem/destino das informações.

Ocorre que na automação de processos, assim como no desenvolvimento tradicional de sistemas, pode ocorrer a tendência de dar ênfase maior apenas a “interface” do processo, que no caso do BPMS são os formulários das atividades enviadas para os usuários. Mas obviamente as integrações que são feitas automaticamente pelo processo devem ser testadas com o mesmo cuidado, verificando se estão retornando ou gravando as informações corretamente.

Isto comumente é realizado utilizando os recursos de rastreamento/auditoria presentes das próprias ferramentas de BPMS (verificando o que está recebendo ou enviando de informações), bem como acessando diretamente o sistema com o qual se tem a integração (para verificar se os dados sendo obtidos/atualizados pelo BPMS estão corretos).

Estas verificações normalmente exigem um conhecimento técnico maior (ex: visualizar payloads em XML, acessar as informações diretamente em tabelas do banco de dados do sistema em questão, etc).

 

Sem dúvida existem outros fatores envolvidos, mas acreditamos que os fatores citados acima dão um bom norte para a equipe do projeto se preparar e enfrentar os problemas que podem ocorrer nas integrações durante a automação de processos.

 

Definindo a equipe nos projetos de BPM

Uma das primeiras dúvidas que costumam ocorrer quando uma empresa começa sua iniciativa de BPM é quais pessoas e perfis deveriam ser envolvidos nos trabalhos. Outro fator complicador é o fato de que podem existir variações na equipe envolvida, dependendo de etapa em que o projeto BPM se encontra.

Vamos começar revisitando, brevemente, as principais etapas do ciclo de melhoria de processos:

  • Modelagem de processos: neste momento o objetivo é modelar o processo atual em execução, gerando o modelo AS IS. Não se entra no mérito do quanto eficiente e efetivo o processo está sendo, ou quais são seus problemas/oportunidades de melhoria. As pessoas envolvidas nesta etapa, assim, devem ter conhecimento de como o processo é de fato executado na organização, mas não necessariamente precisam conhecer todos os seus problemas e ter uma visão mais abrangente
  • Análise de Processos: esta etapa tem o objetivo de coletar informações sobre o desempenho do processo, ou seja, fazer um julgamento de valor do quão adequado e eficiente um processo está sendo. Desta forma as pessoas escolhidas para atuar nesta etapa, além de conhecerem o processo, devem ser capazes também de identificar os problemas que ocorrem no processo e ter uma visão mais abrangente
  • Redesenho de Processos: esta etapa tem o objetivo de definir melhorias num processo para torná-lo mais eficiente e alinhado com os objetivos da organização, gerando o modelo TO BE. As pessoas escolhidas para atuar nesta etapa devem ser representativas dos papéis do processo, sendo importante estarem motivadas com a iniciativa BPM e carentes da mudança, de forma a auxiliar de maneira proativa a definição da visão futura do processo
  • Automação de processos: nesta etapa, o processo TO BE definido na etapa de Melhoria de Processos (TO BE) sofrerá melhorias do ponto de vista tecnológico, de forma a deixá-lo mais rápido, eficiente e automatizado onde for possível

Agora que relembramos as etapas, vamos listar os papéis comumente envolvidos em cada uma delas, descrevendo as suas típicas responsabilidades.

MODELAGEM DE PROCESSOS

Analista de Processos: atua como facilitador, coletando, reunindo e organizando informações do processo, criando o modelo do processo no nível de informação mais adequado
Representante Funcional: contribui com informações sobre as atividades que realiza durante a execução do processo
Analista de Sistemas/Negócios: apoia com informações sobre os sistemas de informação utilizados no processo
Especialista no Assunto: contribui com visão especializada sobre algum aspecto do negócio do processo (ex: um médico de alguma especialidade; num processo de venda online, seria um colaborador com profundo conhecimento da venda com cartões de crédito)

ANÁLISE DE PROCESSOS

Dono do Processo: avalia e aprova o resultado da análise, garante que a investigação dos problemas não será utilizada para achar culpados, mas sim como um meio de melhorar o processo e a organização
Analista de Sistemas/Negócios: apoia na identificação de problemas e limitações dos sistemas atuais
Representante/Líder Funcional: indica os pontos fortes, problemas e oportunidades de melhoria na execução das suas atividades do processo
Especialistas no Assunto: apoia no detalhamento de aspectos de uma determinada função do negócio
Analista de processos: facilitador que conduz o levantamento e documentação do diagnóstico atual do processo

REDESENHO DE PROCESSOS

Liderança Executiva: assegura que o processo irá atender as necessidades da organização, dando suporte e concordando com as mudanças
Dono do Processo: ajuda a garantir que o novo desenho se adéqua aos objetivos requeridos da organização
Representante Funcional/Participantes/Partes Interessadas: qualquer um que participe ou tenha atividades que afetem o processo. Em empresas maiores, pode ser a uma pessoa que represente uma classe. São fundamentais e trabalham com o Dono do Processo, para garantir que seus interesses no desempenho do novo processo sejam atendidos
Cliente: quando possível, envolvê-lo nesta fase aumenta as chances de sucesso
Analista de processos: atua como facilitador e lidera a equipe no desenvolvimento do desenho futuro do processo

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

Dono do Processo: responsável pelos resultados do processo. Envolve-se na aprovação da proposição de melhorias e na apresentação da homologação, realizando a aprovação da solução automatizada
Gerente de Projetos: responsável por planejar e gerenciar as atividades do projeto de automação. Envolve-se na gestão da comunicação, tempo e custos do projeto em todas as etapas
Analista de Processos: apoia na revisão do processo, garantindo a integridade do negócio durante a avaliação das mudanças tecnológicas. Compartilha responsabilidade com o Analista de Sistemas na etapa de Proposição de Melhorias, envolve-se na validação do processo durante a homologação e implantação
Analista de Sistemas/Negócio: deve conhecer as funcionalidades disponíveis pela tecnologia a ser utilizada na automatização do processo. Compartilha responsabilidade com o Analista de Processos na etapa de Proposição de Melhorias. Responsável pelo detalhamento na implementação, apoia nas etapas de homologação e implantação
Arquiteto de Sistemas: profissional conhecedor da arquitetura de sistemas que suportará a automação de processos. Envolve-se na etapa de Implementação apoiando no projeto técnico com definições de infraestrutura de software
Desenvolvedor: profissionais que realizarão a implementação da automatização do processo, desenvolvendo os componentes de software conforme o detalhamento funcional do Analista de Sistemas/Negócio. Participam da etapa de implementação e de homologação através de correções e ajustes antes da implantação
Equipe de testes: profissionais responsáveis pela garantia da qualidade da solução. Verifica a aderência da solução à especificação funcional, sendo responsáveis pelo planejamento, elaboração e aplicação de roteiros de testes. Envolve-se nas etapas de implementação e homologação
Representante Funcional/Participantes do Processo: participam das etapas de Proposição de Melhorias para definir os requisitos e de Implementação para o detalhamento. Responsáveis pela homologação, validando a solução frente às expectativas e necessidades do negócio, através da verificação da aderência aos requisitos

OUTROS PAPÉIS IMPORTANTES NO GERENCIAMENTO POR PROCESSOS

Além disso, temos também papéis que costumam ser transversais, que dependendo do contexto e do papel podem se envolver em uma, algumas ou em todas as etapas:

Patrocinador e Dono do Processo: orientam sobre os objetivos da iniciativa e e asseguram que o resultado de cada uma das etapas estão adequados e alinhados aos objetivos da organização
Cliente: apoiando o levantamento e definições sobre o valor a ser entregue pelo processo, expectativas de custo e qualidade
Designer de processos: atuando em conjunto com o Analista de Processos, focado na elaboração da representação gráfica dos processos
Arquiteto de Processos: responsável pela governança e manutenção do repositório de processos

Perceba que as definições acima refletem cenários comuns de ocorrer nas organizações, mas que não precisam ser seguidos à risca. Alguns exemplos em que é natural, e até esperado, existirem diferenças:

  • É muito frequente que algumas pessoas acumulem papéis/funções. Por exemplo:
    • O Dono do Processo também atua como Representante Funcional de alguma parte do processo
    • O Analista de Sistemas também é o responsável pelos testes
    • etc
  • Podemos ter projetos mais simples, em que não será necessária a participação de um ou mais papéis. Por exemplo, numa automação de processos com poucas integrações com sistemas externos, pode não ser necessária a participação de um Arquiteto de Sistemas
  • Se estamos falando de uma organização que está começando sua iniciativa de BPM, alguns papéis podem nem existir ainda, e precisarão ser definidos posteriormente, como costuma ser o caso do Dono do Processo

No final de contas, independente da quantidade de pessoas, nome dos papéis e quais papéis se deseja envolver formalmente na iniciativa, o importante é todas as pessoas chave estarem envolvidas, bem como todas as informações necessárias estarem disponíveis. Da nossa experiência, estes fatores aumentam consideravelmente as chances de um projeto de sucesso. :-)

 

Seja o profissional que vai liderar a Transformação Digital nos negócios da sua empresa

A equipe da iProcess orgulhosamente apresenta o curso de
TRANSFORMAÇÃO DIGITAL ORIENTADA A PROCESSOS,
um programa de treinamento à distância criado para formar os profissionais que conduzirão as organizações para transformar os seus processos com o uso da tecnologia, aliando inovação a eficiência.

Participe desta experiência que alia a teoria à prática, com dezenas vídeo aulas, artigos e cases alinhados com demonstrações de ferramentas e exercícios práticos de modelagem e automação em soluções de diferentes fornecedores, formando conhecimento através de uma vivência que facilitará o desenvolvimento da transformação digital na sua organização.

  • Conheça os conceitos da transformação digital, as tecnologias que viabilizam esta transformação e os benefícios da sua aplicação.
  • Entenda como as plataformas de processos podem se integrar aos sistemas de informação da organização.
  • Aprenda como fazer esta transformação, estudando e aplicando técnicas e ferramentas de redesenho tecnológico, que multiplicam a eficiência dos processos com o uso da tecnologia.
  • Compreenda os principais problemas e desafios e prepare-se para a jornada da transformação digital, analisando como as áreas de negócio podem liderar este movimento.
  • Saiba como aplicar uma metodologia ágil de transformação que traga ganhos rápidos, crescentes e constantes.

Conheça mais, inscreva-se e participe!

Quero me inscrever agora

Webinar – Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo

Neste webinar, apresentado por Kelly Sganderla em 25/08/16, compartilhamos nosso expertise e experiência sobre a importância de realizar um redesenho tecnológico do TO BE, considerando aspectos importantes sobre a visão de processo e visão sistêmica da Solução.

Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

Os slides utilizados na apresentação também estão disponíveis no SlideShare:
http://www.slideshare.net/iProcessBPMeSOA/webinar-iprocess-do-modelo-to-be-para-a-automao-um-repensar-sobre-o-processo

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Pergunta: Para automatizar processos e adotarmos um BPMS, temos uma etapa que é a escolha da ferramenta BPMS. Devemos ter ações paralelas para definir junto ao cliente qual BPMS a ser adotado, caso o cliente não tenha definido qual a ferramenta a utilizar? Que dificuldades afetam o projeto (redesenho e automação) na escolha da ferramenta?
Certamente uma etapa importante na automatização de processos é a escolha de uma da suíte de BPM (BPMS). Dificilmente, porém, a organização irá adquirir um BPMS para automatizar um processo específico, pois este tipo de ferramenta é uma plataforma para automação e controle dos processos da organização. A escolha da plataforma para a gestão de processos é uma decisão corporativa. Cada solução disponível no mercado tem seus pontos fortes e fracos, e seus recursos precisam ser avaliados em relação às necessidades da organização, como sua estrutura, cultura organizacional e planos atuais e futuros para os processos da empresa. A escolha da ferramenta pode impactar diretamente no projeto de automação, pois de acordo com os recursos e funcionalidades disponíveis no produto, o redesenho tecnológico do processo pode mudar.
A iProcess Education lançou recentemente um Kit de Avaliação de plataformas de BPM com vídeo aulas e planilhas de templates para comparação e avaliação de aderência de produtos a centenas de requisitos que precisam ser considerados nesta avaliação, entre as quais os recursos que o produto disponibiliza para o desenvolvimento da automatização do processo.
Para saber mais, visite a página: www.iprocesseducation.com.br/avaliacao_plataformas_BPM

 

Pergunta: Trabalhar o TO-BE significa custo, para empresa como o todo, ainda mais como o TO-Be tecnologico que aparentemente gera mais custo. Tem algum valor de beneficio entre o TO-BE e o TO-BE tecnologico?
A melhoria de processos não deve ser vista como um custo, mas como um investimento. Assim, não devemos avaliar o valor e os benefícios do redesenho de processos pelo custo deste trabalho, e sim pelo seu potencial de retorno do investimento. O redesenho tecnológico possibilita criar uma nova visão de futuro (TO BE) que ao ser comparada com a situação atual nos apresentará que ganhos teremos no processo em termos de redução de custos da sua execução, redução da duração do processo e melhoria na qualidade e produtividade. Isto é fundamental para o cálculo do ROI do projeto – um tema que trabalhamos muito fortemente nos nossos treinamentos do Ciclo BPM.

 

Pergunta: Se a TI não conhece a ferramenta a empresa auxilia neste trabalho a 4 mãos?
Se a equipe que fará o desenvolvimento para a automação do processo não conhece a ferramenta, há um risco bastante elevado de definições sobre o processo não serem viáveis de automação com o produto escolhido, ocasionando necessidades de mudança do processo e do escopo de trabalho durante o projeto – o que no final das contas poderá aumentar o seu custo de implementação. Neste caso, o ideal é contar com um apoio do fabricante ou de consultoria especializada que conheça bem o produto, para realizar este redesenho tecnológico do TO BE.

 

Pergunta: Eu gostaria de rever os slides que falam sobre analista de negócio e de TI agora do final da apresentação.
Os slides utilizados na apresentação estão disponíveis no link do slideshare acima e você também pode rever esta parte da apresentação no vídeo gravado!

Webinar – Erros & Acertos do uso de BPMS no Brasil

Esta é a gravação do primeiro Webinar da série lançada este ano pela iProcess, através do qual compartilhamos nosso expertise e experiência em gestão por processos.
Aos que participaram da transmissão ao vivo, um muito obrigado em nome do time da iProcess!

 

Confira abaixo as respostas para perguntas enviadas por nossos participantes durante o evento:

Assisti a uma palestra há algumas semanas onde a abordagem quanto ao termo de automação foi questionado, ou seja, a tendência é não utilizarmos mais o termo devido às plataformas atuais: celular, sistemas legados, workflow etc. Qual a sua opinião sobre essa colocação, um pouco superficial, mas que preocupa?

Resposta: De parte da iProcess, não nos preocupa se o termo a ser utilizado é automação, automatização, digitalização, … e sim que possamos viabilizar a melhoria de processos através da tecnologia. 

Como saber qual é a melhor área para fazer um protótipo de modelagem?

Resposta: Certamente a escolha do prirmeiro processo a ser modelado ou redesenhado na organização é muito importante para o sucesso da continuidade destas iniciativas. Convido a vocês a assistirem a um webinar em que falamos do assunto: Webinares iProcess 2014 – Primeiros Passos em BPM: Os desafios do primeiro projeto e Webinares iProcess 2014 – Primeiros Passos em BPM: da Venda Interna ao Primeiro Processo.

A base de automação é via BPA?

Resposta: O BPA é uma solução para a modelagem de processos pelo escritório de processos onde são armazenados os processos na visão de negócio. A partir desta visão o processo precisa ser detalhado para um modelo orientado à automação para que possa ser implementado em uma ferramenta de BPMS.

Eduardo, você tem como demonstrar um contexto referente ao item 11? De fato, esse é um problema quando você apresenta uma solução para o cliente?

Resposta: O item “#11 Achar que o processo irá substituir as aplicações” traz uma situação muito comum nas organizações de acreditarem que o BPMS compete com o sistema legado. A grande confusão acontece quando pensamos no BPMS substituindo pequenos formulários e cadastros que existem em sistemas periféricos, pois esta substituição pode até se mostrar viável tecnicamente. Contudo, quando falamos de sistemas mais robustos, como um sistema de RH, financeiro, de planejamento da produção, … normalmente fica mais claro para o cliente que o BPMS tem o objetivo de orquestrar a tramitação dos processos e não de substituir funcionalidades como a emissão de uma nota fiscal ou o cálculo de uma folha de pagamento.

Existe alguma ferramenta que permita modelar o processo e os DADOS que fluem no processo?

Resposta: Todas as ferramentas de automação trabalham com o conceito de modelar o processo e, ao mesmo tempo, modelar os dados que vão trafegar no processo. O que difere uma da outra é a forma como esta modelagem é feita. Algumas tem a parte de modelagem de dados bastante explícita e separada de outras etapas do processo de desenvolvimento (praticamente a definição de tabelas de dados relacionadas ao processo), já em outras esta associação é mais sutil, onde são definidos objetos simples de dados.

O mapeamento dos processos são utilizados pelo sistema de automação? Percebi que todos os desenhos foram feitos no Bizagi, tendo os processos no visio é fácil fazer essa conversão?

Resposta: Sim, a base inicial em toda ferramenta de automação de processos é ter o processo modelado dentro da ferramenta. Em muitas delas, existem recursos de importação de processos de outras ferramentas, então é possível modelar o processo em uma ferramenta (ex: Visio) e importar o mesmo na ferramenta de automação.

Você citou que a iProcess tem uma relação de requisitos (centenas) para implementação de BPMS. Essa relação pode ser compartilhada aqui?

Resposta: Esta relação é um dos produtos de consultorias que a iProcess oferece no mercado. Estamos lançando, inclusive, neste mês de agosto um pacote de seleção de plataformas que permitirá que as empresas interessadas na seleção de uma plataforma de BPMS sejam preparadas para esta seleção através de um curso EAD, conheçam esta planilha e recebam diversas soluções conhecidas de mercado já avaliadas pela iProcess.

É possível termos acesso a um case ou a uma empresa para a qual a iprocess implantou uma solução desde o levantamento até a modelagem e “automação”? Gostaria de ter uma visão mais aprofundada sobre essa solução, principalmente, sobre usar um Bizagi na modelagem e usar uma ferramenta BPMS.

Resposta: Teremos o maior prazer de compartilhar cases da iProcess sobre projetos que foram da modelagem até a automação, entre em contato conosco que poderemos conversar a respeito.

De forma geral, você acha que o mercado Brasileiro tem maturidade para automação de Processos?

Resposta: Com certeza. Na verdade já existem empresas brasileiras automatizando processos há muitos anos, desde o tempo em que as ferramentas de automação de processos eram mais simples, chamadas simplesmente de Workflow. E cada vez mais empresas procuram esta iniciativa para facilitar a execução e controle dos processos. Porém, o que acontece é que algumas empresas acham que a automação de processos é a solução para todos os seus problemas, e isso nem sempre é verdade. A realização de etapas de modelagem, análise (para identificar os pontos fracos) e melhoria de processos deveriam sempre ser realizadas antes da automação, sendo que a automação só poderia ser executada diretamente se o processo já é conhecido, correto e está funcionando bem, apenas com oportunidades de melhorar sua eficiência com o uso da tecnologia.

Das 30 ferramentas, quais você considera mais eficiente, com alta usabilidade e que colabora para uma melhor visualização do desenho do processo?

Resposta: As soluções hoje de mercado tem diferenças de funcionalidade muito significativa. Não existe uma ferramenta que se destaque em relação a outras como temos, por exemplo, um Microsoft Word que é preferido pela maioria das pessoas quando o assunto é editor de texto. Por isso que é fundamental a avaliação de quais os requisitos que a empresa tem necessidade, para que somente depois a seleção da plataforma seja realizada.

As ferramentas de BPM oferecem suporte para análise das métricas ou é necessário a compra de uma ferramenta de análise a parte?

Resposta: Normalmente as ferramentas de BPM já vem com um conjunto de indicadores e dashboards padrões, que permitem o monitoramento e acompanhamento da eficiência do processo, como por exemplo tempo médio de execução do processo e atividades, as atividades e usuários que são os maiores gargalos, dentre outros. Dependendo da ferramenta, é possível criar relatórios/dashboards customizados, para indicadores específicos de negócio da organização. Além disso, algumas plataformas oferecem ainda a possibilidade de adquirir uma ferramenta epecífica de BAM (Business Activity Monitoring), voltada especificamente para o monitoramento de indicadores em tempo real.

O que você pode comentar acerca da utilidade de uso da modelagem com BPMN para apresentar a orquestração de web services?

Resposta: Se estamos falando especificamente de modelagem de processos, BPMN pode ser usada para representar quaisquer processos ou situações de negócio desejados. Existem elementos da notação que servem para representar integrações e chamadas de serviços, neste sentido a notação poderia sim ser utilizada para repreentar um processo puramente de orquestração de web services. Além disso, existe outros diagramas presente na versão 2.0 da notação, que é o Diagrama de Coreografia, que se aplica também para representar orquestração de serviços.

Como obter informações adicionais sobre o curso de modelagem para automação?

Resposta: Por favor, acesso a página da iProcess Education (www.iprocesseducation.com.br) e conheça os nossos cursos.

O levantamento de requisitos para automação é próximo ao levantamento de requisitos para implantação de sistemas?

Resposta: Com certeza. Ambos compartilham conceitos e metodologia de levantamento. O que difere é a definição dos requisitos da solução, que no caso de automação de processos é guiada sempre pelo levantamento e modelagem do processo, enquanto que no levantamento convencional é guiado através de casos de uso e necessidades específicas de aplicação.

Como é comercializado o produto citado por vocês, de relação de requisitos para adoção de um BPMS?

Resposta: Trabalhamos tanto com uma consultoria de seleção de plataformas sob medida para a sua organização como também através de um pacote contendo um curso de seleção, a planilha preenchida e uma série de ferramentas já avaliadas.

Processos com integração com outros sistemas os campos de integração e e os mock ups devem ser feitos antes de implementar no sistema as entidades ?

Resposta: É fundamental que no momento que se identifique a necessidade e viabilidade de uma determinada integração do processo com um sistema, que a assinatura desta integração seja acordada entre a equipe de processos e a equipe do sistema. Neste caso, caberá a equipe do sistema garantir que a assinatura acordada pode ser disponibilizada, mesmo que ainda existam pendências técnicas do lado do sistema para a sua disponibilização.

 

10 pontos chave a considerar na hora de estimar um projeto com BPMS

Com um largo know-how em automação de processos e já tendo realizado algumas centenas de implementações nas mais diversas ferramentas, a estimativa de esforço para a automação de um processo é quase que uma prática diária na iProcess.

Como somos muito questionados sobre como fazemos isso, e neste artigo indicamos algumas diretrizes para auxiliar nossos clientes a fazer avaliar a sua estimativa.

1. Estimativa de implementação é somente uma parte da Estimativa do Projeto

Falaremos neste artigo sobre o esforço direto de um programador para pegar um processo desenhado e detalhado funcionalmente e implementa-lo em uma ferramenta de BPMS. Contudo, isso costuma ser menos da metade do esforço de um projeto!
Um projeto de automação bem elaborado precisa que se faça o levantamento do processo, sua modelagem para automação, projeto técnico, roteiro de testes, preparação de dados de sistemas legados, execução e ajustes da sua validação, homologação com o usuário, elaboração de documentação, elaboração de planos de instalação, instalação em ambiente de homologação e produção, acompanhamento em produção, suporte dos primeiros dias, gerência de projeto, gerência de configuração, gestão de requisitos, entre outros!
Evidentemente que tudo isso é um mundo a parte, e dependerá das características do processo, da cultura da organização e do seu processo de desenvolvimento. Contudo, são atividades que não podem ser desprezadas, pois garante a qualidade do resultado da entrega da automação.

2. Estimativa de Processos não é Estimativa de Software

A estimativa de software convencional utiliza métodos como Pontos de função (PF) ou Unidades de Casos de Uso (UCP) para realizar a estimativa de esforço. São técnicas que utilizam como referência a complexidade da interface de usuário. Na automação de processos é diferente, pois a complexidade está ligada diretamente aos elementos BPMN que compõem o seu processo e a complexidade em implementá-los​ no BPMS adotado​. Logo, estas técnicas não tem aplicação direta para estimar esforço de automação de processos.

3. Você deve conhecer o seu processo (ou projetar como ele deveria ser)

Não tem jeito: você não tem como estimar um processo que você não​ o​ conhece. O esforço de implementação de um processo está ligado diretamente às suas características, elementos necessários e respectivas complexidades. Logo, você precisará levantar o processo.
Caso não haja esta possibilidade, você deverá inferir esta complexidade e assumir o risco no momento da automação de ter que realizar ajustes para mais ou para menos.

4. Cada ferramenta de automação possui uma produtividade diferente

Não existe um número mágico que traga o esforço de implementação de um processo em todas as ferramentas. Cada ferramenta possui suas peculiaridades: algumas são mais produtivas, outras são mais completas e outras são mais complexas. Em algumas uma atividade humana é feita com muita facilidade, mas uma integração com um webservice ou um banco de dados dá muito trabalho.
Por isso, você deve antes de mais nada escolher a ferramenta em que será feita a automação para somente depois avaliar o seu esforço.

5. Identifique o modelo de dados do Processo

O que diferencia uma instância de processo de outra em execução são os dados em que elas manipulam. Cada processo tem atrelado a si um modelo de dados específico, que determina quais informações são manipuladas, incluídas ou consultadas ao longo do processo.
A complexidade do modelo de dados de um processo está ligado diretamente ao número de informações que são manipuladas e as suas características: se existem dados mestre-detalhe, se é feita a manipulação de arquivos, entre outros fatores.
A estimativa de esforço deve levar em consideração este montante e complexidade para projetar o esforço de manipulação destas informações ao longo do processo.

6. Identifique os elementos de processo que são implementados na sua ferramenta

O esforço de automação de um processo está ligado diretamente aos elementos que ele possui. Um processo com 2 atividades humanas e 2 gateways tende a ser 4x mais rápido de ser desenvolvido do que um processo com 8 atividades humanas e 8 gateways por exemplo.
A estimativa de automação de processos está ligada diretamente ao número de elementos que o seu processo possui, e é por isso que você deve conhecê-lo para poder estimá-lo.

7. Identifique os fatores de complexidade de cada elemento

Contudo, somente identificar os elementos não é o suficiente, pois um mesmo elemento pode ter uma implementação fácil ou complexa. Por exemplo, você pode ter
um gateway que somente testa se na atividade anterior houve uma aprovação ou reprovação (simples) ou um gateway que valida uma complexa regra de negócio;
Uma integração que passa o número do CNPJ e recebe o nome do cliente ou o cadastro de uma nota fiscal ​e seus itens ​em um ERP;
Uma atividade humana que informa ao solicitante que seu pedido chegará em 20 dias ou uma atividade distribuída para o ator mais produtivo entre uma série​,​ que possui um SLA rígido, controle de prazos e alertas e escalonamento caso a mesma não seja realizada em até 3 dias úteis antes do prazo final do processo.
Para mapear estas condições, você deve criar critérios de complexidade e atribuir um esforço para cada nível de complexidade.

8. Classifique o seu processo de acordo com estes fatores

Uma vez entendido os fatores para a projeção de complexidade de implementação de um processo, o processo escolhido deverá ser classificado: seus elementos contados, a complexidade de cada elemento avaliada e o esforço da sua implementação calculado.

9. O desenvolvimento das telas das atividades são parte significativa do esforço

​Mesmo com estes cuidados, as coisas não são tão fáceis como parecem, e apesar de estarmos falando de desenvolvimento de processos, eles possuem um componente importante chamado de interface de usuário das atividades humanas.
Na iProcess estimamos que o desenvolvimento de interfaces exige em média um esforço de 40% a 70% do esforço de desenvolvimento de um processo e depende muito dos recursos visuais e da linguagem de programação que cada ferramenta disponibiliza para a implementação das suas interfaces.
Existem soluções de BPMS cuja interface é “engessada” (no sentido que você define poucas coisas em termos de layout e comportamentos) enquanto que outras você pode fazer tudo o que qualquer linguagem moderna de programação web permite.
Por isso, você deve também mapear a complexidade de desenvolver cada interface e realizar uma contagem exclusiva para as mesmas.

10. Elabore uma planilha para calcular o esforço

Se você chegou até aqui, deve ter visto que são muitas variáveis e informações a serem consideradas. Em processos de complexidade média ou alta, com dezenas de atividades e subprocessos, levantar e calcular todas estas informações à mão torna-se quase impossível.
Logo, sugerimos que você elabore uma planilha com todos estes cálculos e utilize-a como ferramenta para realizar a estimativa do seu processo.